Belegarten und ihre Funktion

380 Euro Vorsteuer, verloren

380 Euro Vorsteuerabzug verloren, weil auf einer Rechnung zwei Angaben fehlen. Deine Ausbilderin Nikos breitet am Dienstagvormittag in der Buchhaltungs-Schulung zwölf Eingangsrechnungen auf dem Tisch aus. Eine davon über 2.380 Euro hat weder Steuernummer noch Lieferdatum. Zu einer weiteren Buchung existiert gar kein Beleg, nur ein handschriftlicher Zettel mit dem Vermerk "Ware kam Montag".

Nikos fragt dich: "Was davon darfst du verbuchen?"

Erinnerst du dich an den Informationsfluss als einen der vier Werteströme? Genau hier setzen Belege an. Sie dokumentieren jeden Geschäftsvorfall und machen ihn für die Buchhaltung nachprüfbar.

Acht Belegarten im Überblick

Belege lassen sich in zwei Gruppen einteilen:

Von außen kommen externe Belege in dein Unternehmen: Eingangsrechnungen von Lieferanten, Lieferscheine, Kontoauszüge der Bank und Quittungen.

Belege, die du selbst erstellst, sind interne Belege: Ausgangsrechnungen an Kunden, Gutschriften, Kassenbons aus der eigenen Kasse und Eigenbelege (wenn ein Originalbeleg verloren ging).

Der Grundsatz lautet: Keine Buchung ohne Beleg. Jeder Geschäftsvorfall braucht einen dokumentierten Nachweis. Fehlt der Beleg, darf die Buchung nicht ins System. Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt Buchungen ohne Beleg streichen, mit Steuernachzahlungen und Zinsen als Folge.

🤔 Frage dich: Wie würdest du vorgehen, wenn ein Lieferant dir keine Rechnung geschickt hat, du aber sicher weißt, dass die Ware angekommen ist?

Pflichtangaben nach § 14 UStG

Zehn Pflichtangaben schreibt § 14 Abs. 4 UStG für jede Rechnung vor. Fehlt auch nur eine, riskierst du den Vorsteuerabzug:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
2. Name und Anschrift des Empfängers
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
4. Ausstellungsdatum
5. Fortlaufende Rechnungsnummer
6. Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art der Leistung
7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
8. Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie vereinbarte Entgeltminderungen (z.B. Skonto)
9. Steuersatz und Steuerbetrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
10. Hinweis „Gutschrift" (in den Fällen des Gutschriftsverfahrens, § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG)

📌 Sonderfall Kleinbetragsrechnung (≤ 250 € brutto): Nach § 33 UStDV genügen vereinfachte Angaben (1, 4, 6, 8, 9). Für die Online-Shop-Praxis bei vielen Kleinpaketen entscheidend.

📌 E-Rechnungspflicht im B2B seit 01.01.2025 (Wachstumschancengesetz, § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n.F.): inländische B2B-Umsätze müssen elektronisch in einem strukturierten Format (z.B. XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1) ausgestellt werden. Empfangs­pflicht gilt sofort; Übergangsfrist für die Ausstellungs­seite läuft je nach Unternehmensgröße bis 31.12.2026 bzw. 31.12.2027.

Nikos' Rechnung unter der Lupe

Zurück zu Nikos' Problemrechnung über 2.380 Euro: Es fehlen die Steuernummer (Nr. 3) und das Lieferdatum (Nr. 7). Beide Mängel haben umsatzsteuerliche Folgen:

• Ohne Steuernummer oder USt-IdNr. ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Die 380 Euro Umsatzsteuer bleiben als Kosten im Unternehmen.
• Ohne Lieferdatum kann das Finanzamt die zeitliche Zuordnung der Leistung nicht prüfen. Auch das gefährdet den Vorsteuerabzug.
• Fehlt zusätzlich die Leistungsbeschreibung (Nr. 6), lässt sich nicht einmal nachvollziehen, wofür gezahlt wurde.

Die Lösung: Eine korrigierte Rechnung beim Lieferanten anfordern. Erst wenn alle zehn Angaben vollständig sind, darfst du buchen und die Vorsteuer geltend machen. So bleiben die 380 Euro im Unternehmen.

🧑‍🏫 Erkläre es im Kopf: Stell dir vor, du erklärst einer neuen Auszubildenden Person, warum ein handschriftlicher Zettel mit "Ware kam Montag" kein gültiger Beleg ist und was stattdessen nötig wäre. Wie formulierst du das in zwei Sätzen?