Aktionswoche planen: Konzept und Gesamtkoordination

Drei Widersprüche auf Olenas Schreibtisch

Drei Widersprüche in vier Dokumenten. Montagvormittag, 09:15 Uhr: Deine Küchenchefin Olena breitet Speiseplan, Einkaufsliste, Dienstplan und Geräteliste auf dem Schreibtisch aus. In zehn Tagen startet die spanische Aktionswoche.

Die Einkaufsliste rechnet mit 80 Couverts pro Tag, der Dienstplan mit 120. Auf der Speisekarte steht ein Reisgericht, das im Speiseplan fehlt. Und der Kombidämpfer ist am Mittwoch für die Wartung gesperrt, obwohl an dem Tag drei Gerichte darin garen sollen.

Beim Thema Personaleinsatzplanung hast du gesehen, dass die Couvert-Zahl die Grundlage für jede Schichtbesetzung ist. Beim Thema Küchengeräte hast du gesehen, dass jeder Arbeitsschritt ein passendes Gerät braucht. Wenn aber die Einzelpläne auf unterschiedlichen Zahlen basieren, helfen die besten Teilpläne nichts.

Was fehlt zwischen den Plänen?

Jeder Plan für sich kann korrekt sein. Ohne eine gemeinsame Klammer entstehen aber Lücken, die erst auffallen, wenn es zu spät ist: Nachbestellungen am Vorabend, Überstunden ohne Rechtsgrundlage, Gerichte die ausfallen.

Was brauchst du, damit aus vier Einzelplänen ein stimmiges Gesamtkonzept wird?

🎬 Vorstellung: Du sitzt neben Olena am Schreibtisch. Vier Dokumente liegen vor dir. Wo fängst du an, den ersten Widerspruch aufzulösen?

Vom Motto bis zum Gesamtabgleich

Die Planung einer fünftägigen Aktionswoche folgt einer festen Reihenfolge. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf:

1. Thema und Motto festlegen (Küchenleitung + Service gemeinsam)
2. Mindestens 3 Gänge pro Tag als Menüfolge entwerfen
3. Rezepturen dokumentieren und auf die Couvert-Zahl skalieren
4. Warenbedarf berechnen: Bruttomengen, Putzverlust, Sicherheitsreserve
5. Liefertermine abstimmen, Sonderpositionen frühzeitig bestellen
6. Schichtbesetzung im Dienstplan aus der Couvert-Prognose ableiten
7. Wartungstermine und Kapazitätsgrenzen in der Gerätebelegung prüfen
8. Alle Pläne im Gesamtabgleich auf Widersprüche prüfen

Schritt 8 ist genau das, was bei Olenas Planungstreffen gefehlt hat.

Warum kein Schritt für sich allein steht

Die Menüfolge bestimmt den Warenbedarf. Der Warenbedarf bestimmt die Liefertermine. Die Gerichte bestimmen, welche Posten besetzt sein müssen, und das wiederum den Dienstplan. Ändert sich ein Schritt, zieht das Änderungen in allen nachfolgenden Schritten nach sich.

Der Gesamtabgleich ist deshalb keine einmalige Prüfung am Ende, sondern eine fortlaufende Rückkopplung. Fällt in Schritt 5 auf, dass Safran nicht lieferbar ist, muss Schritt 2 (Menüfolge) angepasst werden, und danach laufen Schritt 3 bis 7 erneut durch.

🔮 Bevor du weiterliest: Olena erfährt am Mittwoch der Planungswoche, dass frische Gambas für Donnerstag nicht lieferbar sind. Welche der acht Schritte müssen jetzt nochmal durchlaufen werden?

Vier Bereiche, eine gemeinsame Grundlage

Ein stimmiges Gesamtkonzept verknüpft vier Bereiche über eine gemeinsame Grundlage: die Couvert-Prognose.

Das Speisenangebot legt fest, welche Gerichte an welchem Tag serviert werden. Daraus folgt, welche Zutaten, Posten und Geräte gebraucht werden.

