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Für Betriebe Plattform, immer kostenlos

Module selbst bestellen, auf Rechnung zahlen.

Als Admin buchst du die Module Berichtsheft und Lernen selbst im Web, ohne Angebot und ohne Termin. Vorher siehst du, welche Azubis zählen und was die erste Rechnung kostet. Jede Rechnung kommt als E-Rechnung zum Download, ihr zahlt per Überweisung, und kündigen kannst du jederzeit zum Monatsende.

  • Berechnet werden nur aktive Azubis, Ausbildende brauchen keine Lizenz
  • Jährlich im Voraus, keine Mindestlaufzeit, zahlbar 30 Tage nach Rechnungsdatum
  • E-Rechnung mit XRechnung, auf Wunsch mit Bestellnummer oder Leitweg-ID
Betriebskonto kostenlos anlegen Preise und Module ansehen

30 Tage Probemonat, Module selbst buchen, Entwickelt in Bochum

Die Seite Module im Web: der Hinweis, dass ein Modul für das ganze Ausbildungsteam gilt und nur Admins bestellen und kündigen, die Schritte Auswahl, Rechnungsdaten und Zahlweg, Prüfen und bestellen, und drei Karten Nur Berichtsheft, Nur Lernen und Beides, keine davon gewählt
Der Weg

So bestellst du, so zahlt ihr.

Bestellen und kündigen kann nur ein Admin, im Web unter Zusatzfunktionen › Module. Bezahlt wird per Überweisung auf Rechnung. Jeder Schritt zeigt den echten Bildschirm.

  1. Modul wählen Admin
  2. Zahl prüfen Admin
  3. Daten eintragen Admin
  4. Bestellen Admin
  5. Übersicht öffnen Admin
  6. Überweisen Betrieb
  7. Kündigen Admin
  8. Tarif nutzen Admin

Dabei sind Admin Betrieb

Alle Bilder zeigen echte Bildschirme von asyoube mit Beispieldaten. Namen, Betriebe und Wochen darauf sind erfunden und wechseln zwischen den Schritten.

Admin Schritt 1 von 8

Du wählst, was dazukommt

Die Plattform ist schon aktiv und kostet nichts. Darunter stehen drei Karten: „Nur Berichtsheft“, „Nur Lernen“ und „Beides“, keine ist vorausgewählt. Jede Karte rechnet vor, was sie für deine aktiven Azubis im Monat kostet, netto plus Umsatzsteuer, und ein Hinweis sagt, welche zu deinem Betrieb passt und warum.

  • Ein Modul gilt für euer ganzes Ausbildungsteam: Admins, Ausbildungsleitung und Ausbildende arbeiten mit, ohne selbst etwas zu kaufen.
  • Bis zum letzten Schritt ist nichts bestellt, deine Wahl kannst du jederzeit ändern.
  • Ohne Bestellung schreiben deine Azubis ihr Berichtsheft weiter.

Im Bild

  1. Der Preis je Azubi und Monat, netto plus Umsatzsteuer.
  2. Deine Wahl, bis zur Bestellung jederzeit änderbar.
  3. Was das für deine aktiven Azubis im Monat ausmacht.
  4. Welche Karte zu deinem Betrieb passt, mit Begründung.
Drei Karten unter „Was soll dazukommen?“: Nur Berichtsheft 0,89 €, Nur Lernen 1,99 € und Beides 2,49 € je Azubi und Monat, jeweils mit dem Betrag für 14 Azubis im Monat; Beides ist gewählt und trägt den Hinweis „Passt zu deinem Betrieb“ mit Begründung
  1. Der Preis je Azubi und Monat, netto plus Umsatzsteuer.
  2. Deine Wahl, bis zur Bestellung jederzeit änderbar.
  3. Was das für deine aktiven Azubis im Monat ausmacht.
  4. Welche Karte zu deinem Betrieb passt, mit Begründung.

Admin Schritt 2 von 8

Du siehst, für wen du zahlst

Berechnet werden aktive Azubis, für jedes Modul gleich, mindestens ein Azubi. Aktiv ist jeder Azubi deines Betriebs, der nicht pausiert ist. Unter „Wer zählt?“ klappst du auf, wer zählt und wer pausiert ist und darum nicht. Darüber steht der Preis für zwölf Monate, netto.

  • Die Übersicht zeigt die Zahl vom Bestelltag als Vorschau; berechnet wird die Zahl am Tag jeder Rechnung, mindestens ein Azubi. Du trägst nichts ein.
  • Wer pausiert ist, etwa in Elternzeit, oder den Betrieb verlassen hat, zählt nicht.
  • Kommen im Jahr Azubis dazu oder fallen weg, verrechnen wir den Unterschied tagesgenau mit der nächsten Jahresrechnung.

