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Für Betriebe Plattform, immer kostenlos

Den AVV abschließen und jederzeit belegen.

Dein Betrieb schließt den Auftragsverarbeitungsvertrag beim Anlegen des Betriebskontos per Klick ab. Danach liegt jede angenommene Fassung als PDF unter Stammdaten, daneben TOM, Unterauftragsverarbeiter und die Hilfe zur Datenschutz-Folgenabschätzung. Neue Fassungen meldet das Dashboard. Beim Löschen siehst du vorher, was bleibt.

  • Jede angenommene Fassung mit Datum, Person und PDF
  • Eine neue Fassung meldet das Dashboard, die Annahme steht im Protokoll
  • Beim Löschen steht vorher da, was geht und was bleibt
Betriebskonto kostenlos anlegen Preise und Module ansehen

30 Tage Probemonat, Module selbst buchen, Entwickelt in Bochum

Schritt 2 von 3, Datenschutz, beim Anlegen des Betriebskontos auf dem Handy: Datenschutz für deine Azubis, der Satz zum Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, drei Dokumente zum Öffnen, die Erklärung im Namen des Betriebs, der Knopf Betriebskonto anlegen und der Hinweis, dass der Vertrag danach als PDF unter Stammdaten liegt
Der Weg

Vom Abschluss bis zur Löschung.

Wer was tut, vom Vertrag beim Anlegen über den Nachweis und eine neue Fassung bis zum Ende in asyoube. Jeder Schritt zeigt den echten Bildschirm.

  1. Abschließen Betrieb
  2. PDF laden Admin
  3. Unterlagen öffnen Admin
  4. Nachlesen Azubi
  5. Hinweis sehen Admin
  6. Annehmen Admin
  7. Löschen Admin

Dabei sind Betrieb Admin Azubi

Alle Bilder zeigen echte Bildschirme von asyoube mit Beispieldaten. Namen, Betriebe und Wochen darauf sind erfunden und wechseln zwischen den Schritten.

Betrieb Schritt 1 von 7

Der AVV kommt vor dem ersten Azubi

Wer das Betriebskonto anlegt, schließt dabei den Auftragsverarbeitungsvertrag im Namen des Betriebs ab. Daneben lassen sich die Datenschutz-Folgenabschätzung und die Liste der Unterauftragsverarbeiter öffnen; beide nimmt die Person mit derselben Erklärung zur Kenntnis. Ohne die angekreuzte Erklärung entsteht kein Betriebskonto.

  • Die Erklärung ist nie vorausgewählt; die Person kreuzt sie selbst an.
  • asyoube speichert die Annahme mit Fassung, Zeitpunkt, Name und Rolle der Person.
  • Wer intern für den Betrieb zeichnen darf, regelt dein Betrieb selbst.

Der Vertrag steht, bevor dein Betrieb die Daten eines Azubis sieht.

Im Bild

  1. AVV, Datenschutz-Folgenabschätzung und Unterauftragsverarbeiter zum Öffnen.
  2. Ein Haken zeigt, welches Dokument schon geöffnet ist.
  3. Die Erklärung im Namen des Betriebs, nie vorausgewählt.
  4. Danach liegt der Vertrag als PDF unter Stammdaten.
Der Satz zum Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und dazu, was er regelt, drei Dokumente zum Öffnen, das erste mit Haken als geöffnet, darunter der Hinweis, dass ein Haken ein schon geöffnetes Dokument zeigt, das leere Kästchen der Erklärung im Namen des Betriebs, der Knopf Betriebskonto anlegen und der Hinweis, dass der Vertrag danach als PDF unter Stammdaten liegt
  1. AVV, Datenschutz-Folgenabschätzung und Unterauftragsverarbeiter zum Öffnen.
  2. Ein Haken zeigt, welches Dokument schon geöffnet ist.
  3. Die Erklärung im Namen des Betriebs, nie vorausgewählt.
  4. Danach liegt der Vertrag als PDF unter Stammdaten.

