Leergut und Transportgut: Annahme und Rückgabe

400 Euro für Kisten, die längst weg sind

400 Euro Pfandverlust. Das steht auf der Monatsrechnung des Fleischlieferanten. Mittwoch, 20:00 Uhr im Lagerbereich. Du sortierst Leergut, als deine Küchenchefin Carla mit der Rechnung kommt: 45 rote E2-Kisten als nicht zurückgegeben ausgewiesen. Im Keller stehen nur noch 12. Die restlichen 33 hat das Fahrpersonal in den letzten Wochen mitgenommen. Aber auf keinem einzigen Leergutschein (dem Beleg für zurückgegebene Behälter) steht eine Gegenzeichnung.

Erinnerst du dich an den Soll-Ist-Abgleich bei der Wareneingangskontrolle? Genau hier setzt die Leergutrückgabe an, nur in die andere Richtung. Beim Wareneingang prüfst du, was reinkommt. Bei der Rückgabe dokumentierst du, was rausgeht. Fehlt der Nachweis, zahlt der Betrieb für Behälter, die längst beim Lieferanten stehen.

Die gute Nachricht: Das lässt sich vermeiden. Dafür musst du wissen, welche Behälter pfandpflichtig sind und wie die Rückgabe korrekt abläuft.

Fünf Behälter und ihre Pfandregeln

Nicht jeder Behälter kostet Pfand. Fünf Typen musst du unterscheiden:

Die Europalette wird getauscht: Das Fahrpersonal bringt eine volle, nimmt eine leere mit. Die Stückzahl muss stimmen, Geld fließt nicht. Einwegpaletten haben keinen Pfandwert und werden entsorgt.

Pfandpflichtig sind drei Behälter: die rote E2-Fleischkiste (ca. 9 Euro pro Stück), das KEG-Fass (Mehrweg-Bierfass, ca. 30 Euro pro 30-Liter-Fass) und der Mehrwegflaschenkasten (Pfand für Kasten und Flaschen zusammen).

🎬 Vorstellung: Stell dir den Lagerbereich deines Betriebs vor. Wo stehen gerade leere Kisten, Fässer oder Paletten, die auf Abholung warten?

Vier Schritte vom Keller bis zur Verbuchung

Welche Schritte sorgen dafür, dass keine Kiste mehr ohne Nachweis verschwindet? Der Rückgabeprozess hat vier Phasen:

1. Sortiere das Leergut nach Typ und zähle jede Sorte einzeln. Bei KEG-Fässern: prüfe, ob das Fass wirklich leer ist (Restinhalt gilt nicht als Leergut).
2. Trage auf dem Leergutschein Datum, Lieferantenname, Behältertyp und Stückzahl ein. Pro Lieferant ein eigener Schein.
3. Lass die fahrende Person gegenzeichnen. Beide Seiten unterschreiben. Ohne Gegenzeichnung ist der Schein wertlos.
4. Trage die Rückgabe sofort im Warenwirtschaftssystem ein. Nur so stimmt der Saldo bei der Monatsabrechnung.

Warum sofort verbuchen?

Der Leergutschein allein reicht nicht. Liegt er nur in der Schublade, fehlt er bei der nächsten Rechnungsprüfung. Erst die Verbuchung im System stellt sicher, dass die Rückgabe in der Monatsabrechnung erscheint.

Zwei Belege sichern dich ab: der unterschriebene Leergutschein als Papiernachweis und der digitale Eintrag im Warenwirtschaftssystem. Fehlt einer von beiden, hast du eine Lücke.

🤔 Frage dich: Wie würdest du vorgehen, wenn die fahrende Person sich weigert, den Leergutschein zu unterschreiben, obwohl sie die Kisten mitnimmt?

Drei Fehlerquellen und was dagegen hilft

Zurück zu Carlas Rechnung: 33 Kisten ohne Nachweis. Drei typische Fehlerquellen führen zu solchen Leergut-Fehlbeträgen:

1. Keine Zählung vor der Übergabe. Kisten werden mitgenommen, niemand hat vorher gezählt. Auf dem Schein steht eine geschätzte Zahl. Besser: Vor jeder Abholung gemeinsam mit der fahrenden Person zählen.
2. Fehlende Gegenzeichnung. Der Schein wurde ausgefüllt, aber nicht unterschrieben. Der Lieferant erkennt die Rückgabe nicht an. Lösung: Schein erst aus der Hand geben, wenn beide Unterschriften drauf sind.
3. Keine Verbuchung im System. Der Schein liegt in der Schublade, der digitale Eintrag fehlt. Die Regel: Direkt nach der Abholung verbuchen, nicht auf morgen verschieben.

Was Carla jetzt anders macht

Für die 33 fehlenden Kisten kann Carla nur noch beim Lieferanten nachhaken und auf Kulanz hoffen. Die 400 Euro Pfand sind im schlimmsten Fall verloren. Aber ab jetzt gilt: Kein Behälter verlässt den Betrieb ohne gezählten, gegengezeichneten und verbuchten Leergutschein. Drei Minuten Aufwand pro Abholung sparen am Monatsende hunderte Euro.

🧑‍🏫 Erkläre es im Kopf: Stell dir vor, du erklärst einer neuen Auszubildenden Person in drei Sätzen, warum der Leergutschein bei jeder Abholung ausgefüllt und unterschrieben werden muss. Wie formulierst du das?