Wer pausiert ist, kostet nichts.

Im Bild

  1. Der Preis für zwölf Monate, netto, für alle, die zählen.
  2. „Wer zählt?“ klappt die Liste mit Namen auf.
  3. Wer nicht zählt, mit dem Grund.
  4. Endet die Pause, zählt die Person wieder mit.
Dein Preis für 12 Monate für 14 Azubis, der Satz „Jährlich im Voraus, keine Mindestlaufzeit, jederzeit kündbar, der Rest wird gutgeschrieben.“ und „Wer zählt? Stand heute 14 Azubis“ mit der Erklärung, dass jeder Azubi zählt, der nicht pausiert ist
Aufgeklappt der Teil „Zählt nicht: 1 Azubi“: pausiert, zum Beispiel wegen Elternzeit; endet die Pause, zählt die Person bei der nächsten Zählung wieder mit, darunter ihr Name
  1. Der Preis für zwölf Monate, netto, für alle, die zählen.
  2. „Wer zählt?“ klappt die Liste mit Namen auf.
  3. Wer nicht zählt, mit dem Grund.
  4. Endet die Pause, zählt die Person wieder mit.

Admin Schritt 3 von 8

Du ergänzt die Rechnungsangaben

Firmierung, Anschrift und Rechnungs-E-Mail übernimmt asyoube aus den Stammdaten deines Betriebs. Für eure Buchhaltung ergänzt du auf Wunsch Bestellnummer, Kostenstelle und USt-IdNr. Ist dein Betrieb ein öffentlicher Auftraggeber, trägst du die Leitweg-ID ein; die nennt dir eure Rechnungseingangsstelle.

  • In der XRechnung stehen sie in eigenen Feldern: die Leitweg-ID als Käuferreferenz (BT-10), die Bestellnummer (BT-13), die Kostenstelle (BT-19).
  • Eine vertippte Leitweg-ID fällt sofort auf: asyoube prüft die zwei Prüfziffern am Ende.
  • Der einzige Zahlweg ist die Rechnung per Überweisung, zahlbar 30 Tage nach Rechnungsdatum. Die Rechnungsanschrift muss in Deutschland liegen.

Im Bild

  1. Bestellnummer und Kostenstelle, freiwillig.
  2. Die Leitweg-ID, nur für öffentliche Auftraggeber.
  3. Der Zahlweg: Rechnung per Überweisung.
Der Schritt Rechnungsdaten und Zahlweg: „Für eure Buchhaltung (freiwillig)“ mit leeren Feldern Bestellnummer und Kostenstelle, der USt-IdNr., einer Leitweg-ID mit dem Hinweis, dass sie nur für öffentliche Auftraggeber ist und auf jeder Rechnung steht, und der Zahlweg Rechnung (Überweisung), zahlbar in 30 Tagen nach Rechnungsdatum
  1. Bestellnummer und Kostenstelle, freiwillig.
  2. Die Leitweg-ID, nur für öffentliche Auftraggeber.
  3. Der Zahlweg: Rechnung per Überweisung.

Admin Schritt 4 von 8

Du prüfst alles und bestellst

Die Prüfung zeigt deine Auswahl, an wen die Rechnung geht und die erste Rechnung: ihren Tag, ihren Betrag netto plus 19 % Umsatzsteuer und bis wann sie bezahlt sein muss. Buchst du ein Modul zum ersten Mal, beginnt die Buchung mit einer Testphase, und die Prüfung nennt den Tag, an dem danach die erste Rechnung kommt. Dann nimmst du den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für die gebuchten Module an und bestellst zahlungspflichtig.

  • Die Module gelten ab der Bestellung.
  • Jede Angabe änderst du bis dahin über „Ändern“.
  • Den AVV nimmst du mit einem eigenen Häkchen an, es ist nie vorbelegt; ohne ihn geht die Bestellung nicht ab. Es gelten die AGB von asyoube.

Kein Angebot anfordern, kein Termin: Du bestellst selbst.

