Make-or-Buy: interne und externe Dienstleister vergleichen

Zwei Angebote, keine Vergleichsbasis

Was kostet weniger: 890 Euro monatlich für ein gemietetes SaaS-System oder 45.000 Euro für eine Eigenentwicklung? Deine Teamleiterin Marta legt dir am Montag um 13:45 Uhr beide Angebote auf den Tisch. Bis Freitag braucht die Geschäftsführung eine Empfehlung. Das Problem: Die Zahlen lassen sich nicht direkt vergleichen. In der IT-Kalkulation fehlen Hosting, Wartung und Personalkosten. Im SaaS-Angebot stehen Transaktionsgebühren nur im Kleingedruckten. Eine falsche Empfehlung kann über drei Jahre 40.000 Euro Differenz ausmachen.

Erinnerst du dich an die gewichteten Kriterien der Nutzwertanalyse? Genau hier setzt die Make-or-Buy-Entscheidung an: Du brauchst dieselbe strukturierte Methode, um zwei grundverschiedene Angebote objektiv zu bewerten.

Fünf Kriterien für die Entscheidung

Jede Make-or-Buy-Entscheidung im E-Commerce lässt sich an fünf Kriterien festmachen:

1. Die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) über den Nutzungszeitraum. SaaS bedeutet laufende Gebühren, Eigenentwicklung eine hohe Anfangsinvestition plus Wartung.
2. Verfügbares Know-how im Unternehmen: Kann die interne IT das System entwickeln und pflegen? Ein SaaS-Anbieter bringt das Know-how mit.
3. Die Time-to-Market: Eigenentwicklung dauert Monate, ein SaaS-System ist oft in Wochen einsatzbereit.
4. Der Grad der Abhängigkeit vom Anbieter (Vendor Lock-in): SaaS bindet dich an Vertragslaufzeiten und Preiserhöhungen. Die Eigenentwicklung gehört dir.
5. Ob das System mit steigenden Bestellzahlen skaliert: SaaS wächst automatisch mit, interne Systeme brauchen manuelle Anpassung.

Erst wenn du alle fünf Kriterien mit konkreten Zahlen und Einschätzungen füllst, werden Martas zwei Dokumente vergleichbar.

🤔 Frage dich: Wie hoch schätzt du die jährlichen Gesamtkosten des SaaS-Angebots, wenn du neben den 890 Euro Monatsgebühr auch 1,5 % Transaktionsgebühren auf 500.000 Euro Jahresumsatz einrechnest?

Die Bewertungsmatrix für Martas Fall

Um Martas Angebote vergleichbar zu machen, überträgst du die fünf Kriterien in eine Bewertungsmatrix. Jedes Kriterium bekommt eine Gewichtung, beide Optionen Punkte von 1 (schlecht) bis 5 (sehr gut):

Multiplizierst du Gewicht mal Punktzahl und addierst die Ergebnisse, landest du bei 3,35 (intern) und 3,65 (SaaS). Der SaaS-Anbieter liegt mit 0,3 Punkten vorn.

Was die Punktdifferenz bedeutet

Der Vorsprung von 0,3 Punkten ist knapp. Gewichtet die Geschäftsführung Abhängigkeit stärker (z.B. 35 % statt 25 %), kippt das Ergebnis zugunsten der Eigenentwicklung. Die Gewichtung entscheidet genauso stark wie die Punktvergabe selbst.

Für Martas Empfehlung heißt das: Nenne nicht nur das Ergebnis, sondern lege die Gewichtungsannahmen offen. Die Geschäftsführung muss wissen, welche Priorisierung hinter der Zahl steckt und dass eine andere Gewichtung das Ergebnis kippen kann.

🧑‍🏫 Erkläre es im Kopf: Stell dir vor, du erklärst einer neuen Auszubildenden Person, warum die Bewertungsmatrix allein nicht reicht und welche zusätzliche Information die Geschäftsführung braucht - wie formulierst du das in zwei Sätzen?

Kosten über drei Jahre: Miete vs. Eigenentwicklung

Zurück zu Martas Entscheidung. Du ergänzt die fehlenden Kostenpositionen und rechnest über 36 Monate:

Das SaaS-System: 890 Euro Monatsgebühr plus 1,5 % Transaktionsgebühren. Bei 500.000 Euro Jahresumsatz sind das rund 18.200 Euro pro Jahr, also etwa 54.500 Euro in drei Jahren.

Die Eigenentwicklung: 45.000 Euro Entwicklung plus 500 Euro monatlich für Hosting und Wartung. Über drei Jahre: rund 63.000 Euro.

Auf den ersten Blick gewinnt SaaS. Aber: Steigt der Umsatz auf eine Million Euro, verdoppeln sich die Transaktionsgebühren auf 15.000 Euro pro Jahr. Die internen Kosten bleiben gleich. Ab diesem Umsatzvolumen wird das SaaS-Modell teurer als die Eigenentwicklung.

Martas Empfehlung an die Geschäftsführung

Für Martas Händler mit Wachstumsplänen lautet die Empfehlung: kurzfristig SaaS, mittelfristig prüfen. Drei qualitative Argumente stützen das:

1. Die interne IT hat aktuell kein E-Commerce-Know-how. Eine Eigenentwicklung würde Monate dauern und Ressourcen binden.
2. Das SaaS-System ist in Wochen einsatzbereit. Jeder Monat ohne funktionierenden Shop kostet entgangenen Umsatz.
3. Nach zwei Jahren lohnt eine Neubewertung: Sind die Transaktionsgebühren durch Umsatzwachstum stark gestiegen, kann ein Wechsel zur Eigenentwicklung wirtschaftlich sinnvoll werden.

Marta kann der Geschäftsführung am Freitag eine Empfehlung vorlegen, die auf Zahlen, qualitativen Argumenten und einem klaren Prüfzeitpunkt basiert.

📝 Fasse mental zusammen: Welche drei Schritte brauchst du, um aus zwei unvergleichbaren Angeboten eine fundierte Make-or-Buy-Empfehlung zu formulieren?