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Für Betriebe Modul Berichtsheft

Sehen, was zuerst dran ist, bei allen Azubis.

Das Dashboard sagt Ausbilder:innen, Ausbildungsleitung und Admins jeden Tag, was ansteht: oben die eine Aufgabe, die jetzt zuerst dran ist, mit den nächsten Fristen, darunter Kennzahlen mit Einschätzung und alle Azubis nach Dringlichkeit. Die Übersicht zeigt die Berichtshefte aller Azubis über zehn Wochen, mit jeder überfälligen Woche.

  • Eine Aufgabe zuerst, mit einem Knopf direkt in die Woche
  • Alle Azubis nach Dringlichkeit, jede Person mit einem nächsten Schritt
  • Jede Berichtsheft-Woche aller Azubis in einer Übersicht
Betriebskonto kostenlos anlegen Preise und Module ansehen

30 Tage Probemonat, Module selbst buchen, Entwickelt in Bochum

Dashboard in der App: Datum und Kalenderwoche, Begrüßung und der Satz mit wartenden und überfälligen Wochen, darunter Meine Azubis, die Filter Standort, Team und Ausbilder:in, die Monatsübersicht als CSV für alle Azubis und die Einrichtung mit 0 von 9 Schritten, dann die Karte Das Wichtigste zuerst mit einer Woche, die auf deine Freigabe wartet
Der Weg

Ein Morgen im Dashboard, bis zur Übersicht.

Das Dashboard sagt dir jeden Tag, was ansteht. Je Azubi zeigt es die Berichtsheft-Wochen, wann die Person zuletzt aktiv war und, wenn sie in asyoube lernt, Lernzeit und Kompetenz. Die Schritte bis zur Liste aller Azubis gehen diese eine Seite von oben nach unten durch, so wie die Ausbildungsleitung sie im Browser und auf dem Handy sieht. Danach folgen eine Ausbilder:in und die Übersicht über alle Wochen.

  1. Briefing lesen Ausbildungsleitung
  2. Woche öffnen Ausbildungsleitung
  3. Betrieb überblicken Ausbildungsleitung
  4. Kennzahlen lesen Ausbildungsleitung
  5. Azubis durchgehen Ausbildungsleitung
  6. Unterwegs entscheiden Ausbilder:in
  7. Übersicht öffnen Ausbildungsleitung

Dabei sind Ausbildungsleitung Ausbilder:in

Alle Bilder zeigen echte Bildschirme von asyoube mit Beispieldaten. Namen, Betriebe und Wochen darauf sind erfunden und wechseln zwischen den Schritten.

Ausbildungsleitung Schritt 1 von 7

Ein Satz sagt dir, was ansteht

Ganz oben stehen Tag, Kalenderwoche und eine Begrüßung. Darunter steht ein Satz, der für dich zählt: wie viele Wochen auf deine Freigabe warten, wie viele im Betrieb überfällig sind und ob eine Freigabe über der Frist liegt.

  • Betreust du selbst Azubis, zeigt „Meine Azubis“ mit einem Tipp nur sie.
  • Standort, Team und Ausbilder:in grenzen Kennzahlen, Liste und Verläufe ein, auch die Monatsübersicht als CSV.
  • Der CSV-Knopf nennt, welche Azubis die Datei enthält.

Ein Satz, und du weißt, ob heute etwas auf dich wartet.

Im Bild

  1. Was auf dich wartet und was im Betrieb überfällig ist.
  2. Nur die Azubis, die du selbst betreust.
  3. Filter nach Standort, Team und Ausbilder:in.
  4. Die Monatsübersicht als CSV; der Knopf nennt, wen sie enthält.
Kopf des Dashboards: Sonntag, 8. November, KW 45, Guten Abend und der Satz: 2 Wochen warten auf deine Freigabe, eine davon bis morgen, im Betrieb 7 Wochen überfällig bei 4 Azubis, 1 Freigabe über der Frist. Darunter Meine Azubis, die Filter Standort, Team und Ausbilder:in und rechts der Knopf Monatsübersicht (CSV) für alle Azubis
  1. Was auf dich wartet und was im Betrieb überfällig ist.
  2. Nur die Azubis, die du selbst betreust.
  3. Filter nach Standort, Team und Ausbilder:in.
  4. Die Monatsübersicht als CSV; der Knopf nennt, wen sie enthält.

