Inventurarten: permanent und Stichtagsinventur

80.000 Euro Umsatzverlust - und eine Alternative

80.000 Euro Umsatzverlust in zwei Tagen. 140 Kundenaufträge bleiben liegen. Hanna, