Kaufmännisches Mahnverfahren

42 offene Posten, kein Plan

Woran erkennst du bei 42 offenen Posten, welcher die erste Mahnung braucht und welcher die dritte?

Montagnachmittag, 14:30 Uhr in der Buchhaltung. Du öffnest den Mahnlauf im ERP-System. 42 Positionen leuchten rot. Manche Rechnungen sind seit drei Wochen überfällig, andere seit acht. Deine Ausbilderin ist bis morgen im Außendienst. Gerade hat ein Kunde angerufen: Die Verzugszinsen auf seiner Mahnung seien zu hoch. Im System findest du keine Notiz, ob er vorher schon gemahnt wurde.

Bei einigen Posten war die Rechnung an Unternehmen gerichtet und seit über 30 Tagen fällig. Dort ist der Verzug längst eingetreten, ganz ohne Mahnung. Bei anderen fehlt eine kalendergemäße Frist, und ohne vorherige Mahnung gibt es keinen Verzug.

Falsche Mahnstufe? Rechtlich wirkungslos. Falsche Zinsen? Beschwerden und Vertrauensverlust. Jeder Tag ohne korrekte Mahnung verzögert den Zahlungseingang.

Drei Stufen bis zum Gericht

Das kaufmännische Mahnverfahren folgt typischerweise drei Stufen:

1. Zuerst kommt die Zahlungserinnerung: freundlicher Ton, Hinweis auf die offene Rechnung, neue Frist von 7 bis 10 Tagen. Noch keine Zinsforderung.
2. Bleibt die Zahlung aus, folgt die zweite Mahnung: bestimmter Ton, erneute Fristsetzung, jetzt mit Verzugszinsen und Mahngebühren.
3. Die letzte Mahnung setzt eine klare Frist und droht das gerichtliche Mahnverfahren an. Zahlt die Kundschaft auch jetzt nicht, folgt der Mahnbescheid beim Amtsgericht.

Diese drei Stufen sind keine gesetzliche Pflicht. Rechtlich reicht eine einzige Mahnung, um den Verzug auszulösen. Die Abstufung ist kaufmännische Praxis, weil sie Geschäftsbeziehungen schont und die Zahlungsbereitschaft fördert.

🎬 Vorstellung: Stell dir vor, du sitzt allein am Bildschirm. 42 rote Zeilen, keine Kollegin in Reichweite. Welche Information im System brauchst du als Erstes, um jedem Posten die richtige Mahnstufe zuzuordnen?

Vom offenen Posten zur fertigen Mahnung

Um die 42 offenen Posten systematisch abzuarbeiten, folgst du fünf Schritten:

1. Sortiere offene Posten nach Fälligkeitsdatum. Die am längsten überfälligen haben Priorität.
2. Prüfe die Mahnhistorie: Welche Mahnstufe wurde zuletzt versendet, und wann? Das System zeigt dir beides.
3. Ordne die richtige Mahnstufe zu. Keine vorherige Mahnung? Dann Zahlungserinnerung. Zweite Mahnung versendet und Frist abgelaufen? Dann letzte Mahnung.
4. Das ERP generiert den Mahntext mit Rechnungsnummer, offenem Betrag, neuer Frist und ab Stufe 2 den Verzugszinsen.
5. Nach dem Versand speichert das System Datum und Mahnstufe. Diese Dokumentation ist entscheidend, falls es zum Gerichtsverfahren kommt.

Der Kunde ohne Mahnhistorie

Erinnerst du dich an den Kunden, der wegen der Verzugszinsen angerufen hat? Im System fehlt jede Mahnhistorie. Du kannst nicht nachvollziehen, ob er eine Zahlungserinnerung bekommen hat.

Prüfe zuerst Rechnungsdatum und Zahlungsfrist. War es ein Geschäftskunde und die Rechnung ist seit über 30 Tagen fällig, ist der Verzug auch ohne Mahnung eingetreten. Trotzdem startest du im kaufmännischen Verfahren mit Stufe 1, wenn keine vorherige Mahnung dokumentiert ist. Der Grund: Vor Gericht musst du nachweisen, dass du ordnungsgemäß gemahnt hast. Ohne Dokumentation fehlt dieser Nachweis.

🔮 Bevor du weiterliest: Der Kunde schuldet 3.200 Euro seit 60 Tagen. Er ist Geschäftskunde. Schätze, ob die korrekten Verzugszinsen eher bei 20 Euro, 55 Euro oder 150 Euro liegen.

So berechnest du Verzugszinsen

Die Formel für Verzugszinsen:

Rechnungsbetrag x Zinssatz x Verzugstage / 365

Der Zinssatz setzt sich aus zwei Teilen zusammen:

• Geschäft mit Verbraucher:innen (B2C): Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte
• Geschäft zwischen Unternehmen (B2B): Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte

Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank zum 01.01. und 01.07. jedes Jahres auf bundesbank.de/basiszinssatz. Stand 01.01.2026: 1,27 %. Schlage den Wert vor jeder Mahnung dort frisch nach.

Beispiel: Ein Geschäftskunde schuldet 5.000 Euro seit 45 Tagen. Zinssatz: 1,27 % + 9 % = 10,27 %. Rechnung: 5.000 x 0,1027 x 45 / 365 = 63,30 Euro Verzugszinsen.

War die Mahnung an den Kunden korrekt?

Zurück zum Kunden, der wegen der Zinshöhe angerufen hat. Seine Rechnung über 3.200 Euro war an ein Unternehmen gerichtet. Fällig seit 60 Tagen, Basiszinssatz 1,27 % (Stand 01.01.2026).

Prüfung: 3.200 x (1,27 % + 9 %) x 60 / 365 = 3.200 x 0,1027 x 60 / 365 = 54,02 Euro.

Hinweis B2B-Mahnpauschale: Neben den Verzugszinsen kann der Gläubiger bei B2B-Forderungen zusätzlich eine Pauschale von 40 € nach § 288 Abs. 5 BGB verlangen (ohne Nachweis konkreter Schäden). Sie wird auf Rechtsverfolgungskosten angerechnet (§ 288 Abs. 5 S. 3 BGB). Bei B2C-Forderungen gilt diese Pauschale nicht.

Steht auf der Mahnung ein höherer Betrag, wurde entweder der falsche Zinssatz verwendet (B2C statt B2B oder umgekehrt), oder die Verzugstage stimmen nicht. Genau das prüfst du jetzt im System: Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Verzugsbeginn, angewandter Zinssatz.

Du kannst dem Kunden eine nachvollziehbare Antwort geben, statt auf morgen zu vertrösten. Und die 41 anderen Posten arbeitest du mit derselben Systematik ab.

🤔 Frage dich: Was passiert, wenn du bei einer Verbraucherin versehentlich den B2B-Zinssatz (Basiszins + 9 Prozentpunkte) statt den B2C-Satz (Basiszins + 5 Prozentpunkte) ansetzt?