Ausbildungsleitung Schritt 2 von 7

Das Wichtigste zuerst, mit einem Knopf

Darunter steht genau eine Aufgabe: die, die jetzt zuerst dran ist. Wartet eine Woche mit knapper Frist auf dich, ist es diese, mit Kalenderwoche, Frist in Arbeitstagen und deiner Stufe. Ein Knopf öffnet sie direkt; im Browser führt ein zweiter in die Prüfen-Liste mit allen Wochen, die bei dir liegen.

  • Liegt keine Woche mit knapper Frist bei dir, ist es zum Beispiel eine Woche, die bei jemand anderem hängt, oder ein Gespräch, das ansteht.
  • Darunter stehen die nächsten Fristen; was links von „Heute“ steht, ist schon abgelaufen.
  • Jede Woche öffnest und entscheidest du einzeln, eine Sammelfreigabe gibt es nicht.

Im Bild

  1. Genau eine Aufgabe, die jetzt zuerst dran ist.
  2. Die Frist in Arbeitstagen und die Stufe, die du entscheidest.
  3. Öffnet die Woche direkt.
  4. Abgelaufene Fristen stehen links von „Heute“.
Karte Das Wichtigste zuerst im Web: eine Person wartet auf deine Freigabe, KW 44 vom 26. bis 30. Oktober, noch 1 Arbeitstag bis Montag, Stufe 2 von 2, die Knöpfe KW 44 öffnen und Alle bei mir mit 2 Wochen, der Satz, dass du jede Woche einzeln öffnest, und darunter die Fristen mit einer abgelaufenen Frist links und der nächsten rechts von Heute
  1. Genau eine Aufgabe, die jetzt zuerst dran ist.
  2. Die Frist in Arbeitstagen und die Stufe, die du entscheidest.
  3. Öffnet die Woche direkt.
  4. Abgelaufene Fristen stehen links von „Heute“.

Ausbildungsleitung Schritt 3 von 7

Was im Betrieb hängt oder auffällt

Ausbildungsleitung und Admins sehen daneben „Im Betrieb“. „Freigaben im Betrieb“ zählt je Person, wie viele eingereichte Wochen bei ihr auf eine Entscheidung warten, abgelaufene zuerst, mit dem Weg in die Woche, die hängt. Deine eigene Zeile steht mit dabei und nennt, wen du vertrittst. „Aufgefallen“ sammelt, worum sich jemand kümmern sollte.

  • Liegt ein Anmeldeschluss höchstens 4 Wochen voraus und fehlen noch Berichtsheft-Wochen, steht das hier. Die Termine kommen aus den Ausbildungsverträgen.
  • „Rückstand“ zählt je Ausbilder:in, Standort oder Team, wie viele der Azubis offene Wochen haben, und vergleicht das mit dem Rest des Betriebs; „Filtern“ zeigt nur diese Gruppe.
  • Azubis ohne Team oder ohne Ausbilder:in stehen hier auch. Zuordnen können nur Admins.

Eine Woche, die hängt, fällt auf, ohne dass du sie suchst.

Im Bild

  1. Wie viele Wochen bei dieser Person warten, eine davon abgelaufen.
  2. Die Woche mit abgelaufener Frist, mit dem Weg hinein.
  3. Anmeldeschluss naht, im Berichtsheft fehlt noch eine Woche.
  4. Je Ausbilder:in: wie viele ihrer Azubis offene Wochen haben.
Karte Im Betrieb: Freigaben im Betrieb mit einer Ausbildungsperson, 2 Wochen, 1 abgelaufen, darunter die Woche mit abgelaufener Frist und Woche ansehen, dann die eigene Zeile mit 2 Wochen in Frist, als Vertretung einer anderen Person. Darunter Aufgefallen: eine Prüfungsanmeldung bis 19.11., bei der im Berichtsheft 1 Woche fehlt, Rückstand bei einer Ausbildungsperson mit 3 von 4 Azubis mit offenen Wochen und Balken im Vergleich, 1 Azubi ohne Team und 1 Azubi ohne Ausbilder:in
  1. Wie viele Wochen bei dieser Person warten, eine davon abgelaufen.
  2. Die Woche mit abgelaufener Frist, mit dem Weg hinein.
  3. Anmeldeschluss naht, im Berichtsheft fehlt noch eine Woche.
  4. Je Ausbilder:in: wie viele ihrer Azubis offene Wochen haben.

