Wie verhinderst du, dass eine falsche Rechnung durchgeht?
Die Rechnung stimmt nicht
Du blätterst die Rechnung vom Gemüselieferanten durch. Samstagnachmittag, 17:30 Uhr im Einkaufsbüro. Auf dem Papier: 15 kg Spargel und 10 kg Bärlauch, zusammen 485 Euro. Aber am Mittwochmorgen am Wareneingang lagen nur zwei Kisten Spargel mit je 5 kg auf der Rampe. Vom Bärlauch fehlte jede Spur. Das Fahrpersonal drängte auf deine Unterschrift, weil noch sechs Stopps anstanden.
Du hattest damals auf dem Lieferschein vermerkt: "Nur 10 kg Spargel erhalten, Bärlauch fehlt." Erst dann unterschrieben. Jetzt fordert die Rechnung trotzdem den vollen Betrag. Ohne deinen Vermerk hätte der Betrieb keine Grundlage, die Rechnung zu kürzen.
Wie verhinderst du solche Probleme von Anfang an?
Sechs Pflichtangaben auf jeder Bestellung
Jede Bestellung für die Aktionswoche braucht sechs Angaben:
- Artikelbezeichnung: Nicht "Spargel", sondern "Grüner Spargel, Klasse Extra".
- Bestellte Menge mit Einheit: "15 kg" statt "ein paar Kisten".
- Qualitätsstufe: Bio, konventionell, Handelsklasse.
- Liefertermin mit Datum und Uhrzeit: "Mittwoch, 04.06., bis 7:00 Uhr".
- Lieferanschrift: Hintereingang, Rampe oder Kühlhaus.
- Konditionen: Zahlungsziel, Lieferkosten, Mindestbestellwert.
Fehlt eine Angabe, öffnet das die Tür für genau die Abweichungen, die du gerade auf der Rechnung siehst.
🎬 Vorstellung: Ruf dir dein letztes Bestellformular in Erinnerung. Welche der sechs Angaben war dort am ungenauesten formuliert?
Welche Abweichung liegt vor, und wie reagierst du?
Drei Typen von Abweichungen am Wareneingang
Beim Wareneingang treten drei Typen von Abweichungen auf:
Mengenabweichung: Der Lieferschein nennt 15 kg Spargel, geliefert wurden nur 10 kg. Oder eine Position fehlt komplett. Du vermerkst die tatsächliche Menge direkt auf dem Lieferschein und informierst die Küchenleitung.
Qualitätsabweichung: Der Spargel ist da, aber die Stangen sind holzig und haben braune Spitzen. Die bestellte Handelsklasse "Extra" wurde nicht eingehalten. Du fotografierst die Ware, vermerkst den Mangel und leitest eine Reklamation ein.
Preisabweichung: Die Rechnung nennt 12,50 Euro pro Kilo, vereinbart waren 9,80 Euro. Hier vergleichst du Rechnung und Bestellformular. Die Rechnung geht mit dem Vermerk "Preis weicht von Bestellung ab" an die Buchhaltung.
Was passiert ohne Vermerk?
🔮 Bevor du weiterliest: Der Bärlauch wurde nie geliefert, aber auf dem Lieferschein steht keine Notiz. Drei Wochen später kommt die Rechnung über den vollen Betrag. Was kann der Betrieb jetzt noch tun?
Der Vermerk als Beweismittel
Ohne Vermerk hat der Betrieb kein Dokument, das die Fehlmenge belegt. Die Rechnung über 485 Euro müsste vollständig bezahlt werden, obwohl Ware im Wert von 185 Euro nie ankam. Der Lieferant beruft sich auf die unterschriebene Annahme.
Der Vermerk auf dem Lieferschein ist dein wichtigstes Beweismittel. Jede Abweichung, die du am Wareneingang nicht dokumentierst, wird später zur unbewiesenen Behauptung.
Wer bekommt welchen Beleg?
Der Belegfluss nach der Prüfung
Nach der Prüfung am Wareneingang gehen die Belege an unterschiedliche Stellen:
Der Lieferschein (Original) geht an die Buchhaltung. Dort wird er mit der Rechnung abgeglichen. Stimmen beide nicht überein, kann die Buchhaltung die Zahlung kürzen. Dein Vermerk am Wareneingang ist die Grundlage dafür.
Eine Kopie des Lieferscheins bleibt bei der Küchenleitung. Sie braucht die Information für die Bestandskontrolle und die Anpassung des Speiseplans. Fehlt der Bärlauch, muss das Hauptgericht der Aktionswoche umgeplant werden.
Die Rechnung geht ebenfalls an die Buchhaltung, wird aber erst zur Zahlung freigegeben, wenn sie mit Bestellung und Lieferschein übereinstimmt. Diesen dreifachen Abgleich nennt man Rechnungsprüfung.
Dein Vermerk hat den Betrieb 185 Euro gespart
Weil du am Mittwoch die Fehlmenge auf dem Lieferschein vermerkt hast, kann die Buchhaltung jetzt die 185 Euro für den nie gelieferten Bärlauch von der Rechnung abziehen. Der Betrieb zahlt nur, was tatsächlich angekommen ist.
Ohne deinen Vermerk? 485 Euro für 300 Euro Ware. Und kein Beleg, um das zu korrigieren.
🤔 Frage dich: Was ist der Unterschied zwischen dem Lieferschein und der Rechnung als Kontrollwerkzeug? Welches Dokument schützt den Betrieb an welcher Stelle im Prozess?
Teste dein Wissen
Du bereitest die Aktionswoche vor und erstellst die Bestellung für Grünen Spargel bei deinem Lieferanten. Welche Angabe ist auf deinem Bestellformular am kritischsten, um später Rechnungsabweichungen zu vermeiden?