Medien für Präsentationen auswählen und einsetzen

Camille hat 48 Stunden und zwölf Leute

Camille klickt sich durch die neue Retourenfunktion im Shop-Backend. Ihre Teamleiterin hat gerade gesagt: "Erklär bis Freitag dem Kundenservice, wie das läuft. Zwölf Leute, nicht alle gleichzeitig da." Am Montag laufen die ersten Retouren über das neue System.

Versteht jemand den Ablauf nicht, landen fehlerhafte Retouren bei Kund:innen. Jede Rückfrage kostet zehn Minuten. Bei zwölf Leuten: schnell zwei Stunden verlorene Arbeitszeit.

Die adressatengerechte Aufbereitung einer Präsentation ist die Grundlage für den nächsten Schritt: das passende Medium wählen. PowerPoint mit Screenshots? Ein Screencast-Video? Live vorführen? Oder ein interaktives Dashboard?

Vier Tools und ihre Stärken im Online-Handel

Vier digitale Tools decken die häufigsten Präsentationssituationen im E-Commerce ab:

1. PowerPoint oder Google Slides eignen sich für Kampagnen-Reporting und Sortimentsplanung. Jeder kennt das Format, es funktioniert offline. Nachteil: Exportierte Daten veralten sofort.
2. Mit dem Screencast-Tool Loom nimmst du Bildschirm und Stimme gleichzeitig auf. Ideal für Onboarding und Tool-Schulungen. Das Video ist beliebig oft abrufbar, aber Rückfragen gehen nicht in Echtzeit.
3. Das digitale Whiteboard Miro bringt Teams in Echtzeit zusammen. Brainstorming oder gemeinsame Sortimentsplanung funktionieren hier. Voraussetzung: Alle müssen das Tool bedienen können.
4. Für automatisiertes Verkaufszahlen-Reporting nutzt du Looker Studio. Daten aktualisieren sich direkt aus der Quelle. Der Einrichtungsaufwand ist hoch, danach läuft das Reporting ohne manuellen Export.

🤔 Frage dich: Schätze: Wie viele Minuten spart Camille insgesamt, wenn sie statt zwölf Einzelgesprächen à zehn Minuten ein dreiminütiges Screencast-Video dreht?

In drei Schritten zum fertigen Video

Für Camilles Retourenfall ist ein Screencast die beste Wahl: asynchron, wiederholbar, visuell. So gehst du vor:

Zuerst schreibst du ein Drehbuch. Teile den Workflow in maximal fünf Szenen. Pro Szene notierst du, was der Bildschirm zeigt, was du dazu sagst und welcher Übergang folgt. Drei Minuten Video bedeuten etwa 400 Wörter Sprechertext.

Dann startest du die Aufnahme in Loom oder einem vergleichbaren Tool. Bildschirmaufnahme und Mikrofon aktivieren, langsam sprechen, Szene für Szene dem Drehbuch folgen. Lieber zwei kurze Durchläufe als ein perfekter.

Zum Schluss prüfst du das Ergebnis. Stimmt die Reihenfolge? Sind alle Klicks sichtbar? Pausen oder Versprecher kürzen, dann den Link per Chat oder E-Mail teilen.

Drei Kriterien für die richtige Medienwahl

Nicht jedes Medium passt zu jeder Situation. Drei Kriterien helfen bei der Entscheidung:

Wer schaut zu? Die Zielgruppe bestimmt die Komplexität. Technisch versierte Kolleg:innen kommen mit einem Dashboard zurecht. Ein gemischtes Team braucht etwas Zugänglicheres wie ein Video.

Soll das Publikum mitarbeiten? Der Grad an Interaktivität entscheidet über das Format. Brainstorming braucht Miro. Eine Schulung funktioniert besser als abrufbares Video.

Wie schnell ändern sich die Daten? Die Aktualität gibt den Ausschlag beim Reporting. Täglich wechselnde Verkaufszahlen gehören in ein Live-Dashboard. Eine einmalige Erklärung reicht als Screencast.

🧑‍🏫 Erkläre es im Kopf: Eine neue Person im Team fragt: "Wann nehme ich ein Video und wann eine PowerPoint?" Wie erklärst du den Unterschied in zwei Sätzen?

Drei Szenarien, drei Entscheidungen

Jetzt wendest du die drei Kriterien auf konkrete Situationen an:

1. Monatliches Verkaufszahlen-Reporting: Die Geschäftsführung will Zahlen sehen, nicht mitarbeiten. Daten ändern sich monatlich. Looker Studio zieht aktuelle Werte automatisch ins Dashboard. PowerPoint wäre beim nächsten Meeting veraltet.
2. Schulung der neuen Retourenfunktion: Zwölf Leute sollen einen Workflow eigenständig anwenden. Einmalige Erklärung, kein Live-Zugriff nötig. Ein Screencast mit Loom löst das. Alle schauen, wann sie Zeit haben.
3. Brainstorming für die Black-Friday-Kampagne: Marketing und Einkauf sammeln gemeinsam Ideen. Hohe Interaktivität, Ergebnisse entstehen live. Miro ermöglicht gleichzeitiges Arbeiten mit Haftnotizen und Abstimmungen.

Camilles Lösung

Camilles Retourenfall ist Szenario 2. Zwölf Leute, nicht alle gleichzeitig da, einmaliger Workflow. Der Screencast löst alle drei Anforderungen: Die Zielgruppe kann asynchron zuschauen. Keine Interaktivität nötig. Die Erklärung bleibt aktuell, solange sich der Workflow nicht ändert.

Ergebnis: kein Einzelgespräch, keine Terminsuche für zwölf Kalender. Drei Minuten Video, einmal aufgenommen, zwölfmal angesehen. Am Montag läuft das neue System.

📝 Fasse mental zusammen: Geh die vier Tools im Kopf durch und ordne jedem seine Kernstärke zu. Welches würdest du in deinem Ausbildungsbetrieb am häufigsten einsetzen?