Nachkalkulation und Abweichungsanalyse

Plan gegen Realität

2.100 Fernseher verkauft. Umsatz über Plan. Und trotzdem: 47.000 Euro Verlust.

Donnerstag, 13:45 Uhr, Controlling-Schulung. Die Auswertung der Black-Friday-TV-Aktion liegt vor dir. Zwei Spalten auf dem Bildschirm: links die Vorkalkulation mit 8 % Marge und rund 67.000 Euro Gewinn, rechts die Nachkalkulation mit demselben Absatz und 47.000 Euro Minus.

Beim Thema Differenzkalkulation hast du gesehen, dass eine positive Handelsspanne allein keinen Gewinn garantiert. Genau das zeigt sich hier. Drei Kostenpositionen haben sich anders entwickelt als geplant. Welcher Treiber hat wie viel zum Verlust beigetragen?

Drei Abweichungen berechnen und einordnen

Die Nachkalkulation vergleicht für jede Position den Plan-Wert mit dem Ist-Wert:

Einkaufspreis: Plan 340 €/Stück, Ist 355 €/Stück. Der Stückpreis ist gestiegen, die Menge bleibt gleich. (355 - 340) × 2.100 = 31.500 € Mehrkosten. Typ: Preisabweichung.

Versandkosten: Plan 12 €/Sendung, Ist 15 €/Sendung. Gleiche Logik, der Einzelpreis steigt. (15 - 12) × 2.100 = 6.300 € Mehrkosten. Typ: Preisabweichung.

Retourenkosten: Geplant waren 160 Retouren (8 % von 2.000 Stück), tatsächlich kamen 315 zurück (15 % von 2.100 Stück). Der Preis pro Retoure bleibt bei 60 €, aber die Anzahl steigt. (315 - 160) × 60 = 9.300 € Mehrkosten. Typ: Mengenabweichung.

Vorzeichenbehaftete Summe: -31.500 - 6.300 - 9.300 = -47.100 €. Allein diese drei Positionen erklären den Verlust.

🎬 Vorstellung: Stell dir die Tabelle auf dem Bildschirm vor: Plan links, Ist rechts, Abweichung in Rot. Bei welcher Position springt dir die größte Zahl ins Auge?

Ursachen nach Verantwortung sortieren

Die Zahlen zeigen das Was. Jetzt geht es um das Warum. Für jede Abweichung unterscheidest du: Liegt die Ursache außerhalb des Unternehmens (extern) oder innerhalb (intern)?

Einkaufspreis (+31.500 €): Extern hat der Lieferant wegen Panelknappheit den Preis um 15 € erhöht. Intern fehlt ein Rahmenvertrag mit Preisgarantie, und es gibt keinen Zweitlieferanten als Verhandlungshebel.

Versandkosten (+6.300 €): Extern erhebt der Paketdienstleister einen Black-Friday-Zuschlag. Intern wurde kein Festpreis für Peak-Zeiten verhandelt, und jedes Gerät ging als Einzelsendung raus.

Retourenkosten (+9.300 €): Extern führen Impulskäufe am Black Friday branchenweit zu höheren Retourenquoten. Intern war die Produktbeschreibung ungenau (nur Zoll, nicht cm) und es gab keinen Beratungs-Chat.

Das Muster hinter den Ursachen

Bei den beiden Preisabweichungen liegt die interne Ursache in fehlenden Vertragsabsicherungen. Der Einkauf hätte Preisgarantien und Festpreise verhandeln können. Bei der Mengenabweichung liegt die interne Ursache in mangelnder Produktkommunikation. Die Retourenquote von 15 % statt 8 % hätte sich durch bessere Beschreibungen und Beratung senken lassen.

Externe Ursachen kannst du nicht direkt beeinflussen. Aber du kannst dich vertraglich und organisatorisch dagegen absichern. Genau das unterscheidet eine belastbare Vorkalkulation von einer, die beim ersten Gegenwind kippt.

🤔 Frage dich: Vergleiche Preis- und Mengenabweichung: Bei welchem Typ kann der Einkauf schneller gegensteuern, und warum?

Drei Maßnahmen aus der Abweichungsanalyse

Zurück zur TV-Aktion: Die Weihnachtssaison steht bevor. Ohne Anpassungen wiederholt sich der Fehler. Aus der Abweichungsanalyse leitest du drei Maßnahmen ab:

1. Lieferantenwahl: Einen Rahmenvertrag mit Preisgarantie für Aktionszeiträume aushandeln. Zusätzlich einen Zweitlieferanten qualifizieren als Verhandlungshebel.
2. Kalkulation: Einen Risikopuffer von 3-5 % in die Vorkalkulation einbauen, der steigende Versand- und Einkaufskosten abfängt. Den Aktionspreis entsprechend anpassen.
3. Retouren: Die Produktbeschreibungen überarbeiten (Bilddiagonale in cm und Zoll). Beratungs-Chat für TV-Geräte einführen. Modelle mit Retourenquote über 12 % aus dem Aktionssortiment nehmen.

Von der Analyse zur besseren Vorkalkulation

Jede Maßnahme lässt sich direkt auf eine Abweichung zurückführen: Rahmenvertrag gegen die Einkaufs-Preisabweichung, Risikopuffer gegen die Versand-Preisabweichung, bessere Kommunikation gegen die Retouren-Mengenabweichung. Die Nachkalkulation ist kein Rückblick um des Rückblicks willen. Sie liefert die Zahlen, mit denen du die Vorkalkulation der nächsten Saison korrigierst.

📝 Fasse mental zusammen: Welche drei Schritte durchläuft die Abweichungsanalyse: von der Berechnung der Abweichung über die Ursachenklärung bis zur konkreten Maßnahme?