Reservierung und Kassensysteme

Acht Personen, ein Vierertisch

Acht Personen stehen an der Tür und nennen ihren Reservierungsnamen. Du tippst den Namen ins System: Treffer, Freitagabend, 19:00 Uhr, Tisch 3. Aber Tisch 3 hat vier Plätze. Im System steht: vier Personen. Die Gäste sagen: "Wir haben für acht reserviert." Deine Schichtleiterin Eleni hat die Reservierung am Mittwochmorgen telefonisch angenommen. Beide Achtertische sind bereits belegt. Die Gäste werden ungeduldig. Acht Hauptgänge weniger, das sind schnell 200 Euro Umsatzverlust.

Welche Angaben hätten bei der Reservierung erfasst werden müssen, damit du jetzt nicht improvisieren musst?

Sieben Pflichtfelder, die Chaos verhindern

Jede Tischreservierung braucht sieben Angaben.

1. Name der reservierenden Person
2. Genaue Personenzahl (entscheidet über Tischgröße)
3. Datum und Uhrzeit
4. Rückrufnummer als Kontakt
5. Eventuelle Sonderwünsche (Allergien, Kinderstuhl, Rollstuhl)
6. Zugewiesener Tisch, passend zur Gruppengröße
7. Möglicher Anlass (Geburtstag, Geschäftsessen)

Im Freitagabend-Fall hat Eleni "4" statt "8" eingetragen. Ohne Kontaktnummer konnte niemand vorher nachfragen. Zwei fehlende Felder, 200 Euro Risiko.

🎬 Vorstellung: Du stehst am Empfangstresen deines Ausbildungsbetriebs. Das Telefon klingelt: "Ich möchte für Samstag einen Tisch für zwölf Personen reservieren." Geh die sieben Felder im Kopf durch. Welches fragst du zuerst, welches zuletzt?

Bestellung gangweise erfassen

Selbst wenn du für die acht Gäste vom Freitagabend einen Tisch improvisierst: Ohne korrekte Eingabe im Kassensystem kommt das Essen nicht richtig an. Das Kassensystem (POS, Point of Sale) verbindet Service und Küche. Damit die Gänge im richtigen Rhythmus ankommen, gibst du sie gangweise ein:

1. Tischnummer auswählen. Sie verknüpft jede Bestellung mit dem richtigen Platz.
2. Gang 1 (Vorspeisen) eingeben und an die Küche senden. Die Küche erhält einen Bon und beginnt.
3. Erst wenn Gang 1 abgeräumt ist, gibst du Gang 2 (Hauptgänge) ein und sendest erneut.

Sendest du alle Gänge gleichzeitig, produziert die Küche alles auf einmal. Der Hauptgang steht fertig, während die Gäste noch ihre Vorspeise essen.

Rechtliche Pflichten am Kassensystem

Drei Rechtsverpflichtungen prägen jede Kassenbedienung in der Gastronomie:

1. TSE-Pflicht (KassenSichV + § 146a AO): Jede Registrierkasse und jedes elektronische Kassensystem muss seit 01.01.2020 (Übergangsfrist endgültig 31.03.2021) eine BSI-zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) besitzen. Die TSE signiert jeden Bon kryptografisch — Manipulationen sind erkennbar. Ohne TSE ist der Betrieb nicht ordnungsgemäß; bei einer Kassenprüfung drohen Hinzuschätzung und Bußgeld.
2. Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO i.V.m. § 33 UStDV): Für jeden Geschäftsvorfall ist dem Gast unverzüglich ein Beleg bereitzustellen — Papier oder elektronisch. Selbst wenn der Gast den Beleg nicht möchte: Du musst ihn anbieten / aushändigen.
3. MwSt-Differenzierung: Speisen vor Ort verzehrt = 7 % (UStG § 12 Abs. 2 Nr. 15, dauerhaft seit 01.01.2026); Getränke (auch nichtalkoholische, außer Trinkwasser) = 19 %; Trinkwasser = 7 %. Bei Kombi-Angeboten (z. B. Menü mit Getränk) ist im Kassensystem eine Aufteilung zwischen 7 % und 19 % nötig.

Am Schichtende erstellst du den Z-Bon (Tagesabschluss); Kassendaten sind 8 Jahre aufzubewahren (§ 147 AO i.d.F. BEG IV) und müssen jederzeit prüffähig sein.

Drei Fehler bei der Tischnummerierung

Die Tischnummer ist der Schlüssel im gesamten System. Stimmt sie nicht, zieht der Fehler drei Kreise:

1. Bestellung auf Tisch 7 statt 11 gebucht. Das Essen landet am falschen Tisch, Gäste an Tisch 11 warten. Der Service bricht zusammen.
2. Zwei zusammengeschobene Tische (5 und 6) nur unter Tisch 5 erfasst. Die Küche sieht vier Portionen statt acht und muss mitten im Abendgeschäft nachproduzieren.
3. Eine Nachbestellung läuft auf der falschen Nummer. Die Rechnung enthält fremde Posten, der Gast reklamiert. Die Abrechnung stimmt nicht mehr.

🤔 Frage dich: Wie würdest du vorgehen, wenn du mitten im Abendservice merkst, dass du seit einer Stunde alle Bestellungen auf Tisch 4 statt Tisch 14 gebucht hast?