Im Bild

  1. Bis wann die erste Rechnung bezahlt sein muss.
  2. Der Tag der ersten Rechnung.
  3. Der Betrag: netto für zwölf Monate plus Umsatzsteuer.
  4. Der AVV der gebuchten Module, mit eigenem Häkchen.
  5. Erst dieser Knopf bestellt, zahlungspflichtig.
  6. Ohne Häkchen beim AVV geht nichts ab.
Ausschnitt der Prüfung: Zahlweg Rechnung (Überweisung), zahlbar in 30 Tagen mit Datum, darunter „Erste Rechnung am 06.12.2026, für 12 Monate“ mit dem Betrag mit Umsatzsteuer, aufgeteilt in den Nettobetrag für 14 Azubis und die Umsatzsteuer
Das leere Häkchen „Ich nehme den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für Berichtsheft und Lernen an.“ mit dem Link AVV lesen, der Hinweis auf die AGB, der Knopf „Zahlungspflichtig bestellen“ und darunter „Nimm zuerst den AVV an.“
  1. Bis wann die erste Rechnung bezahlt sein muss.
  2. Der Tag der ersten Rechnung.
  3. Der Betrag: netto für zwölf Monate plus Umsatzsteuer.
  4. Der AVV der gebuchten Module, mit eigenem Häkchen.
  5. Erst dieser Knopf bestellt, zahlungspflichtig.
  6. Ohne Häkchen beim AVV geht nichts ab.
Frederik im asyoube-Shirt lacht

Frederik

Das Versprechen von asyoube

Wissen, wofür du zahlst. Bevor du bestellst.

Jeder Betrag steht vor der Bestellung da, mit den Azubis, für die er gilt. Danach liegen alle Rechnungen an einer Stelle, bereit für eure Buchhaltung.

Admin Schritt 5 von 8

Eure Module und Zahlungsdaten auf einer Seite

Nach der Bestellung zeigt „Eure Module“ das gebuchte Modul mit dem Tag, seit dem es läuft, und dem Tag der nächsten Rechnung; die Plattform bleibt immer aktiv. Daneben stehen unter „Rechnungen und Zahlung“ deine Kundennummer, der Zahlweg, das Konto für Rückzahlungen und darunter jede Rechnung.

  • Die Kundennummer steht auf jeder Rechnung und steckt in jeder Rechnungsnummer.
  • Rückzahlungen gehen an das Konto, von dem eure Zahlung kam. Nur wenn wir es nicht kennen, nehmen wir das Konto für Rückzahlungen, das du hier angeben kannst.

Im Bild

  1. Das gebuchte Modul, seit wann es läuft und wann die nächste Rechnung kommt.
  2. Kündigen, jederzeit, auf derselben Seite.
  3. Die Kundennummer, mit Kopieren-Knopf.
  4. Der Zahlweg: Rechnung per Überweisung, zahlbar in 30 Tagen.
  5. Rückzahlungen gehen an das Konto, von dem eure Zahlung kam; ein Konto hier braucht es nur, falls wir es nicht kennen.
Das gebuchte Modul in „Eure Module“: Berichtsheft und Lernen, aktiv seit 05.11.2026, nächste Rechnung am 06.12.2027, mit dem Zeichen Aktiv und dem Knopf Kündigen
Aus „Rechnungen und Zahlung“: die Kundennummer mit Kopieren-Knopf, der Zahlweg Rechnung (Überweisung), zahlbar in 30 Tagen, und Konto für Rückzahlungen mit dem Satz, dass Rückzahlungen an das Konto gehen, von dem die Zahlung kam, und ein Konto hier nur nötig ist, falls es nicht bekannt ist, darunter der Link Konto angeben
  1. Das gebuchte Modul, seit wann es läuft und wann die nächste Rechnung kommt.
  2. Kündigen, jederzeit, auf derselben Seite.
  3. Die Kundennummer, mit Kopieren-Knopf.
  4. Der Zahlweg: Rechnung per Überweisung, zahlbar in 30 Tagen.
  5. Rückzahlungen gehen an das Konto, von dem eure Zahlung kam; ein Konto hier braucht es nur, falls wir es nicht kennen.

Betrieb Schritt 6 von 8

Ihr zahlt per Überweisung

Jede Rechnung ist eine E-Rechnung: ein PDF mit eingebetteter XRechnung, zum Download unter Module. Ein Klick zeigt die Überweisungsdaten, jede Angabe mit Kopieren-Knopf; als Verwendungszweck gebt ihr die Rechnungsnummer an. Sobald asyoube die Zahlung gebucht hat, steht die Rechnung auf „Bezahlt“.

  • Zahlbar innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum. Eine Zahlung per Karte gibt es nicht.
  • Ins E-Rechnungs-Portal eines öffentlichen Auftraggebers kommt die Rechnung über euch: Ihr ladet die XRechnung hier herunter und dort hoch.
  • Bleibt eine Rechnung offen, erinnern wir 14 Tage nach Fälligkeit, und oben auf der Seite Module steht ein Hinweis mit denselben Überweisungsdaten.

