Personaleinsatzplanung für die Aktionswoche

Von der Gästeprognose zum Personalbedarf

Wie planst du fünf Aktionstage, wenn Montag 40 Couverts anstehen, Donnerstag aber 120? Wenn ein Azubi unter 18 ist, eine Teilzeitkraft nur 20 Stunden pro Woche arbeiten darf und am Mittwoch der Kombidämpfer gewartet wird?

Dienstag, 13:30 Uhr, Büro der Personalleitung. Vor dir liegen die Reservierungen für die kommende Aktionswoche und die Teamliste: acht Personen, eine davon im Urlaub. Also sieben einsetzbare Kräfte für fünf Tage.

Die Regelungen aus ArbZG und JArbSchG sind die Grundlage für jeden Dienstplan: Höchstarbeitszeiten, Pausen, Ruhezeiten und die Schutzvorschriften für Minderjährige begrenzen, wann und wie lange du jede Person einsetzen darfst. Und die Ablauforganisation in der Küche bestimmt, welche Qualifikationen du an welchem Posten brauchst. Jetzt bringst du beides mit der schwankenden Gästezahl zusammen.

Couverts in Köpfe umrechnen

Der erste Schritt: Aus der Couvert-Prognose die Personalstärke pro Tag ableiten. Ein gängiger Planungswert liegt bei 1 Fachkraft pro 30 Couverts (variiert je nach Konzept und Speisekarte).

Für deine Aktionswoche ergibt das: Montag 2, Dienstag 2, Mittwoch 3, Donnerstag 4, Freitag 3 Fachkräfte. Am Mittwoch fällt der Kombidämpfer durch die Wartung aus, also brauchst du Personal, das alternative Garmethoden beherrscht. Und der minderjährige Azubi darf laut JArbSchG maximal 8 Stunden pro Tag arbeiten und nicht nach 22 Uhr eingesetzt werden.

Donnerstag ist der Engpass: 4 Fachkräfte bei 120 Couverts. Hier planst du alle verfügbaren Vollzeitkräfte plus die Teilzeitkraft ein.

⚖️ Vergleich im Kopf: Was passiert, wenn du am Montag (40 Couverts) genauso viele Leute einplanst wie am Donnerstag (120 Couverts)? Und was passiert umgekehrt, wenn du am Donnerstag nur 2 Kräfte einteilst?

Drei Kennzahlen für den Personaleinsatz

Dein Dienstplan steht auf dem Papier. Aber ist er auch wirtschaftlich sinnvoll? Drei Kennzahlen helfen dir, das zu prüfen:

1. Personalquote = Personalkosten / Umsatz × 100. Zielwert in der Gastronomie: 25-35 %. Liegt der Wert darüber, ist der Personaleinsatz zu teuer für den Ertrag.
2. Couverts pro Arbeitsstunde = Anzahl Couverts / geleistete Arbeitsstunden. Je höher der Wert, desto produktiver arbeitet dein Team. Richtwert: 2-4.
3. Personalkosten pro Couvert = Personalkosten / Anzahl Couverts. Zeigt dir, wie viel jede einzelne Portion an Lohnkosten verursacht.

Beispielrechnung Donnerstag

Am Donnerstag planst du 5 Kräfte ein (4 Vollzeitkräfte à 10 Stunden, 1 Teilzeitkraft à 6 Stunden). Das ergibt 46 Arbeitsstunden. Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 18 Euro (inkl. Lohnnebenkosten) kosten dich diese Stunden 828 Euro.

120 Couverts à 28 Euro ergeben 3.360 Euro Tagesumsatz.

Die Ergebnisse: Personalquote 24,6 % (im Zielkorridor), 2,6 Couverts pro Arbeitsstunde und 6,90 Euro Personalkosten pro Couvert.

🔮 Bevor du weiterliest: Was passiert mit der Personalquote am Montag, wenn du dort 3 statt 2 Fachkräfte einplanst, obwohl nur 40 Couverts reserviert sind?

Drei Optionen, eine Entscheidung

Am Donnerstag deiner Aktionswoche, dem Tag mit 120 Couverts, meldet sich morgens um 6 Uhr eine Fachkraft krank. Statt 5 geplanter Kräfte hast du nur noch 4. Drei Optionen:

1. Umverteilung: Du ziehst die Teilzeitkraft vom Freitag auf den Donnerstag vor. Freitag (90 Couverts) wird knapper besetzt. Keine Zusatzkosten, aber das Freitagsrisiko steigt.
2. Mehrarbeit: Du verlängerst die Schichten der verbleibenden Kräfte um je 2 Stunden. Laut ArbZG zulässig, solange 10 Stunden pro Tag nicht überschritten werden. Kosten: Überstundenzuschläge. Aber Vorsicht: Der minderjährige Azubi darf laut JArbSchG nicht über 8 Stunden hinaus arbeiten.
3. Aushilfe: Du rufst eine externe Kraft an. Sie kennt die Küche nicht und braucht Einarbeitung. Höherer Stundensatz, dafür bleibt der Freitag unangetastet.

Abwägen und entscheiden

Keine der drei Optionen ist perfekt. Die Entscheidung hängt davon ab, welches Kriterium am schwersten wiegt: Servicequalität, Kosten oder Rechtskonformität.

In vielen Betrieben ist die Kombination aus Option 1 und 2 der pragmatische Weg: Teilzeitkraft vorziehen und die verbleibenden Vollzeitkräfte moderat verlängern. So bleibt der Donnerstag abgesichert, ohne dass der Freitag komplett einbricht. Die Personalquote verschiebt sich dabei kaum, weil die Teilzeitkraft nur den Tag wechselt und die Überstundenzuschläge durch den hohen Donnerstagsumsatz aufgefangen werden.

🤔 Frage dich: Was ist der Unterschied zwischen Mehrarbeit und Aushilfe hinsichtlich der Servicequalität am Pass, wenn 120 Couverts in drei Stunden rausgehen müssen?