Admin Schritt 2 von 7

Jede Annahme liegt als PDF bereit

Unter Betrieb › Stammdaten steht im Bereich „Verträge & Datenschutz“ jede Fassung, die dein Betrieb angenommen hat, mit dem Tag der Annahme und der Person, die angenommen hat. „PDF mit Annahmebestätigung“ lädt sie herunter: vorne die Bestätigung mit Auftraggeber, Auftragnehmer, Zeitpunkt, annehmender Person und der Prüfsumme des Textes, dahinter der vollständige Text genau dieser Fassung.

  • Bestellt dein Betrieb ein Modul, nimmt die Admin-Person in der Bestellung den Modul-Anhang zum AVV an; er steht danach in derselben Liste, mit den AGB.
  • Fehlt die Gegenzeichnung von asyoube, steht im PDF „Gegenzeichnung folgt“; die Annahme deines Betriebs ist trotzdem festgehalten.
  • Das PDF trägt keine eigenhändige Unterschrift und keine qualifizierte elektronische Signatur, und so steht es auch darin.

Wer wann welche Fassung angenommen hat, steht im PDF und nicht in einem Ordner.

Im Bild

  1. Wann und von wem die Fassung angenommen wurde.
  2. Das PDF, vorne die Annahmebestätigung.
  3. Fehlt die Gegenzeichnung, steht im PDF „Gegenzeichnung folgt“.
  4. Der Modul-Anhang, angenommen mit der ersten Bestellung.
Angenommene Verträge: der Auftragsverarbeitungsvertrag (Kern-AVV) in Version 2026-09, angenommen am 21.9.2026, der Modul-Anhang zum AVV in Version 2026-09 und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen in Version 2026-11, beide angenommen am 4.11.2026, jeder mit der annehmenden Person, den Knöpfen Fassung öffnen und PDF mit Annahmebestätigung und dem Hinweis, dass das PDF mit der Annahmebestätigung beginnt und bei fehlender Gegenzeichnung „Gegenzeichnung folgt“ zeigt
  1. Wann und von wem die Fassung angenommen wurde.
  2. Das PDF, vorne die Annahmebestätigung.
  3. Fehlt die Gegenzeichnung, steht im PDF „Gegenzeichnung folgt“.
  4. Der Modul-Anhang, angenommen mit der ersten Bestellung.

Admin Schritt 3 von 7

Die Unterlagen zum Datenschutz an einem Ort

Unter den Verträgen liegen die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM), die Unterauftragsverarbeiter und die Hilfe zur Datenschutz-Folgenabschätzung, dazu AGB, Leistungsbeschreibung und die Datenschutzerklärung der App. „Öffnen“ zeigt die Seite auf asyoube.de; TOM, Unterauftragsverarbeiter und AGB nennen ihren Stand.

  • Die TOM sind eine Anlage des AVV. Ändert asyoube sie, darf das vereinbarte Schutzniveau nicht sinken.
  • Die Liste der Unterauftragsverarbeiter führt asyoube mit Datum auf asyoube.de. Soll einer dazukommen oder ersetzt werden, informiert asyoube die Admins vorher in Textform, und dein Betrieb kann widersprechen; eine neue Fassung des AVV braucht es dafür nicht.
  • Die Hilfe zur Datenschutz-Folgenabschätzung sammelt, was asyoube über die eigene Verarbeitung belegen kann; die Folgenabschätzung selbst verantwortet dein Betrieb.

Im Bild

  1. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen, mit Stand.
  2. Öffnet die Unterlage auf asyoube.de.
  3. Die Unterauftragsverarbeiter, mit Stand.
  4. Die Hilfe zur Datenschutz-Folgenabschätzung.
Liste Dokumente: technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) und Unterauftragsverarbeiter mit Stand, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen in der aktuellen Fassung mit Stand, die Leistungsbeschreibung, die Datenschutzerklärung der App und die Hilfe zur Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA), jede mit dem Knopf Öffnen, darunter angeschnitten die Vorlagen für das Berichtsheft
  1. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen, mit Stand.
  2. Öffnet die Unterlage auf asyoube.de.
  3. Die Unterauftragsverarbeiter, mit Stand.
  4. Die Hilfe zur Datenschutz-Folgenabschätzung.

