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Jeder Hinweis landet bei der richtigen Person.

asyoube sagt deinen Ausbildenden, wenn etwas auf sie wartet: eine Woche zur Freigabe, eine Frist, die bald abläuft, Azubis, die länger nicht aktiv waren. Admins erfahren, was sich im Betrieb tut. Alles steht in der App unter „Nachrichten“, ein Tipp führt zur Woche. Ob und wie oft zusätzlich E-Mails kommen, stellt jede Person selbst ein.

  • Jeder Hinweis nur für die Personen, die zuständig sind
  • Ein Tipp öffnet die Woche, die auf dich wartet
  • E-Mail aus, sofort, täglich oder wöchentlich, für jede Person einzeln
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30 Tage Probemonat, Module selbst buchen, Entwickelt in Bochum

Du bist Azubi? So führst du dein Berichtsheft in der App
Nachrichten in der App: oben die Glocke mit 2 ungelesenen, darunter „2 Wochen warten auf dich“ mit dem Knopf zur Liste „Prüfen“ und einer Woche, die auf deine Freigabe wartet, mit dem Knopf Prüfen, darunter weitere Nachrichten mit zwei Wochen und dem Vermerk, wer sie freigegeben hat
Der Weg

Vom Hinweis bis zur Entscheidung.

Etwas passiert, die zuständige Person erfährt es unter „Nachrichten“, öffnet die Woche und entscheidet. Wie oft zusätzlich E-Mails kommen, legt jede Person im Profil fest. Jeder Schritt zeigt den echten Bildschirm.

  1. Hinweis sehen Ausbilder:in
  2. Woche öffnen Ausbilder:in
  3. Betrieb verfolgen Admin
  4. E-Mail einstellen Ausbildungsleitung
  5. Erinnern lassen Azubi
  6. Abbestellen Ausbilder:in

Dabei sind Ausbilder:in Admin Ausbildungsleitung Azubi

Alle Bilder zeigen echte Bildschirme von asyoube mit Beispieldaten. Namen, Betriebe und Wochen darauf sind erfunden und wechseln zwischen den Schritten.

Ausbilder:in Schritt 1 von 6

Etwas wartet, und die Glocke zählt mit

Gibt dein Azubi eine Woche ab und du bist dran, bekommst du einen Hinweis, zur Freigabe oder zur Kenntnisnahme; bei einer Kenntnisnahme bestätigst du nur, die Woche gelesen zu haben. Ebenso, wenn deine Frist bald abläuft, eine Woche überfällig ist, also ab dem Montag nach der Woche noch nicht abgegeben, oder dir ein Azubi neu zugeordnet wird. Das gilt für Azubis, die dir persönlich oder über dein Team zugeordnet sind. Die Glocke oben zählt, was du noch nicht gelesen hast.

  • Hat ein Azubi seit genau 7 oder 14 Tagen weder ins Berichtsheft geschrieben noch geübt oder einen Lerntext gelesen, kommt ebenfalls ein Hinweis.
  • Die Frist-Erinnerung kommt so viele Arbeitstage vorher, wie im Freigabe-Ablauf eingestellt ist. Eingetragene Anmeldeschlüsse und Prüfungstermine meldet asyoube auch.
  • Aufs Handy kommt nichts von selbst, eine Push-Mitteilung gibt es nicht. Wer früher Bescheid wissen will, stellt die Hinweis-Mails im Profil auf „Sofort“.

Du musst nicht jede Liste öffnen, um zu sehen, ob etwas wartet.

Im Bild

Eine Auswahl der Hinweise einer Ausbilder:in.

  1. Die Glocke zählt die ungelesenen Hinweise.
  2. Eine Woche wartet auf deine Freigabe; darunter steht, wann der Hinweis kam.
  3. Die Frist für deine Freigabe läuft bald ab, mit dem Tag, an dem sie endet.
  4. Eine Woche zur Kenntnisnahme, schon gelesen: ohne Rand, nicht mehr fett.
Nachrichten auf dem Handy: oben die Glocke mit 2 ungelesenen, darunter eine Woche, die auf Freigabe wartet, und eine Frist, die am Dienstag abläuft, beide fett mit orangem Rand, dann gelesen eine Woche zur Kenntnisnahme und eine Frist zur Kenntnisnahme, die am Montag abläuft

Eine Auswahl der Hinweise einer Ausbilder:in.