Ausbildungsleitung Schritt 4 von 7

Vier Kennzahlen, jede mit Einschätzung

Jede Kachel zeigt eine Zahl und gleich die Einschätzung dazu, etwa „Rückstand“, „Steigt“ oder „Alles abgegeben“. Kleine Felder zeigen, woraus sich die Zahl zusammensetzt, und ein Link führt dorthin, wo du etwas tun kannst.

  • „Berichte zu prüfen“ führt in die Prüfen-Liste, „Berichte überfällig“ in die Übersicht.
  • Die Lernzeit vergleicht den Schnitt je Azubi der letzten 4 Wochen mit den 4 davor.
  • Aktiv ist hier, wer im laufenden Monat mindestens einmal gelernt oder gelesen hat. Das ist nicht das „aktiv“ der Abrechnung: Aktiv ist jeder Azubi deines Betriebs, der nicht pausiert ist.

Im Bild

  1. Die nächste Frist einer Woche, die bei dir liegt.
  2. Ein Zeichen je Woche: wartet auf dich, abgelaufen, in Frist.
  3. Die Einschätzung zur Zahl, hier „Rückstand“.
  4. Der Weg weiter, in die Übersicht.
  5. Lernzeit im Trend, die letzten 4 Wochen gegen die 4 davor.
  6. Wer länger weg ist, steht als Einschätzung oben.
  7. Ein Feld je Azubi, grün, wer diesen Monat gelernt oder gelesen hat.
Zwei Kacheln in der App: 2 Berichte zu prüfen mit noch 1 Arbeitstag, einem Zeichen je Woche und dem Link Prüfen-Liste, darunter 7 Berichte überfällig mit Rückstand, einem Feld je Azubi, dem Hinweis, wer am meisten offen hat, und dem Link Übersicht
Zwei weitere Kacheln: 46,5 Stunden Lernzeit diesen Monat mit Steigt, einem Verlauf und dem Satz zum Schnitt je Azubi der letzten 4 Wochen gegenüber den 4 davor, darunter 9 von 12 mit „Diesen Monat gelernt“ und dem Hinweis, dass 1 seit 2 Wochen weg ist, und einem Feld je Azubi
  1. Die nächste Frist einer Woche, die bei dir liegt.
  2. Ein Zeichen je Woche: wartet auf dich, abgelaufen, in Frist.
  3. Die Einschätzung zur Zahl, hier „Rückstand“.
  4. Der Weg weiter, in die Übersicht.
  5. Lernzeit im Trend, die letzten 4 Wochen gegen die 4 davor.
  6. Wer länger weg ist, steht als Einschätzung oben.
  7. Ein Feld je Azubi, grün, wer diesen Monat gelernt oder gelesen hat.
Rafael im asyoube-Shirt lächelt

Rafael

Das Versprechen von asyoube

Jeden Morgen sehen, was zuerst dran ist.

Das Dashboard ordnet für dich, statt dass du den Stand aus Listen zusammensuchst. Und die Übersicht zeigt jede Woche jedes Azubis, ohne dass du nachfragen musst.

Ausbildungsleitung Schritt 5 von 7

Alle Azubis nach Dringlichkeit, jede Person mit ihrer Lage

Die Liste ordnet alle Azubis in „Jetzt dran“ (deine Wochen mit knapper oder abgelaufener Frist, hängende Wochen, kritische Azubis), „Im Blick behalten“ (offene Wochen, längere Pausen, neue und gefährdete Azubis) und „Läuft“. Jede Person zeigt ihre Lage, das Berichtsheft, wann sie zuletzt aktiv war, ihr schwächstes Lernfeld und genau einen nächsten Schritt wie „Prüfen“, „Woche ansehen“ oder „Gespräch vorbereiten“. Ab 20 Azubis kommt eine Namenssuche dazu, und „Läuft“ zeigt erst 8 Personen, den Rest auf Tipp.

  • „Kritisch“ heißt mindestens 3 überfällige Wochen, 14 Tage ohne Aktivität oder eine Ø Kompetenz unter 30 %. „Gefährdet“ heißt mindestens 1 überfällige Woche, 7 bis 13 Tage ohne Aktivität, eine Ø Kompetenz zwischen 30 und 50 % oder seit 3 Wochen sinkende Kompetenz. Sonst steht „Auf Kurs“. Überfällig ist eine Woche ab dem Montag nach ihrem Ende, wenn sie noch nicht abgegeben ist; die laufende Woche nie.
  • Die Ø Kompetenz ist der Schnitt über die Lernfelder, die dein Azubi geübt hat; ohne Übung beurteilt asyoube die Kompetenz nicht und zeigt „Noch keine Übungen“. Aktivität ist ein Berichtsheft-Eintrag, eine Übung oder ein gelesener Lerntext; eine Anmeldung allein zählt nicht.
  • Die Lage sehen nur Ausbildende: Ausbilder:innen bei ihren Azubis, Ausbildungsleitung und Admins bei allen.