Azubi Schritt 4 von 7

Deine Azubis lesen, wer was von ihnen sieht

Wer per Einladung beitritt, liest vorher, dass die Administration und die Ausbildungsleitung des Betriebs das Berichtsheft sehen, auch alles bisher Eingetragene. In der App steht danach unter „Wer sieht was?“ und der Überschrift „Deine Ausbildungsperson, die Ausbildungsleitung und Admins“, was diese vom Berichtsheft und vom Lernfortschritt sehen und dass Ausbildende Notizen aus Feedbackgesprächen schreiben.

  • Im Betrieb gibt es vier Rollen: Azubi, Ausbilder:in, Ausbildungsleitung und Admin. Eine eigene Rolle für den Betriebsrat gibt es nicht.
  • Verlässt ein Azubi den Betrieb, bleiben die Daten bei der Person; der Betrieb sieht danach nichts mehr.
  • Die Hilfe zur Datenschutz-Folgenabschätzung empfiehlt, den Betriebsrat schon vor der Einführung zu beteiligen, weil bereits das Berichtsheft Tätigkeiten, Stunden und Abwesenheiten erfasst.

Niemand muss raten, was der Betrieb vom Berichtsheft sieht.

Im Bild

  1. Vom Berichtsheft: Status, Einträge im Wortlaut, Stunden, Abwesenheiten mit Grund.
  2. Vom Lernen: Lernzeit, Streak, Konzepte, Kompetenz, Bewertungen und eine Ampel.
  3. Notizen aus Feedbackgesprächen; Auskunft darüber gibt der Betrieb.
  4. Wer den Betrieb verlässt, nimmt die Daten mit.
Blatt „Wer sieht was?“ in der App eines Azubis: die Ausbildungsperson, die Ausbildungsleitung und die Admins sehen das Berichtsheft mit Status, Einträgen im Wortlaut, Stunden und Abwesenheitstagen samt Grund, den Lernfortschritt mit Lernzeit, Streak, letzter Aktivität, gelesenen und geübten Konzepten, Kompetenz je Lernfeld und Konzept, Bewertung der Übungen und einer Ampel aus Berichtsheft, Aktivität und Kompetenz, dazu Notizen aus Feedbackgesprächen, die in der App des Azubis nicht stehen und über die der Betrieb Auskunft gibt; darunter der Satz, dass der Betrieb nach dem Verlassen nichts mehr sieht, und der Knopf Verstanden
  1. Vom Berichtsheft: Status, Einträge im Wortlaut, Stunden, Abwesenheiten mit Grund.
  2. Vom Lernen: Lernzeit, Streak, Konzepte, Kompetenz, Bewertungen und eine Ampel.
  3. Notizen aus Feedbackgesprächen; Auskunft darüber gibt der Betrieb.
  4. Wer den Betrieb verlässt, nimmt die Daten mit.
Frederik im asyoube-Shirt lacht

Frederik

Das Versprechen von asyoube

Wissen, was vereinbart ist. Und es zeigen können.

Fragt jemand aus dem Datenschutz oder aus dem Betriebsrat nach, liegt die Antwort schon bereit: welcher Vertrag gilt, wer ihn angenommen hat und wer im Betrieb was sieht.

Admin Schritt 5 von 7

Eine neue Fassung meldet sich im Dashboard

Bringt asyoube eine neue Fassung des AVV heraus, steht oben im Dashboard ein Hinweis mit dem Weg zu den Verträgen. Derselbe Hinweis steht in den Stammdaten, dort mit „Prüfen und annehmen“ und „Fassung lesen“.

