Aufwandsschätzung

Olena deckt auf

Olena deckt die Planning-Poker-Karten auf: 2, 5, 13 und 20. Vier Teammitglieder, vier völlig verschiedene Zahlen für dasselbe Express-Checkout-Feature. Samstag, 11:00 Uhr, Planungs-Workshop. Auf dem Whiteboard hängt die Feature-Liste fürs Weihnachtsgeschäft. Drei Sprints bleiben bis zum Go-Live am 1. November, und allein der November brachte letztes Jahr 28 Prozent des Jahresumsatzes.

Erinnerst du dich an die Arbeitspakete im Projektstrukturplan? Genau hier setzt die Aufwandsschätzung an: Jedes Paket braucht eine realistische Zahl, bevor es in den Sprint wandert. Aber wie findest du heraus, welche der vier Karten der Realität am nächsten kommt?

Planning Poker in fünf Schritten

Planning Poker nutzt die Fibonacci-Skala (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21) statt exakter Stunden. Die Zahlen drücken relative Komplexität aus: Eine 5er-Story ist ungefähr doppelt so aufwendig wie eine 3er.

Der Ablauf:

1. Product Owner liest eine User Story vor und beantwortet Rückfragen.
2. Jedes Teammitglied wählt verdeckt eine Karte.
3. Alle decken gleichzeitig auf.
4. Die Personen mit der höchsten und niedrigsten Karte begründen ihre Einschätzung.
5. Das Team schätzt erneut, bis ein Konsens entsteht.

Bei Olenas Team erklärt die Person mit der 20: "Ich rechne mit einer neuen Payment-Schnittstelle." Die Person mit der 2: "Ich dachte, wir nutzen die bestehende API." Genau dieser Austausch deckt verborgene Annahmen auf, die sonst erst mitten im Sprint auffallen.

🎬 Vorstellung: Du sitzt in Olenas Workshop. Deine Karte zeigt eine 8, alle anderen haben eine 3 gewählt. Welche Annahme steckt hinter deiner höheren Schätzung?

Drei Methoden, drei Einsatzfelder

Planning Poker hat Olenas Team geholfen, Annahmen offenzulegen. Aber ist es immer die richtige Wahl? Neben Planning Poker gibt es zwei weitere Verfahren.

Die Analogieschätzung leitet den Aufwand aus vergleichbaren, abgeschlossenen Projekten ab. Sie ist schnell und basiert auf realen Zahlen. Bei völlig neuartigen Vorhaben fehlt allerdings die Vergleichsbasis, und die Ergebnisse werden unzuverlässig. Im E-Commerce eignet sie sich gut für die Budgetplanung eines Shop-Relaunches, wenn ein ähnlicher Relaunch dokumentiert ist.

Die Expertenschätzung stützt sich auf das Fachwissen einzelner Spezialist:innen. Sie funktioniert ohne Teamrunde und liefert schnelle Richtwerte. Einzelne Personen neigen jedoch dazu, den Aufwand zu unterschätzen - dieses Phänomen nennt sich Optimismus-Bias. Typischer Einsatz ist die technische Machbarkeitsbewertung für eine neue Zahlungsintegration.

🔮 Bevor du weiterliest: Olenas Unternehmen plant die Migration auf ein komplett neues Shopsystem. Niemand im Team hat so eine Migration je durchgeführt. Welche der drei Methoden fällt als Hauptmethode aus?

Wann die Vergleichsbasis fehlt

Die Analogieschätzung fällt aus. Ohne dokumentiertes Vergleichsprojekt fehlt die Datenbasis. In diesem Fall kombiniert das Team Planning Poker für die einzelnen User Stories mit einer Expertenschätzung für die technische Gesamtarchitektur.

Die Faustregel: Je neuartiger das Projekt, desto wichtiger wird die Teamdiskussion. Je ähnlicher es einem abgeschlossenen Vorhaben ist, desto mehr kannst du dich auf historische Daten stützen.

Drei Risikofaktoren, drei Puffer

Olenas Team hat sich nach drei Diskussionsrunden auf 8 Story Points für das Express-Checkout geeinigt. Aber reicht die reine Schätzung als Planungsgrundlage? Drei Risikofaktoren sprechen dagegen.

Bei einem 4-Personen-Team über 6 Wochen (3 Sprints) kalkulierst du mit mindestens einem Krankheitsausfall von einer Woche. Das sind rund 4 Prozent der Gesamtkapazität.

Der Payment-Dienstleister hat in den letzten drei Releases durchschnittlich 3 Tage Verzug geliefert. Für externe Abhängigkeiten planst du deshalb 5 Arbeitstage Puffer ein, etwa 10 Prozent.

Der Checkout muss unter Black-Friday-Last funktionieren. Lasttests mit Setup, Durchführung und Bugfixing haben beim letzten Release 8 Personentage gekostet, also weitere 8 Prozent.

Den Puffer begründen statt raten

Addiert ergeben die drei Faktoren einen Gesamtpuffer von rund 22 Prozent auf die reine Entwicklungsschätzung. Ein pauschales "10 Prozent obendrauf" hätte nur die Hälfte abgedeckt.

Entscheidend ist: Jeder Puffer lässt sich mit konkreten Zahlen begründen. Krankheitsstatistik, Lieferanten-Historie, Erfahrungswerte aus dem letzten Release. Wer diese Daten im Workshop vorlegt, bekommt den Puffer genehmigt. Wer nur "Bauchgefühl" sagt, nicht.

Bei einem Projekt, dessen Deadline den umsatzstärksten Monat bestimmt, ist ein zu knapper Puffer teurer als ein zu großzügiger. Die 28 Prozent Jahresumsatz aus dem November machen das Risiko messbar.

🤔 Frage dich: Wie viel Prozent Puffer würdest du einplanen, wenn das Team statt 4 nur 2 Personen hätte und der Go-Live-Termin am 1. November unverändert bliebe?