  1. Die Glocke zählt die ungelesenen Hinweise.
  2. Eine Woche wartet auf deine Freigabe; darunter steht, wann der Hinweis kam.
  3. Die Frist für deine Freigabe läuft bald ab, mit dem Tag, an dem sie endet.
  4. Eine Woche zur Kenntnisnahme, schon gelesen: ohne Rand, nicht mehr fett.

Ausbilder:in Schritt 2 von 6

Was auf dich wartet, steht oben

Unter „Nachrichten“ stehen die Wochen, die gerade auf dich warten, ganz oben, jede mit dem Knopf „Prüfen“. Ein Tipp öffnet die Woche, dort liest du und entscheidest. Danach bleibt der Hinweis ruhig stehen und sagt, wer entschieden hat.

  • Ein Tipp auf einen Hinweis markiert ihn als gelesen, „Alle als gelesen markieren“ erledigt den Rest.
  • Hat eine andere Person entschieden oder ging die Woche an die Vertretung, steht das am Hinweis.
  • Entscheidet bis zur Frist niemand, geht die Woche an die Vertretung aus dem Freigabe-Ablauf, und die Vertretung bekommt dann selbst einen Hinweis.

Vom Hinweis zur Entscheidung, ohne die Woche suchen zu müssen.

Im Bild

  1. „Prüfen“ öffnet genau diese Woche.
  2. Von dir entschieden: Der Hinweis sagt es.
  3. Eine andere Person hat schon freigegeben.
  4. Überfällig: Die Woche ist noch nicht abgegeben.
Ausschnitt der Nachrichten im Web: 2 Wochen warten auf dich, daneben der Knopf Zur Liste „Prüfen“, darunter eine Woche, die auf Freigabe wartet, mit dem orangen Knopf Prüfen, darunter „Weitere Nachrichten“: eine Woche mit „Von dir freigegeben“, eine von einer anderen Person freigegeben und eine überfällige Woche
  1. „Prüfen“ öffnet genau diese Woche.
  2. Von dir entschieden: Der Hinweis sagt es.
  3. Eine andere Person hat schon freigegeben.
  4. Überfällig: Die Woche ist noch nicht abgegeben.

Admin Schritt 3 von 6

Als Admin hörst du, was sich im Betrieb tut

Admins bekommen zusätzlich die Hinweise, die den Betrieb betreffen: wer per Code beigetreten ist oder den Betrieb verlassen hat, welche Einladung seit sieben Tagen wartet oder abgelaufen ist, welcher Azubi noch keine Zuordnung hat und welche Rechnung offen ist. Ein Tipp führt zur passenden Seite.

  • Diese Hinweise gehen an alle aktiven Admins des Betriebs.
  • Ein Azubi ohne Zuordnung meldet sich ab dem dritten Tag nach dem Beitritt, einmal.
  • Überfällige Wochen und inaktive Azubis meldet asyoube den zugeordneten Ausbildenden, Admins nur, wenn sie selbst zugeordnet sind. Der Wochenüberblick der Admins nennt nicht abgegebene Wochen für den ganzen Betrieb.

Wer ohne Ausbilder:in beitritt, fällt dir auf.

Im Bild

Ausschnitt; darunter folgen weitere Hinweise.

  1. Per Code beigetreten: jetzt zuordnen.
  2. Eine Rechnung ist offen.
  3. Eine Einladung wartet seit 7 Tagen.
  4. Ein Azubi ist seit dem Beitritt ohne Zuordnung.
Nachrichten eines Admins auf dem Handy: ein Azubi ist per Code beigetreten, jetzt zuordnen, eine Rechnung ist offen, eine Einladung für eine Ausbilder:in wartet seit 7 Tagen, darunter gelesen ein Azubi ohne Zuordnung

Ausschnitt; darunter folgen weitere Hinweise.

  1. Per Code beigetreten: jetzt zuordnen.
  2. Eine Rechnung ist offen.
  3. Eine Einladung wartet seit 7 Tagen.
  4. Ein Azubi ist seit dem Beitritt ohne Zuordnung.
Rafael im asyoube-Shirt lächelt

Rafael

Das Versprechen von asyoube

Wissen, was auf dich wartet. Ohne danach zu suchen.