Der Personaleinsatz leitet sich aus der Couvert-Zahl und der Komplexität der Gerichte ab. Ein Paella-Tag mit Mise en place für fünf Komponenten braucht mehr Hände als ein Tapas-Abend.

Der Wareneinkaufsplan übersetzt Rezepturen in Bestellmengen mit Lieferterminen. Sonderzutaten wie Safran oder Pimientos de Padrón haben längere Lieferzeiten als Standardware.

Die Gerätebelegung zeigt, ob Kombidämpfer, Kippbratpfanne und Salamander an jedem Tag verfügbar sind.

Erst wenn alle vier Bereiche auf derselben Couvert-Zahl basieren und gegenseitig abgeglichen sind, ist der Plan belastbar.

Der Abgleich am Beispiel der spanischen Woche

Zurück zu Olenas Schreibtisch. Der Widerspruch zwischen 80 und 120 Couverts lässt sich nur lösen, wenn zuerst die Prognose verbindlich festgelegt wird. Danach prüfst du: Passt die Einkaufsmenge zur Couvert-Zahl? Reicht das Personal für die Postenzuordnung? Ist der Kombidämpfer am Mittwoch verfügbar, oder brauchst du ein Ausweichgerät wie die Kippbratpfanne?

🤔 Frage dich: Schätze: Wie viel Kilogramm bereits geschälte Roh-Gambas musst du für 120 Couverts Paella bestellen, wenn pro Portion 150 g netto auf dem Teller landen sollen und der Garverlust beim Pfannenrühren bei 25 % liegt (Roh-geschält → gegart)? Hinweis: Bei ganzer Ware mit Schale + Kopf käme zusätzlich ein Putzverlust von ca. 50 % oben drauf — siehe Kalkulationskarte LF14.

Vier Bereiche unter Druck

Dienstag, zweiter Aktionstag. Die Reservierungen zeigen 160 statt 80 Couverts. In 24 Stunden muss der angepasste Plan stehen. Für jeden Bereich brauchst du mindestens eine umsetzbare Maßnahme:

1. Per Express Ware nachbestellen. Tiefkühlware als Puffer einplanen, falls frische Gambas nicht kurzfristig verfügbar sind.
2. Eine Aushilfskraft aus der Frühschicht in den Abendservice verschieben. Überstunden nur im Rahmen des ArbZG: maximal 10 Stunden pro Tag, Ausgleich innerhalb von 6 Monaten.
3. Vorgarzeiten auf den Vormittag vorziehen und den Kombidämpfer in Doppelbelegung fahren, wenn die Gerichte unterschiedliche Temperaturen zulassen.
4. Reservierungsstopp ab 80 % Auslastung setzen und Sitzzeiten durch gestaffelte Reservierungsblöcke steuern.

Machbarkeit in 24 Stunden prüfen

Nicht jede Maßnahme ist gleich realistisch. Die Expressbestellung funktioniert nur, wenn der Lieferant Kapazitäten hat. Die Überstundenregelung greift nur, wenn keine Jugendlichen betroffen sind. Und der Kombidämpfer kann nicht gleichzeitig bei 180 °C und 100 °C laufen.

Jede Anpassung prüfst du auf drei Fragen: Ist sie rechtlich zulässig? Ist sie technisch machbar? Und ist sie wirtschaftlich vertretbar - deckt der zusätzliche Umsatz die Mehrkosten?

Olenas Gesamtplan funktioniert nur, weil alle vier Bereiche von Anfang an verknüpft waren. Ohne diese Verknüpfung wäre jede kurzfristige Anpassung Blindflug.

🧑‍🏫 Erkläre es im Kopf: Stell dir vor, du erklärst einer neuen Auszubildenden in drei Sätzen, warum ein Gesamtplan bei einer Aktionswoche wichtiger ist als vier perfekte Einzelpläne. Wie würdest du es formulieren?