Anforderungsanalyse: Hard- und Software für Vertriebssysteme

Mia tippt die erste Zeile

Mia hat das Spreadsheet offen, der Cursor blinkt in Zelle A1. Samstagnachmittag, 11:15 Uhr. Eigentlich frei, aber nach dem Shop-Absturz während einer Rabattaktion hat ihre Teamleiterin ein Sondertreffen einberufen. 12.000 Euro Umsatz weg. Jetzt steht ein Systemwechsel an: Shopware oder Shopify. Bevor jemand vergleicht, braucht das Team einen Anforderungskatalog.

Das Vorgehen aus der Kompatibilitätsprüfung neuer Kanäle ist die Grundlage für Mias nächsten Schritt: strukturierte Kriterien anlegen, Status dokumentieren, Entscheidung ableiten. Die Informationspflichten beim Onlineauftritt liefern dabei die ersten harten Vorgaben: DSGVO-Konformität ist keine Option, sondern Pflicht.

Zwei Kategorien, eine Leitfrage pro Kategorie

Mia sortiert ihre Anforderungen in zwei Gruppen:

Funktionale Anforderungen beantworten: Was soll das System tun? Beispiele: Variantenverwaltung (Größe, Farbe, Material), Integration von Zahlungsanbietern (PayPal, Klarna, Kreditkarte), Gutschein-Modul, Produktsuche mit Filtern, automatisierte Rechnungserstellung.

Nicht-funktionale Anforderungen beantworten: Wie gut soll es das tun? Beispiele: Ladezeit unter 2 Sekunden, DSGVO-konforme Datenverarbeitung, 99,9 % Verfügbarkeit, Skalierbarkeit bei Traffic-Spitzen, Wartbarkeit durch das eigene Team.

Mia schreibt fünf Punkte pro Kategorie. Zehn Zeilen, jede mit Bezeichnung, einzeiliger Beschreibung und einer Spalte, die noch leer ist: Priorität.

🎬 Vorstellung: Stell dir den Onlineshop deines Ausbildungsbetriebs vor. Welche drei funktionalen Anforderungen würdest du als Erstes in die Liste schreiben?

Drei Stufen für die Prioritäts-Spalte

Mias Spreadsheet hat zehn Zeilen, aber die Prioritäts-Spalte ist noch leer. Drei Stufen füllen sie:

• Ohne eine Muss-Anforderung ist das System nicht einsetzbar. Beispiel: DSGVO-konforme Datenverarbeitung, Anbindung an das bestehende Warenwirtschaftssystem, SSL-Verschlüsselung.
• Eine Soll-Anforderung ist wichtig, aber notfalls durch einen Workaround ersetzbar. Beispiel: integriertes Gutschein-Modul, automatisierte Rechnungserstellung.
• Eine Kann-Anforderung ist wünschenswert, aber kein Ausschlusskriterium. Beispiel: KI-gestützte Produktempfehlungen, integriertes Loyalty-Programm.

Die Regel: Ein System, das eine einzige Muss-Anforderung nicht erfüllt, fällt raus - egal wie gut es bei den Kann-Kriterien abschneidet.

Was die Priorisierung mit der Entscheidung macht

Mia trägt ihre zehn Anforderungen in eine Vergleichsmatrix ein. Shopware und Shopify nebeneinander, jede Zeile mit Ampelfarbe: erfüllt, teilweise, nicht erfüllt.

Das Ergebnis überrascht: Shopify punktet bei Skalierbarkeit (Muss) mit automatischem Cloud-Hosting. Shopware bietet die bessere ERP-Anbindung (Muss) über native Schnittstellen. Beide haben Lücken bei Muss-Anforderungen.

Jetzt zeigt sich der Wert der Priorisierung: Hätte Mia die ERP-Anbindung als Soll statt Muss eingestuft, wäre Shopify der klare Gewinner. Hätte sie Skalierbarkeit als Soll eingestuft, Shopware. Die Priorität einer einzigen Anforderung kann die gesamte Entscheidung kippen.

🤔 Frage dich: Schätze: Wie viele der zehn Anforderungen in Mias Liste sind vermutlich Muss-Anforderungen - zwei, fünf oder acht? Was passiert mit der Auswahl, wenn fast alles Muss ist?

Vier Dimensionen der Skalierung

Der Absturz am Wochenende hatte einen konkreten Auslöser: Der Server konnte die zehnfache Besucherzahl nicht verarbeiten. Vier Dimensionen bestimmen, ob ein Shop solche Spitzen überlebt:

1. Rechenleistung (CPU/RAM): Mehr gleichzeitige Anfragen brauchen mehr Prozessorkerne und Arbeitsspeicher. Bei Verzehnfachung reicht ein einzelner Server nicht mehr - Load Balancing auf mehrere Instanzen wird nötig. Kostensprung: von 50 auf 300-500 Euro monatlich.
2. Bandbreite: Produktbilder, CSS, JavaScript - jeder Seitenaufruf überträgt Daten. Zehnfacher Traffic bedeutet zehnfaches Datenvolumen. Engpass: die Anbindung des Rechenzentrums.
3. Datenbank: Jede Suche, jeder Warenkorb, jede Bestellung erzeugt Abfragen. Bei Lastspitzen werden sie langsam oder laufen in Timeouts. Lösung: Read-Replicas oder ein Datenbank-Cluster.
4. CDN (Content Delivery Network): Statische Inhalte wie Bilder und Videos werden auf Server weltweit verteilt. Der Hauptserver wird entlastet, Ladezeiten sinken auch bei hohem Traffic.

Mias Einzeiler wird zum Architekturthema

Mias ursprüngliche Anforderung "Skalierbarkeit bei Traffic-Spitzen" war ein Einzeiler. Jetzt stecken vier technische Dimensionen dahinter, jede mit eigenen Kosten und Architekturentscheidungen. Bei Shopify übernimmt die Plattform die Skalierung automatisch - gegen höhere monatliche Gebühren. Bei Shopware liegt die Verantwortung beim eigenen Hosting-Team. Genau solche Unterschiede deckt ein sauberer Anforderungskatalog auf, bevor 20.000 Euro in die falsche Migration fließen.

📝 Fasse mental zusammen: Welche drei Schritte durchläuft Mia von der leeren Tabelle bis zur begründeten Systemempfehlung - und warum scheitert die Entscheidung ohne den ersten Schritt?