Ein Hinweis geht nur an die Personen, die etwas tun können. Wie oft er zusätzlich per E-Mail kommt, entscheidet jede Person für sich.

Ausbildungsleitung Schritt 4 von 6

Wie oft E-Mails kommen, entscheidet jede Person

Unter Profil › Benachrichtigungen legt jede Person fest, wie oft ihre Hinweise zusätzlich per E-Mail kommen: aus, sofort, täglich oder wöchentlich. Welche Hinweise es sind, ergibt sich aus der Rolle; wählen lässt sich der Takt. Mit „Täglich“ kommt höchstens eine Hinweis-Mail am Tag, ab 7 Uhr mit allem bis dahin. Der „Wochenüberblick per E-Mail“ fasst montags zusammen, was auf dich wartet, wer nichts eingetragen hat und welche Wochen noch nicht abgegeben sind.

  • Ausbilder:innen und Admins haben dieselben Schalter, mit den Hinweisen ihrer Rolle; bei Admins kommen die Hinweise zum Betrieb dazu.
  • Ab Werk: Hinweise täglich, Wochenüberblick an. Beides kommt nur, wenn es etwas gibt.
  • Bei „Wöchentlich“ sagt die Seite dazu, dass Frist-Erinnerungen dann zu spät kommen können.

Wer lieber in der App bleibt, stellt E-Mails aus und verpasst trotzdem nichts.

Im Bild

  1. Der Wochenüberblick per E-Mail, an oder aus.
  2. Hinweise per E-Mail: Welche es sind, steht darunter, je nach Rolle.
  3. Aus: keine Mail, alles bleibt unter „Nachrichten“.
  4. Täglich: höchstens eine Mail am Tag, mit allem bis 7 Uhr.
Bereich Benachrichtigungen im Profil einer Ausbildungsleitung auf dem Handy: „Wochenüberblick per E-Mail“ eingeschaltet, darunter „Hinweise per E-Mail“ mit der Erklärung, welche Hinweise gemeint sind, dem Verweis auf die Prüfungstermine, den Knöpfen Aus, Sofort, Täglich und Wöchentlich, Täglich gewählt, und einer Zeile je Einstellung
  1. Der Wochenüberblick per E-Mail, an oder aus.
  2. Hinweise per E-Mail: Welche es sind, steht darunter, je nach Rolle.
  3. Aus: keine Mail, alles bleibt unter „Nachrichten“.
  4. Täglich: höchstens eine Mail am Tag, mit allem bis 7 Uhr.

Azubi Schritt 5 von 6

Dein Azubi wird an die eigenen Einträge erinnert

Hinweise über andere Azubis oder den Betrieb bekommt dein Azubi nie. In der App auf dem Handy stellt sich dein Azubi eine tägliche Erinnerung an den Berichtsheft-Eintrag ein, zur eigenen Uhrzeit, an den Arbeitstagen. Öffnet ihr eine schon freigegebene Woche wieder, steht das ganz oben unter „Neu für dich“.

  • Am letzten Arbeitstag um 16 Uhr kommt ein Wochen-Check, wenn noch Tage fehlen.
  • Die Erinnerung läuft auf dem Gerät des Azubis, nicht über den Betrieb; im Browser gibt es sie nicht.
  • Den Grund für das Öffnen liest dein Azubi im Verlauf der Woche.

Im Bild

  1. Die Erinnerung auf diesem Gerät, eingeschaltet.
  2. Die Uhrzeit wählt dein Azubi selbst.
  3. Der Wochen-Check, wenn noch Tage fehlen.
  4. Eine Woche wurde wieder geöffnet; der Grund steht im Verlauf der Woche.
Bereich Erinnerungen in der App: tägliche Berichtsheft-Erinnerung eingeschaltet, Uhrzeit 17:00, der Wochen-Check am letzten Arbeitstag um 16:00, nur wenn noch Tage fehlen, und die aktiven Tage Montag bis Freitag
„Neu für dich“ in der App des Azubis: Deine Woche KW 41 wurde zur Bearbeitung geöffnet, den Grund findest du im Verlauf der Woche
  1. Die Erinnerung auf diesem Gerät, eingeschaltet.
  2. Die Uhrzeit wählt dein Azubi selbst.
  3. Der Wochen-Check, wenn noch Tage fehlen.
  4. Eine Woche wurde wieder geöffnet; der Grund steht im Verlauf der Woche.

