Abweichungen bei Versandpapieren

18 statt 20 - und das Fahrpersonal drängt

Zwei Kartons fehlen auf der Palette, und in zehn Minuten soll der LKW vom Hof - was tust du zuerst?

Deine Kollegin Hà hat gerade am Verladetor den Abgleich gemacht. Donnerstagvormittag, 10:30 Uhr, Warenausgang. 18 Kartons auf der Palette, 20 auf dem Lieferschein. Warenwert der fehlenden Stücke: rund 1.200 Euro. Von draußen klopft es gegen die Bordwand. Die Schichtleitung geht nicht ans Telefon.

Aus der Praxis kennst du bereits die fünf Prüfschritte beim Versandpapier-Abgleich. Genau bei der Packstückzahl hat Hà die Abweichung entdeckt. Aber Entdecken allein reicht nicht. Ohne die richtigen Schritte fährt der LKW mit falschen Papieren vom Hof - und es gilt nach §438 HGB die Vermutung, die Ware sei vollständig übergeben worden. Die Beweislast für eine fehlende Anzahl Kartons liegt dann praktisch bei eurem Betrieb.

Sechs Schritte, bevor der LKW losfährt

So geht Hà vor - sechs Schritte in genau dieser Reihenfolge:

1. Das Fahrpersonal informieren, dass die Verladung nicht freigegeben ist. LKW stoppen.
2. Palette systematisch nachzählen. Vielleicht stehen zwei Kartons noch im Kommissionierbereich.
3. Schichtleitung erneut anrufen. Bei Nichterreichbarkeit: nächsthöhere Ebene kontaktieren.
4. Versandleitung einschalten. Die entscheidet über Teillieferung oder Nachladen.
5. Menge auf dem Lieferschein korrigieren, Vermerk auf dem Frachtbrief eintragen.
6. Interne Abweichungsmeldung ausfüllen, Foto der Palette mit Zeitstempel.

Erst nach Schritt 6 gibt Hà die Abfahrt frei. Die Logik: Zuerst den LKW sichern (1-2), dann eskalieren (3-4), dann Papiere und System korrigieren (5-6).

🔮 Bevor du weiterliest: Was wäre passiert, wenn Hà den LKW ohne Korrektur der Papiere hätte fahren lassen?

Vor Abfahrt vs. nach Abfahrt

Fährt der LKW mit falschen Papieren ab, kippt die Lage. Vier Kriterien zeigen den Unterschied:

Vor Abfahrt steht die Palette noch da. Die Beweisbarkeit ist eindeutig: Foto, Zeugen, Nachzählung am Tor. Nach Abfahrt muss euer Betrieb beweisen, dass die Kartons nie verladen wurden.

Die Haftung lässt sich vor Abfahrt sofort klären. Danach ist offen, ob ein Ladefehler oder ein Transportverlust vorliegt. Diese Unklarheit nutzt im Zweifel der Frachtführer.

Vor Abfahrt kostet die Korrektur nur Zeit. Danach kann der Empfänger neben dem Warenwert auch Vertragsstrafen geltend machen - die Schadensersatzhöhe steigt erheblich.

Der Aufwand wächst von 20 Minuten am Tor auf Wochen mit Schriftverkehr.

Vier Dokumente, die euren Betrieb absichern

Jede Versandabweichung erzeugt vier Dokumentationspflichten:

1. Auf dem Frachtbrief einen Vermerk eintragen ("2 Kartons fehlen, Teillieferung"). Ohne ihn gilt nach §438 HGB die Vermutung, dass die Ware ordnungsgemäß übergeben wurde (keine reine Beweislastumkehr - die Vermutung ist widerlegbar, aber praktisch schwer zu kippen). Reklamationsfristen: im Inlandsverkehr §438 HGB - äußerlich erkennbare Schäden bei Ablieferung anzeigen, verdeckte Schäden binnen 7 Tagen; im internationalen Verkehr Art. 30 CMR (verdeckte Schäden 7 Werktage, Lieferfristüberschreitung 21 Tage).
2. Ein internes Schadensprotokoll anlegen: Fotos mit Zeitstempel, Beschreibung der Abweichung. Grundlage für jede spätere Schadensersatzforderung.
3. Im Warenwirtschaftssystem eine Abweichungsmeldung erfassen. Ohne sie zeigt der Bestand die zwei Kartons als "versendet" an - die nächste Inventur ergibt eine unerklärte Differenz.
4. Den Empfänger per Kundenmitteilung vorab informieren, dass nur 18 statt 20 Kartons ankommen.

Zurück zu Hà am Verladetor: Alle sechs Schritte wurden vor Abfahrt abgearbeitet, alle vier Belege liegen vor. Die 1.200 Euro bleiben ein lösbares Logistikproblem, kein Rechtsstreit.