Aufgaben nach Qualifikation delegieren

"Das geht so nicht."

"Den Pulpo macht Lukas allein." Matteo liest den Satz vom Postenplan und legt den Stift hin. Samstag, 22 Uhr, Besprechungsraum neben der Küche. Die spanische Aktionswoche startet am Montag. 80 Couverts pro Tag, fünf Tage lang.

Lukas ist Commis de Cuisine im zweiten Monat. Er hat noch nie Pulpo zubereitet. Sarah, erfahrene Köchin mit acht Jahren Praxis, steht auf dem Plan für den Salatposten. Pulpo kostet 38 Euro pro Kilo. Falsch gegart: gummiartig, ungenießbar, direkt in den Abfall.

"Das geht so nicht", sagt Matteo. "Teure Retouren, verärgerte Gäste und ein Commis, der am ersten Tag das Vertrauen in sich verliert."

Vom Gesamtplan zur richtigen Person

Die Aktionswochenplanung klärt das Was und Wann: Menüfolge, Wareneinkauf, Gerätebelegung. Jetzt geht es um das Wer. Welche Aufgabe passt zu welcher Qualifikationsstufe?

Drei Stufen stehen Matteo zur Verfügung: Auszubildende, Commis de Cuisine und ausgebildete Köche/Köchinnen. Jede Stufe bringt unterschiedliche Fertigkeiten, Erfahrung und Verantwortungsgrade mit. "Pulpo garen" verlangt Erfahrung mit empfindlichen Garverfahren. "Salat anrichten" erfordert Sorgfalt, aber weniger Spezialwissen.

⚖️ Vergleich im Kopf: Was unterscheidet die Aufgabe "Pulpo garen" von "Mise en Place Gemüse" hinsichtlich der nötigen Qualifikation - und warum wäre es riskant, beide Aufgaben derselben Person zuzuweisen?

Drei Profile, drei Verantwortungsgrade

Matteos Entscheidung braucht klare Kriterien. Drei Qualifikationsstufen, drei Verantwortungsgrade:

1. Auszubildende arbeiten angeleitet: Mise en Place vorbereiten, Gemüse waschen und schneiden, einfache Beilagen nach Rezept. Kontrolle durch erfahrene Fachkraft nötig.
2. Teilselbstständig arbeiten Commis de Cuisine: Garnituren herstellen, Saucen nach Vorgabe kochen, Dessertkomponenten vorbereiten. Grundtechniken sitzen, bei komplexen Garverfahren brauchen sie Anleitung.
3. Eigenverantwortlich übernehmen ausgebildete Köche und Köchinnen die anspruchsvollsten Posten: Hauptgänge finalisieren, empfindliche Garverfahren steuern, Qualitätskontrolle am Pass.

Drei Fragen vor jeder Aufgabenzuweisung

Für jede Aufgabe im Plan prüfst du:

1. Welches Risiko entsteht bei Fehlern? (Warenwert, Gästezufriedenheit, Sicherheit)
2. Welche Technik ist erforderlich? (Grundtechnik oder Spezialtechnik)
3. Wie viel Aufsicht ist verfügbar? (Wer kann kontrollieren und eingreifen?)

Je höher das Risiko und je spezieller die Technik, desto höher muss die Qualifikationsstufe sein. Pulpo bei 38 Euro/kg und 80 Couverts: hohes Risiko, Spezialtechnik, wenig Fehlertoleranz. Das ist eine Aufgabe für Sarah, nicht für Lukas.

🎬 Vorstellung: Stell dir dein eigenes Team vor - Auszubildende, Commis, erfahrene Fachkräfte. Welche Aufgabe aus deinem letzten Wochenplan hättest du nach diesen drei Kriterien anders verteilt?

Der Vertretungsplan als Sicherheitsnetz

Sarah übernimmt den Pulpo. Aber was, wenn sie am Dienstag krank wird? Ohne dokumentierten Vertretungsplan steht Matteo vor demselben Problem wie vorher, nur unter Zeitdruck.

Ein Vertretungsplan hält für jede Schlüsselaufgabe drei Punkte fest:

1. Wer ist hauptverantwortlich?
2. Wer springt ein, und hat diese Person die nötige Qualifikation?
3. Was passiert, wenn auch die Vertretung ausfällt? (Eskalationsverfahren)

Für den Pulpo-Posten: Hauptverantwortlich Sarah (Köchin), Vertretung Matteo (Sous-Chef), Eskalation bei Doppelausfall: Gericht durch einfachere Alternative ersetzen, Service sofort informieren.

Zurück zu Matteos Postenplan

Matteo hat den Plan korrigiert: Sarah übernimmt den Pulpo, Lukas arbeitet unter Anleitung an der Mise en Place, Auszubildende Mia wäscht und schneidet Gemüse. Für jede Schlüsselaufgabe steht eine Vertretung im Plan. Kein Warenverlust, kein überforderter Commis, kein Chaos am ersten Tag.

🤔 Frage dich: Deine Kollegin sagt: "Vertretungspläne bringen nichts - im Ernstfall improvisieren wir sowieso." Stimmt das?