Kopieren statt abtippen, auch bei IBAN und Rechnungsnummer.

Im Bild

  1. Offen, mit dem Tag, bis zu dem ihr zahlt.
  2. Jede Angabe mit Kopieren-Knopf.
  3. Der Verwendungszweck ist die Rechnungsnummer.
  4. Bezahlt, sobald die Überweisung gebucht ist.
  5. Die Rechnung als PDF mit XRechnung oder als XRechnung allein.
Eine offene Rechnung, zahlbar bis 05.01.2027, darunter die Überweisungsdaten Empfänger, IBAN, BIC, Betrag, Verwendungszweck und Kundennummer, je mit Kopieren-Knopf
Dieselbe Jahresrechnung mit dem Zeichen Bezahlt, Datum, Leistungszeitraum über zwölf Monate und Betrag brutto mit Umsatzsteuer, darunter die Knöpfe PDF laden und XRechnung laden
  1. Offen, mit dem Tag, bis zu dem ihr zahlt.
  2. Jede Angabe mit Kopieren-Knopf.
  3. Der Verwendungszweck ist die Rechnungsnummer.
  4. Bezahlt, sobald die Überweisung gebucht ist.
  5. Die Rechnung als PDF mit XRechnung oder als XRechnung allein.

Admin Schritt 7 von 8

Du kündigst zum Monatsende

Kündigen kannst du jederzeit unter Module, zum Ende des Monats; bis dahin bleibt das Modul nutzbar, und im Dialog steht „Nicht kündigen“ obenan. Für jeden vollen Monat, der danach vom Abrechnungsjahr übrig ist, erstattet eine Rechnungskorrektur den anteiligen Preis plus Umsatzsteuer: Sie verringert zuerst, was auf der Rechnung noch offen ist; was schon bezahlt war, überweisen wir zurück.

  • In der Testphase kündigst du zu ihrem Ende, ohne Kosten.
  • Zurück geht das Geld an das Konto, von dem eure Zahlung kam; nur wenn wir es nicht kennen, an das Konto für Rückzahlungen.
  • Danach endet, was das Modul öffnet; Wochen, die schon in der Freigabe sind, laufen zu Ende, und das Berichtsheft deiner Azubis läuft weiter.

Im Bild

  1. Für die übrigen vollen Monate eine Rechnungskorrektur mit Umsatzsteuer.
  2. War die Rechnung bezahlt, kommt das Geld zurück.
  3. „Nicht kündigen“ steht obenan.
  4. Kündigen zum Ende des Monats; ab dem Tag danach endet das Modul für die Azubis.
  5. Eine eigene Rechnungskorrektur, mit Nummer und Stand.
  6. Die Rechnung, die sie korrigiert.
  7. Der Zeitraum, für den sie gilt, und der Betrag mit Umsatzsteuer.
  8. Das Geld geht zurück an das Konto, von dem eure Zahlung kam.
Der Dialog „Berichtsheft + Lernen kündigen?“: Die Buchung endet zum 31. Dezember 2026, für die übrigen vollen Monate kommt eine Rechnungskorrektur über den Betrag mit Umsatzsteuer, und war die Rechnung schon bezahlt, geht das Geld zurück; 14 aktive Azubis verlieren das Modul am 1. Januar 2027. Darunter die Knöpfe „Nicht kündigen“ und „Zum 31. Dez. 2026 kündigen“
Die Rechnungskorrektur in der Rechnungsliste: eigene Nummer mit derselben Kundennummer, das Zeichen Offen, die Rechnung, zu der sie gehört, das Datum, der Leistungszeitraum vom 01.01.2027 bis 05.12.2027, der Betrag brutto mit Umsatzsteuer und der Satz, dass der Betrag zurück an das Konto geht, von dem die Zahlung kam
  1. Für die übrigen vollen Monate eine Rechnungskorrektur mit Umsatzsteuer.
  2. War die Rechnung bezahlt, kommt das Geld zurück.
  3. „Nicht kündigen“ steht obenan.
  4. Kündigen zum Ende des Monats; ab dem Tag danach endet das Modul für die Azubis.
  5. Eine eigene Rechnungskorrektur, mit Nummer und Stand.
  6. Die Rechnung, die sie korrigiert.
  7. Der Zeitraum, für den sie gilt, und der Betrag mit Umsatzsteuer.
  8. Das Geld geht zurück an das Konto, von dem eure Zahlung kam.

