Wie findest du heraus, wo 200 Euro Rinderfilet geblieben sind?
Samstag, 15:15 Uhr: Inventur im Lagerbereich
Samstagnachmittag, 15:15 Uhr. Du stehst mit Klemmbrett und Waage im Lagerbereich. Heute ist körperliche Inventur. Der Auslöser: Gestern Abend nach dem Service fehlten 4 kg Rinderfilet im Kühlhaus. Laut Warenwirtschaft sollten 12 kg da sein, die Waage zeigte 8 kg. Das sind gut 200 Euro. Drei Posten haben diese Woche mit Rinderfilet gearbeitet, die Lieferscheine liegen unsortiert im Büro.
Erinnerst du dich an die FIFO-Etiketten mit Anbruchdatum und Verbrauchsdatum? Genau hier setzt die Inventur an: Sie prüft, ob die tatsächlichen Bestände mit den gebuchten Zahlen übereinstimmen. Ohne diese Prüfung bleibt unklar, wo Ware verschwindet.
Wie erfasst du jeden Artikel so, dass am Ende kein Kilo und kein Euro fehlt?
Zählen, wiegen, umrechnen
Bei der körperlichen Inventur erfasst du jeden Artikel physisch, nicht aus dem System:
- Ganze Einheiten zählen: Dosen, Flaschen, Kartons. Stück für Stück.
- Lose Ware wiegen: Fleisch, Gemüse, Käse kommen auf die Waage. Beim Rinderfilet hat genau das die Differenz aufgedeckt.
- Angebrochene Gebinde schätzen und umrechnen: Eine Cognac-Flasche (0,7 L) ist noch zu 30 % gefüllt. 0,7 L × 0,30 = 0,21 L. Bei 85 Euro pro Liter ergibt das einen Restwert von 17,85 Euro.
Jeder Artikel bekommt in der Inventurliste zwei Einträge: Menge und Wert. Nur so lässt sich der Ist-Bestand mit dem Soll-Bestand vergleichen.
⚖️ Vergleich im Kopf: Was passiert, wenn du dich beim Rinderfilet nur auf die Zahl im Warenwirtschaftssystem verlässt, statt selbst zu wiegen?
Woher kommt die Differenz, und welche Methode passt wann?
Vier Ursachen systematisch prüfen
Die 4 kg Rinderfilet sind weg. Jetzt brauchst du eine systematische Ursachenanalyse. Vier typische Gründe für Inventurdifferenzen:
- Drei Posten schneiden jeweils 20 g zu viel pro Portion. Bei 50 Portionen fehlen schon 3 kg. Das ist Fehlportionierung.
- Eine Lieferung wurde angenommen, aber nicht eingebucht. Oder ein Warenausgang doppelt erfasst: klassischer Buchungsfehler.
- Verderb ohne Dokumentation: Fleisch lag zu lange ungekühlt, wurde entsorgt, aber nicht im System erfasst.
- Erst wenn die anderen drei Ursachen ausgeschlossen sind, prüfst du auf Diebstahl.
Für das Rinderfilet prüfst du zuerst die Lieferscheine gegen die Systembuchungen. Dann rechnest du die Portionsgrößen der Woche nach. Zuletzt kontrollierst du die Entsorgungsliste.
Drei Inventurmethoden im Vergleich
Nicht jede Situation verlangt eine komplette Zählung. Drei Methoden stehen zur Verfügung:
Bei der körperlichen Inventur zählst und wiegst du alle Artikel an einem Stichtag. Hoher Aufwand, aber höchste Genauigkeit. Gesetzlich mindestens einmal jährlich Pflicht.
Die Stichprobeninventur prüft nur zufällig ausgewählte Artikel. Das Ergebnis wird statistisch hochgerechnet. Spart Zeit bei großen Betrieben mit vielen Artikeln.
Bei der permanenten Inventur führt das Warenwirtschaftssystem den Bestand laufend mit. Regelmäßige Teilzählungen gleichen die Daten ab. Funktioniert nur, wenn jeder Warenein- und -ausgang konsequent gebucht wird.
Beim Rinderfilet-Problem war die körperliche Inventur der richtige Griff: Der Verdacht auf systematische Verluste erforderte eine vollständige Zählung, keine Stichprobe.
🤔 Frage dich: Dein Kollege sagt: "Wir haben doch ein Warenwirtschaftssystem - wozu sollen wir samstags alles von Hand zählen?" Was antwortest du?
Teste dein Wissen
Nach Abschluss der Inventur zeigt sich: Laut Warenwirtschaft sollten 12 kg Rinderfilet im Wert von 200 Euro vorhanden sein. Du hast aber nur 8 kg gezählt und gewogen — Wert 133 Euro. Wie behandelst du diese Fehlmenge buchhalterisch?