  • Bis eine Admin-Person annimmt, läuft alles normal weiter; die App sperrt nichts.
  • Der Hinweis bleibt, bis dein Betrieb die neue Fassung angenommen hat.

Im Bild

  1. Der Hinweis auf die neue Fassung.
  2. Wo die Fassung liegt.
  3. Direkt zu den Verträgen.
Hinweis im Dashboard: Neue Fassung des AVV, bitte prüfen und annehmen, mit dem Satz, dass für den Betrieb eine neue Fassung des Auftragsverarbeitungsvertrags vorliegt und unter Stammdaten, Verträge & Datenschutz zu finden ist, und dem Knopf Zu den Verträgen
  1. Der Hinweis auf die neue Fassung.
  2. Wo die Fassung liegt.
  3. Direkt zu den Verträgen.

Admin Schritt 6 von 7

Eine Admin-Person liest und nimmt an

Im Dialog öffnet die Admin-Person die neue Fassung, kreuzt die Erklärung an und nimmt sie für den Betrieb an. Die Annahme wird mit Name, Rolle und Uhrzeit festgehalten, steht als neue Zeile unter den angenommenen Verträgen und als Eintrag im Protokoll deines Betriebs.

  • Jede Person mit Admin-Rechten kann eine neue Fassung annehmen. Wer Admin-Rechte vergibt, vergibt also auch dieses Recht.
  • Klicken zwei Admins gleichzeitig, bleibt es eine Annahme; hat sich die Fassung inzwischen geändert, bittet die App, die Seite neu zu laden.
  • Wird der Betrieb gelöscht, gehen Protokoll und Jahresarchive mit, der Nachweis der angenommenen Verträge bleibt. Weist dein Betrieb asyoube an, eine Person zu löschen, entfernt asyoube sie binnen sieben Werktagen auch aus Protokoll und Jahresarchiv. Was das Protokoll sonst festhält, steht auf der Seite „Protokoll“.

Wer welche Fassung angenommen hat, steht in der Liste und im Protokoll.

Im Bild

  1. Name, Rolle und Uhrzeit, dazu ein Eintrag im Protokoll.
  2. Erst die neue Fassung lesen.
  3. Die Erklärung kreuzt die Admin-Person selbst an.
  4. Annehmen, für den ganzen Betrieb.
Dialog AVV-Fassung annehmen: der Satz, dass die Annahme mit Name, Rolle und Uhrzeit festgehalten wird und im Protokoll des Betriebs steht, der Knopf Fassung lesen, die angekreuzte Erklärung, die Fassung gelesen zu haben und für den Betrieb anzunehmen, und die Knöpfe Abbrechen und Annehmen
  1. Name, Rolle und Uhrzeit, dazu ein Eintrag im Protokoll.
  2. Erst die neue Fassung lesen.
  3. Die Erklärung kreuzt die Admin-Person selbst an.
  4. Annehmen, für den ganzen Betrieb.

Admin Schritt 7 von 7

Beim Löschen steht vorher da, was geht und was bleibt

Soll dein Betrieb asyoube verlassen, beantragt eine Admin-Person unter Stammdaten die Löschung und tippt zur Bestätigung die Firmierung. Ausgeführt wird sie 30 Tage später; bis dahin kann jede Admin-Person abbrechen. Vorher zeigt die App, was mit welchen Daten passiert.

  • Rechnungen bleiben acht Jahre aufbewahrt, der Nachweis der angenommenen Verträge sechs Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Betrieb gelöscht wurde; laufende Module enden.
  • Antrag und Abbruch stehen im Protokoll, bis es mit dem Betrieb gelöscht wird.
  • Nach der Löschung bestätigt asyoube sie den Admins in Textform: was gelöscht ist, was bei den Personen geblieben ist und was aus welchem Grund wie lange aufbewahrt bleibt.

Was bleibt, steht vorher in der App und hinterher in der Bestätigung.

