Umsatzsteuer: Berechnung und Rechnungsprüfung

152 Euro Verlust, weil zwei Fehler durchgerutscht sind

152 Euro Verlust, weil zwei Fehler in einer Rechnung übersehen wurden. Dein Kollege Tuan schiebt dir in der Buchhaltungs-Schulung eine Lieferantenrechnung hin: 952 Euro brutto für USB-Sticks (netto 500 €) und Fachbücher (netto 300 €), beide Positionen mit 19 Prozent ausgewiesen. Ein Leistungsdatum fehlt komplett.

Vorsteuer und Umsatzsteuer klären, wer die Steuer trägt. Jetzt geht es um das Wie: Beträge korrekt berechnen und Fehler auf der Rechnung erkennen.

Welcher Steuersatz gilt wofür?

Nicht alle Waren werden mit 19 % besteuert. Der ermäßigte Satz von 7 % gilt für Bücher, Lebensmittel des täglichen Bedarfs und Zeitschriften. Elektronik, Bekleidung und Software fallen unter den Regelsatz von 19 %.

Auf Tuans Rechnung sind die USB-Sticks korrekt mit 19 % ausgewiesen. Fachbücher aber fallen unter 7 %. Erster Fehler gefunden. Der Rechenweg:

• USB-Sticks: 500 € × 0,19 = 95 € USt ✓
• Fachbücher: 300 € × 0,07 = 21 € USt (Rechnung zeigt 57 €)

Differenz: 36 € zu viel berechnet. Die korrekte Bruttosumme wäre 916 € statt 952 €. Die korrekten 116 € Vorsteuer mindern eure Zahllast ans Finanzamt. Wird der Vorsteuerabzug wegen des fehlenden Leistungsdatums gestrichen, zahlt ihr 116 € mehr.

Wenn du nur den Bruttobetrag kennst: Netto = Brutto / 1,19 (bei 19 %) oder Brutto / 1,07 (bei 7 %).

🎬 Vorstellung: Stell dir die letzte Rechnung vor, die du in deinem Betrieb geprüft hast. Waren alle Positionen mit dem richtigen Steuersatz ausgewiesen?

Zehn Pflichtangaben nach § 14 UStG

Fehler 2 auf Tuans Rechnung war das fehlende Leistungsdatum. Ohne diese Angabe darf das Finanzamt den Vorsteuerabzug streichen. Das Leistungsdatum ist eine von zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers
3. Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer
4. Ausstellungsdatum
5. Fortlaufende Rechnungsnummer
6. Menge und Art der Lieferung
7. Zeitpunkt der Lieferung (Leistungsdatum)
8. Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie vereinbarte Entgeltminderungen (z.B. Skonto)
9. Steuersatz und Steuerbetrag
10. Angabe "Gutschrift" (wenn der Leistungsempfänger die Rechnung erstellt) bzw. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht (in Werklieferungs-/B2C-Fällen nach § 14b UStG)

Fehlt auch nur eine Angabe, ist die Rechnung formal mangelhaft. Kein gesicherter Vorsteuerabzug, bis eine korrigierte Rechnung vorliegt.

Tuans Rechnung: Beanstandung formulieren

Zurück zu Tuans Rechnung: Das Leistungsdatum fehlt (Pflichtangabe 7). Der Steuersatz für Bücher ist falsch (Pflichtangabe 9). Beide Mängel meldest du dem Lieferanten schriftlich, jeweils mit konkretem Korrekturhinweis:

• "Bitte ergänzen Sie das Leistungsdatum gemäß § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG."
• "Bitte korrigieren Sie den Steuersatz für Fachbücher von 19 % auf 7 % gemäß § 12 Abs. 2 UStG."

Erst nach Eingang der korrigierten Rechnung gibst du die Zahlung frei. So sicherst du den Vorsteuerabzug und zahlst keinen Cent zu viel.

🧑‍🏫 Erkläre es im Kopf: Stell dir vor, du erklärst einer neuen Auszubildenden, warum eine Rechnung ohne Leistungsdatum nicht zur Zahlung freigegeben werden darf. Wie würdest du es in zwei Sätzen formulieren?