Lagersoftware im Arbeitsalltag

System sagt Platz 12-C-04. Regal sagt: falsch.

Donnerstag, 14:20 Uhr im Kühllager. Dein WMS zeigt für einen Eilauftrag Platz 12-C-04 an: Charge 2841, MHD 18. Juni. Du stehst vor dem Regal. Dort steht Charge 2897, MHD 30. September.

Jemand hat gestern falsch eingebucht. Charge 2841 steckt irgendwo im Lager, aber das System kennt ihren echten Standort nicht. 40 Kartons Frischware drohen unbemerkt zu überaltern: rund 1.200 Euro Verlust und eine FIFO-Verletzung, die bei der nächsten Reklamation auffliegt.

Wie konnte das passieren, obwohl das WMS genau solche Fehler verhindern soll?

Drei Funktionen, die FIFO im System absichern

Drei Systemfunktionen greifen ineinander, damit FIFO automatisch funktioniert:

1. Jede Palette erhält über die Chargenverwaltung eine eigene Nummer. Das System verknüpft Charge, Artikel und Lagerplatz. Ohne diese Verknüpfung wäre eine gezielte Auslagerung nach Alter unmöglich.
2. Bei der Einlagerung generiert das WMS einen Lagerplatzvorschlag, der ältere Chargen zugänglich hält. Neue Ware kommt weiter hinten oder oben ins Regal.
3. Bei der Auslagerung greift die MHD-Überwachung: Das System sortiert automatisch nach dem frühesten Mindesthaltbarkeitsdatum. Die Charge mit dem kürzesten MHD wird zuerst vorgeschlagen.

Moderne WMS nutzen GS1-Standards (SSCC für Versandeinheiten, GLN für Lokationen, GTIN für Artikel) für eindeutige Identifikation - das hält Chargen-, Platz- und Artikelinformationen system- und betriebsübergreifend lesbar.

Alle drei Funktionen setzen voraus, dass die Einlagerungsbuchung korrekt ist. Im Fall von Platz 12-C-04 wurde genau diese Voraussetzung verletzt.

⚖️ Vergleich im Kopf: Das WMS schlägt einen Lagerplatz vor, der FIFO sichert. Jemand im Team ignoriert den Vorschlag und stellt die Palette auf den nächsten freien Platz. Was passiert mit der FIFO-Reihenfolge in beiden Fällen?

Drei Folgewirkungen der falschen Buchung

Die falsche Buchung auf Platz 12-C-04 zieht drei Konsequenzen nach sich:

1. Das System zeigt Charge 2841 auf 12-C-04, physisch liegt dort 2897. Diese Bestandsabweichung bedeutet: Jede Abfrage liefert falsche Daten. Nachbestellungen basieren auf einem Phantom.
2. Wird ein Auftrag für Charge 2841 gepickt, steht die kommissionierende Person vor dem falschen Produkt. Solche Kommissionierfehler verzögern den Auftrag oder führen zur Auslieferung der falschen Charge.
3. Bei der nächsten Inventur stimmen Soll- und Ist-Bestand nicht überein. Die Inventurdifferenz muss aufwendig nachrecherchiert werden. Bei verderblicher Ware kann die Charge bis dahin abgelaufen sein.

So bringst du das System wieder in Ordnung

Zurück zu Platz 12-C-04. Drei Schritte bringen das System wieder in Ordnung:

1. Charge 2897 auf 12-C-04 korrekt einbuchen (Umbuchung auf den tatsächlichen Standort).
2. Charge 2841 physisch suchen, Lagerplatz identifizieren und im WMS auf den echten Platz umbuchen.
3. Beide Buchungen mit Korrekturvermerk und Bearbeiter-ID dokumentieren, damit die Änderung bei der Inventur nachvollziehbar bleibt.

Erst wenn beide Chargen am richtigen Platz im System stehen, greift die MHD-Überwachung wieder. Charge 2841 mit MHD 18. Juni rutscht automatisch an die erste Stelle der Auslagerungsliste. Die 1.200 Euro Verlust? Vermieden, weil das FIFO-Prinzip wieder funktioniert.