Projektauftrag analysieren

23.000 Euro Nacharbeit, weil niemand nachgefragt hat

23.000 Euro Nacharbeit und drei Monate Verzug. So endete der letzte Shop-Relaunch eines mittelgroßen Online-Händlers. Deine Projektleiterin Elif hat die Ursache schnell gefunden: Der Projektauftrag bestand aus drei Sätzen. "Ziel: mehr Umsatz. Zeitraum: so schnell wie möglich. Budget: wird noch geklärt."

Dienstagvormittag, 10:15 Uhr, Projektstart-Meeting. Elif legt dir das Dokument hin: "Sag mir, was da alles fehlt. Bevor wir starten, brauchen wir Antworten vom Auftraggeber."

Was passiert, wenn Unternehmensziele wie Kundenbindung oder Nachhaltigkeit zwar im Leitbild stehen, aber nie im Projektauftrag landen? Genau das ist hier passiert. Ohne diese Übersetzung arbeitet das Team ohne Richtung.

Sechs Bestandteile, die jeder Projektauftrag braucht

Ein vollständiger Projektauftrag enthält mindestens sechs Pflichtbestandteile:

1. Ziele: Was soll der Relaunch konkret erreichen? "Mehr Umsatz" reicht nicht. Messbar wäre: "Conversion-Rate von 1,8 % auf 2,5 % steigern."
2. Umfang: Welche Funktionen gehören zum Projekt, welche explizit nicht?
3. Termine: Wann ist Go-Live? Welche Meilensteine liegen dazwischen?
4. Budget: Wie viel Geld steht zur Verfügung, und gibt es einen Puffer?
5. Stakeholder: Wer entscheidet, wer liefert zu, wer wird informiert?
6. Abnahmekriterien: Woran erkennt das Team, dass der Shop "fertig" ist?

Fehlt auch nur ein Bestandteil, entstehen Lücken, die später Nacharbeiten und Budgetüberschreitungen verursachen.

🤔 Frage dich: Was passiert mit dem Zeitplan, wenn im Projektauftrag zwar ein Go-Live-Termin steht, aber keine Meilensteine definiert sind?

Vier Lücken, vier SMART-Fragen

Zurück zu Elifs Auftrag. Vier Lücken springen sofort ins Auge. Für jede lässt sich eine gezielte Frage ableiten und einem SMART-Kriterium (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert) zuordnen:

1. "Mehr Umsatz" ist nicht messbar. Frage: "Um wie viel Prozent soll die Conversion-Rate steigen?" (M - Messbar)
2. "So schnell wie möglich" ist kein Datum. Frage: "Gibt es eine Saison-Deadline für den Go-Live?" (T - Terminiert)
3. "Budget wird noch geklärt" blockiert jede Planung. Frage: "Welches Maximalbudget steht fest, und ist ein Puffer eingeplant?" (R - Realistisch)
4. Abnahmekriterien fehlen komplett. Frage: "Welche messbaren Kriterien müssen erfüllt sein, damit der Shop abgenommen wird?" (S - Spezifisch)

Noch nicht abgedeckt sind Umfang und Stakeholder. Hier fehlen Fragen wie: "Welche Shop-Funktionen gehören zum Relaunch und welche explizit nicht?" Ein vollständiger Fragenkatalog enthält mindestens zehn solcher Fragen, verteilt auf alle sechs Bestandteile.

Dein Fragenkatalog vor dem Kickoff

Je präziser die Fragen vor dem Start formuliert sind, desto weniger Spielraum bleibt für Missverständnisse im Projektverlauf. Elif hätte mit einem solchen Katalog die 23.000 Euro Nacharbeit verhindern können.

🧑‍🏫 Erkläre es im Kopf: Stell dir vor, du erklärst einer neuen Person im Team in zwei Sätzen, warum der Fragenkatalog VOR dem Kickoff fertig sein muss und nicht "unterwegs" geklärt werden kann. Wie würdest du das formulieren?