Im Bild

  1. Konten, Berichtshefte und Lernstände bleiben bei den Personen.
  2. Protokoll und Jahresarchive werden gelöscht; vorher herunterladen.
  3. Der Nachweis der angenommenen Verträge bleibt.
  4. Bis zum Termin kannst du abbrechen.
Blatt „Betrieb löschen?“ mit den Folgen: Mitglieder verlieren den Zugang, ihre Konten, Berichtshefte und Lernstände bleiben bei ihnen; Standorte, Teams, Kostenstellen, Zuordnungen, Einladungs-Code und Stammdaten werden gelöscht, ebenso Protokoll und Jahresarchive; Rechnungen bleiben acht Jahre; der Nachweis der angenommenen Verträge bleibt; das Datum der Ausführung, das Feld für die Firmierung und der Knopf Löschung beantragen
  1. Konten, Berichtshefte und Lernstände bleiben bei den Personen.
  2. Protokoll und Jahresarchive werden gelöscht; vorher herunterladen.
  3. Der Nachweis der angenommenen Verträge bleibt.
  4. Bis zum Termin kannst du abbrechen.
Warum das zählt

Verantwortlich bleibt dein Betrieb

asyoube verarbeitet die Daten deiner Azubis im Auftrag deines Betriebs (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich bleibt dein Betrieb, auch für die Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO). Darum zählt, dass dein Betrieb jederzeit zeigen kann, was vereinbart ist und wer es angenommen hat.

Quellen: Art. 28 und Art. 35 DSGVO; die Hilfe zur Datenschutz-Folgenabschätzung auf asyoube.de/legal/dsfa.

  • Die Unterlagen von asyoube sind Zuarbeit für die Dokumentation deines Betriebs, keine Rechtsberatung.
  • Ob sie reichen, beurteilen die Datenschutzbeauftragten oder die Rechtsberatung deines Betriebs.
Auf einen Blick

Gut zu wissen

  • Nur für Admins

    Die Liste der Verträge, die PDFs, die Unterlagen in den Stammdaten, die Annahme neuer Fassungen und die Löschung des Betriebs gibt asyoube nur Admins frei. Ausbildende und die Ausbildungsleitung sehen diesen Bereich nicht; die öffentlichen Seiten auf asyoube.de lesen alle.

  • Wie lange der Nachweis bleibt

    Jede Annahme bleibt bis zum Vertragsende und danach sechs Jahre ab dem Ende jenes Jahres gespeichert, mit dem Namen der Person, auch wenn sie den Betrieb verlassen hat. Danach löscht asyoube sie.

  • Jede Fassung mit Adresse

    Jede Fassung von AVV und AGB hat auf asyoube.de eine feste Adresse, und „Fassung öffnen“ führt genau zum angenommenen Text. Fehlt einer älteren Fassung die Adresse, steht dort „Fassung auf Anfrage“.

  • In der Plattform

    Verträge und Datenschutz gehören zur Plattform und kosten nichts. Wer Module bucht, nimmt zusätzlich den Modul-Anhang zum AVV an.

Noch Fragen?

Häufige Fragen zu Datenschutz und AVV

Kurz beantwortet, mit dem, was die App heute kann.

01

Muss ich den AVV ausdrucken und unterschreiben?

Nein. Den AVV schließt dein Betrieb in der App ab, mit einer Erklärung, die die Person im Namen des Betriebs ankreuzt. Das PDF mit Annahmebestätigung belegt danach Fassung, Zeitpunkt und Person. Es trägt keine eigenhändige Unterschrift und keine qualifizierte elektronische Signatur, und so steht es auch darin.

Weiter geht's

Das hängt damit zusammen

Alle Funktionen im Überblick
Nächster Schritt

Den AVV abschließen und jederzeit belegen.

30 Tage Probemonat, Module selbst buchen, Entwickelt in Bochum

Betriebskonto kostenlos anlegen Alle Leistungen im Detail

DSGVO-konform. Berichtshefte und Lerndaten werden in der EU gespeichert.