Ausbilder:in Schritt 6 von 6

Abbestellen ohne Anmeldung, mit einer Bestätigung

Jede Hinweis-Mail und jeder Wochenüberblick sagt unten, warum die Mail kommt, und verlinkt die Einstellungen im Profil. Der Link „Hinweise und Wochenüberblick abbestellen“ öffnet eine Seite, die noch einmal nachfragt; erst die Bestätigung schaltet beide ab. Anmelden musst du dich dafür nicht.

  • Mail-Programme mit eigenem Abmelden-Knopf schalten über denselben Weg ab.
  • Mails, die du selbst ausgelöst hast, etwa eine Einladung oder ein Bestätigungscode, kommen weiter.
  • Im Profil schaltest du die E-Mails jederzeit wieder ein.

Abbestellt heißt nicht abgeschnitten: Unter „Nachrichten“ steht weiter alles.

Im Bild

Der Link am Ende jeder Hinweis-Mail und jedes Wochenüberblicks, wie die Mail-Vorlage ihn darstellt.

  1. Abbestellen: erst eine Rückfrage, dann aus, ohne Anmeldung.
Der unterstrichene Link „Hinweise und Wochenüberblick abbestellen“ aus der Fußzeile einer E-Mail

Der Link am Ende jeder Hinweis-Mail und jedes Wochenüberblicks, wie die Mail-Vorlage ihn darstellt.

  1. Abbestellen: erst eine Rückfrage, dann aus, ohne Anmeldung.
Auf einen Blick

Gut zu wissen

  • Web und Handy

    „Nachrichten“ gibt es im Browser und in der App. Die Glocke steht oben in der Leiste.

  • Sofort aktuell

    Ist asyoube offen, laden Nachrichten, Zähler und die Liste „Prüfen“ neu, sobald eine Woche abgegeben oder entschieden wird.

  • 90 Tage

    Ein Hinweis bleibt 90 Tage stehen, gelesen oder nicht. Danach löscht asyoube ihn.

  • Nur für dich

    Deine Nachrichten und ob du sie gelesen hast, sieht niemand sonst. Links in Mails tragen nur die Art der Mail; eine Auswertung je Person gibt es nicht.

  • Die Rolle zählt

    Ändert sich die Rolle einer Person, sieht sie nur noch die Hinweise ihrer neuen Rolle. Wer im Betrieb pausiert ist, sieht keine.

  • Namen erst in der Mail

    Im Betreff einer Hinweis-Mail steht nur die Zahl der Hinweise. Die Namen der Azubis stehen in der Mail selbst.

  • Ohne Werbung

    Hinweise und Wochenüberblick sind Mails zur Ausbildung, ohne Werbung und ohne Umfragen.

  • In der Plattform

    Nachrichten und Einstellungen haben alle Rollen, ohne eigene Lizenz. Hinweise zu Freigaben, Fristen und überfälligen Wochen und der Berichtsheft-Teil des Wochenüberblicks kommen mit dem Modul Berichtsheft oder im Probemonat.

Noch Fragen?

Häufige Fragen zu Benachrichtigungen

Kurz beantwortet, mit dem, was die App heute kann.

01

Wer bekommt welche Hinweise?

Ausbilder:innen zu den Azubis, die ihnen persönlich oder über ihr Team zugeordnet sind, und zu Wochen, bei denen sie in der Freigabe dran sind. Die Ausbildungsleitung zu Wochen, bei denen die Freigabe gerade bei der Leitung liegt, und zu Azubis, bei denen die Leitung selbst eingetragen ist. Admins zusätzlich Hinweise zum Betrieb, etwa zu Beitritten, Austritten, Einladungen, fehlenden Zuordnungen und offenen Rechnungen. Azubis sehen in ihrem Berichtsheft unter „Neu für dich“, wenn eine ihrer Wochen wieder geöffnet wird; Hinweise über andere Azubis oder den Betrieb bekommen sie nie.

Weiter geht's

Das hängt damit zusammen

Alle Funktionen im Überblick
Nächster Schritt

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DSGVO-konform. Berichtshefte und Lerndaten werden in der EU gespeichert.