Dokumentation der Einlagerung

Zwei Paletten, null Daten

Wie kann ein Lagerplatz gleichzeitig frei und belegt sein? Dein Kollege Minh stellt genau diese Frage. Mittwochnachmittag, 15:00 Uhr, WMS-Schulung im Lagerverwaltungsbüro. Der Trainer zeigt auf dem Bildschirm Lagerplatz C-04-02: Status "frei". Dann ein Foto vom selben Platz: zwei Paletten. Jemand aus der Frühschicht hat sie am Montag eingelagert, ohne zu buchen. Artikelnummer, Menge, Charge: alles unbekannt.

Der Platz ist blockiert, die Bestandsdaten falsch. Bei der Inventur nächste Woche tauchen diese Paletten als Differenz auf.

Die Einlagerungsgrundsätze klären, wo ein Artikel hingehört. Jetzt geht es um das Wie: Welche Angaben gehören zu jeder Einlagerungsbuchung, damit solche Geisterbestände gar nicht erst entstehen?

Neun Pflichtangaben in drei Bereichen

Jede Einlagerungsbuchung braucht neun Angaben:

Was wird eingelagert?

1. Artikelnummer
2. Menge (Stückzahl, Gewicht oder Volumen)
3. Chargennummer - wichtig für die Rückverfolgbarkeit bei Reklamationen
4. Mindesthaltbarkeitsdatum (bei verderblicher Ware)
5. Zustandsvermerk (z.B. "einwandfrei", "beschädigt" oder "gesperrt")

Wo liegt es? 6. Lagerplatznummer (z.B. C-04-02)

Wer, wann, woher? 7. Buchungsdatum 8. Bearbeiter-ID 9. Wareneingangsbelegnummer - verknüpft die Einlagerung mit dem Wareneingang

Im WMS scannst du den Barcode, das System schlägt den Lagerplatz vor, du bestätigst und ergänzt fehlende Angaben. Drei Klicks, 30 Sekunden - die Ware existiert im System.

🎬 Vorstellung: Stell dir vor, du stehst mit dem Handscanner vor einem leeren Regalfach. Eine Palette Elektronikbauteile wartet auf dem Hubwagen. Welche der neun Angaben kannst du direkt vom Etikett scannen - und welche trägst du manuell ein?

Vier Unterschiede im Alltag

Manche Betriebe arbeiten noch mit handschriftlichen Lagerkarteikarten. Vier Kriterien zeigen, warum das WMS die bessere Wahl ist.

Bei der Nachvollziehbarkeit speichert das WMS automatisch Zeitstempel und Bearbeiter-ID. Auf einer Karteikarte fehlt oft beides, oder die Handschrift ist nicht lesbar.

Die Echtzeitfähigkeit macht den größten Unterschied: Nach dem Scan ist der Bestand sofort aktuell. Bei der Karteikarte entsteht eine Lücke, bis jemand den Eintrag überträgt.

Beim Thema Fehleranfälligkeit verhindert der Barcode-Scan Zahlendreher und prüft automatisch, ob Artikelnummer und Lagerplatz zusammenpassen. Handschriftliche Einträge haben keine solche Plausibilitätsprüfung.

Für die Inventur liefert das WMS einen Soll-Ist-Vergleich per Knopfdruck. Mit Karteikarten musst du jede einzelne Karte manuell gegen den physischen Bestand abgleichen.

So hätte es bei Minh laufen müssen

Hätte die Frühschicht die Buchung im WMS durchgeführt, wäre Platz C-04-02 als belegt angezeigt worden. Artikelnummer, Menge und Charge wären hinterlegt. Die Inventur nächste Woche hätte keinen Geisterbestand gefunden, sondern einen sauber dokumentierten Posten.

Mit einer Karteikarte wäre das Risiko höher geblieben: Selbst wenn jemand den Eintrag nachträgt, fehlt der automatische Zeitstempel. Bei der Inventur lässt sich dann nicht mehr prüfen, wann die Ware tatsächlich eingelagert wurde.

Drei Klicks hätten das Problem komplett verhindert. Die neun Pflichtangaben sind dein Werkzeug dafür.