Admin Schritt 8 von 8

Steuerbegünstigte Betriebe zahlen 50 % des Listenpreises

Ist dein Betrieb nach §§ 51 bis 68 AO steuerbegünstigt, erklärst du das in den Stammdaten und lädst den Freistellungsbescheid hoch, auch als Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid, oder, solange du keinen hast, den Feststellungsbescheid nach § 60a AO. Dann zeigen die Karten den Gemeinwohl-Tarif mit 50 % Nachlass, und er gilt für jede Rechnung, die danach ausgestellt wird.

  • Der Bescheid kommt als PDF und ist höchstens fünf Jahre alt.
  • Fehlt der Nachweis 60 Tage nach der Erklärung noch, erlischt sie.
  • Einmal im Jahr bestätigst du im Adminbereich, dass die Steuerbegünstigung fortbesteht.

Im Bild

  1. Der Gemeinwohl-Nachlass auf jeden Listenpreis.
  2. Der Preis mit Gemeinwohl-Tarif, je Azubi und Monat, netto.
Dieselben drei Karten mit Gemeinwohl-Tarif: auf jeder Karte der halbe Preis je Azubi und Monat, 0,45 €, 1,00 € und 1,25 €, und in Grün „Gemeinwohl-Tarif: 50 % Nachlass“ auf den Listenpreis 0,89 €, 1,99 € und 2,49 €; Beides ist gewählt
  1. Der Gemeinwohl-Nachlass auf jeden Listenpreis.
  2. Der Preis mit Gemeinwohl-Tarif, je Azubi und Monat, netto.
Warum das zählt

Eure Buchhaltung bekommt eine echte E-Rechnung

Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können (§ 14 UStG), und ein einfaches PDF ist keine. Deshalb ist jede Rechnung und jede Rechnungskorrektur von asyoube ein PDF mit eingebetteter XRechnung.

Quelle: § 14 UStG, Empfang von E-Rechnungen seit 1. Januar 2025.

  • Der Rechnungseingang öffentlicher Auftraggeber nimmt eine E-Rechnung nur mit Leitweg-ID an; trägst du sie bei der Bestellung ein, steht sie in jeder Rechnung als Käuferreferenz.
  • Fehlt sie bei der Bestellung, trägst du sie in den Stammdaten nach; dann steht sie ab der nächsten Rechnung darauf.
  • Über „XRechnung laden“ bekommt ihr die XRechnung auch als eigene Datei, etwa für das Hochladen in ein E-Rechnungs-Portal.
Auf einen Blick

Gut zu wissen

  • Die Preise

    Plattform 0 €, Berichtsheft 0,89 €, Lernen 1,99 € je aktivem Azubi und Monat, beide zusammen 2,49 €, günstiger als einzeln. Alle Preise netto zzgl. 19 % USt. Preise ändern wir höchstens einmal in zwölf Monaten, mit sechs Wochen Ankündigung und mit Sonderkündigungsrecht vor der Änderung.

  • Erst testen

    Jedes Konto bekommt beim ersten Beitritt zu einem Betrieb einmalig 30 Tage Probemonat mit allen Funktionen, ohne Buchung. Bestellen musst du erst, wenn ihr ein Modul weiter nutzen wollt.

  • Verlängerung

    Ohne Kündigung verlängert sich eine Buchung um zwölf Monate. Ist dann noch eine Rechnung offen, verlängert sie sich nicht.

  • Web und Handy

    Bestellen und kündigen geht nur im Web. In der App siehst du, was dein Betrieb gebucht hat, die Rechnungen und die Überweisungsdaten.

Noch Fragen?

Häufige Fragen zu Bestellung und Rechnung

Kurz beantwortet, mit dem, was die App heute kann.

01

Wer zählt als aktiver Azubi?

Aktiv ist jeder Azubi deines Betriebs, der nicht pausiert ist. Wer pausiert ist, etwa in Elternzeit, oder den Betrieb verlassen hat, zählt nicht. Das gilt für jedes Modul, berechnet wird mindestens ein Azubi. Gezählt wird am Tag jeder Rechnung, bei der ersten nach der Testphase also am Tag nach ihrem Ende; die Zahl in der Bestellübersicht vom Bestelltag ist eine Vorschau. Kommen im Lauf des Jahres welche dazu oder fallen weg, verrechnen wir den Unterschied tagesgenau mit der nächsten Jahresrechnung.

Weiter geht's

Das hängt damit zusammen

Alle Funktionen im Überblick
Nächster Schritt

Module selbst bestellen, auf Rechnung zahlen.

30 Tage Probemonat, Module selbst buchen, Entwickelt in Bochum

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DSGVO-konform. Berichtshefte und Lerndaten werden in der EU gespeichert.