Auch in einer langen Liste siehst du zuerst, wer dich jetzt braucht.

Im Bild

  1. Die Lage als Filter: Kritisch, Gefährdet, Auf Kurs.
  2. Die Lage dieser Person, hier „Gefährdet“, mit einer überfälligen Woche.
  3. Berichtsheft, zuletzt aktiv und schwächstes Lernfeld.
  4. Ein nächster Schritt, darunter der Grund.
Alle Azubis in der App: 12 Personen, die Lage-Filter Kritisch 3, Gefährdet 2, Auf Kurs 7, darunter die Gruppe Jetzt dran mit fünf Personen, im Bild die ersten zwei Karten. Jede Karte zeigt Lage, Berichtsheft, Zuletzt aktiv und schwächstes Lernfeld und einen Knopf: einmal Prüfen, einmal Woche ansehen für eine Woche, die bei einer anderen Person hängt
  1. Die Lage als Filter: Kritisch, Gefährdet, Auf Kurs.
  2. Die Lage dieser Person, hier „Gefährdet“, mit einer überfälligen Woche.
  3. Berichtsheft, zuletzt aktiv und schwächstes Lernfeld.
  4. Ein nächster Schritt, darunter der Grund.

Ausbilder:in Schritt 6 von 7

Ausbilder:innen sehen ihre Azubis, auch auf dem Handy

Eine Ausbilder:in sieht nur die Azubis, für die sie zuständig ist, direkt oder über ihr Team. In der App steht dasselbe Briefing untereinander. Kommst du aus einer Woche zurück, die du entschieden hast, sagt eine grüne Zeile das, und die nächste Aufgabe rückt nach.

  • Erledigt heißt entschieden, nicht nur geöffnet.
  • Der Satz oben zählt mit: Aus zwei wartenden Wochen wird eine.
  • Wie du in der Woche entscheidest, Stufe für Stufe mit Freigeben oder Zurückgeben, zeigt die Seite Berichtsheft-Freigabe.

Was als Nächstes dran ist, steht schon da.

Im Bild

  1. Die Frist ist abgelaufen, Stufe 1 von 2.
  2. Öffnet die Woche zum Entscheiden.
  3. Entschieden, eine von zwei Wochen erledigt.
  4. Die nächste Aufgabe: ein Gespräch, das ansteht.
  5. Die Lage mit ihrem Grund.
Dashboard in der App vor der Entscheidung: 2 Wochen warten auf deine Freigabe, eine ist über der Frist. Die Karte Das Wichtigste zuerst mit KW 43, Frist abgelaufen seit Freitag, Stufe 1 von 2, und dem Knopf KW 43 öffnen, darunter die nächste Frist
Dasselbe Dashboard nach der Entscheidung: 1 Woche wartet auf deine Freigabe, eine grüne Zeile KW 43 entschieden, 1 von 2 erledigt, darunter die nächste Aufgabe Ansprechen: ein Gespräch mit einer Person in der Lage Kritisch, weil sie 14 Tage nicht da war und 2 Wochen fehlen, mit dem Knopf Gespräch vorbereiten, darunter die nächste Frist
  1. Die Frist ist abgelaufen, Stufe 1 von 2.
  2. Öffnet die Woche zum Entscheiden.
  3. Entschieden, eine von zwei Wochen erledigt.
  4. Die nächste Aufgabe: ein Gespräch, das ansteht.
  5. Die Lage mit ihrem Grund.

Ausbildungsleitung Schritt 7 von 7

Die Übersicht zeigt jede Woche jedes Azubis

Unter Berichtsheft › Übersicht, oder über den Link unter „Berichte überfällig“, siehst du die Berichtshefte als Matrix: eine Zeile je Azubi, eine Spalte je Woche, die letzten zehn Wochen. Die Übersicht hat eigene Kacheln; sie zählen nur die Wochen in diesem Zeitraum, die Kachel im Dashboard alle offenen Wochen, darum können die Zahlen verschieden sein.

  • Jeder Stand hat Farbe und Zeichen: abgeschlossen, in Prüfung, zurückgegeben, überfällig, läuft.
  • Ein Tipp auf ein Feld öffnet die Woche. Ist sie nicht eingereicht, steht dort, wie viele Arbeitstage leer sind und seit wann sie überfällig ist. Überfällig ist eine Woche erst ab dem Montag nach ihrem Ende; die laufende nie.
  • Auf dem Handy zeigt die Matrix die letzten fünf Wochen.

Am Wochenanfang ein Blick, und du siehst, wo Wochen fehlen und was noch in Prüfung ist.

Im Bild

  1. Zurückgegeben: Die Woche ging mit Notiz zurück.
  2. Überfällig, also nicht abgegeben. Ein Tipp öffnet die Woche.
  3. Die laufende Woche.
  4. Abgeschlossene von den vergangenen Wochen dieser Person.
Ausschnitt der Matrix Wochen im Überblick ohne die Namensspalte: die Kalenderwochen 30 bis 39 als Spalten, sechs Azubis als Zeilen, jedes Feld mit Farbe und Zeichen für abgeschlossen, in Prüfung, zurückgegeben oder überfällig, die laufende Woche gestrichelt, rechts der Stand wie 6/9
  1. Zurückgegeben: Die Woche ging mit Notiz zurück.
  2. Überfällig, also nicht abgegeben. Ein Tipp öffnet die Woche.
  3. Die laufende Woche.
  4. Abgeschlossene von den vergangenen Wochen dieser Person.
Warum das zählt

Lücken im Berichtsheft fallen früh auf

Ausbildende müssen die Ausbildungsnachweise regelmäßig durchsehen (§ 14 Abs. 2 BBiG); die BIBB-Empfehlung nennt mindestens monatlich. Ohne vorgelegten Nachweis gibt es keine Zulassung zur Abschlussprüfung (§ 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG).

Quellen: § 14 Abs. 2 und § 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG, Empfehlung des BIBB-Hauptausschusses vom 1. September 2020.

  • Die Übersicht zeigt jede offene Woche der letzten zehn, nicht erst die, nach der jemand fragt.
  • Stehen die Prüfungstermine in den Ausbildungsverträgen, nennt das Dashboard vor dem Anmeldeschluss, bei wem noch Wochen fehlen.
  • Den Antrag auf Zulassung stellt dein Azubi. asyoube zeigt dir vorher, wo das Berichtsheft noch nicht vollständig ist.
Auf einen Blick

Gut zu wissen

  • Was Azubis sehen

    Dein Azubi sieht die eigenen Wochen und den eigenen Lernstand, aber nichts aus dem Dashboard, auch nicht die Lage. Aus dem Dashboard bekommt dein Azubi keine Nachricht und keine Mail.

  • Erinnerungen als Hinweis

    Ist eine Woche überfällig, war ein Azubi 7 oder 14 Tage nicht aktiv oder läuft eine Frist bald ab, bekommt die zuständige Ausbildungsperson einen Hinweis unter „Nachrichten“. In der Woche steht, wann asyoube vor Fristablauf erinnert.

  • Entwicklung über 12 Wochen

    Unter der Liste zeigen zwei Verläufe die durchschnittliche Lernzeit je Azubi und Woche und die Kompetenz im Schnitt, für alle Azubis im Filter.

  • Was Admins zusätzlich sehen

    Oben im Dashboard steht für Admins, was im Betrieb selbst noch offen ist, etwa die Einrichtung oder eine neue Fassung des AVV.

Noch Fragen?

Häufige Fragen zu Dashboard und Übersicht

Kurz beantwortet, mit dem, was die App heute kann.

01

Welche Azubis sehe ich im Dashboard?

Das hängt von deiner Rolle ab. Ausbilder:innen sehen die Azubis, die ihnen in der Zuordnung direkt zugeordnet sind, und die Azubis eines aktiven Teams, für das sie verantwortlich sind; deaktiviert ein Admin das Team, endet diese Sicht sofort. Ausbildungsleitung und Admins sehen alle aktiven Azubis des Betriebs. Das Berichtsheft und den Lernstand einer deaktivierten Person sieht im Betrieb niemand mehr. Die Regeln stehen im Betriebsprofil unter „Wer sieht was?“.

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Das hängt damit zusammen

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Nächster Schritt

Sehen, was zuerst dran ist, bei allen Azubis.

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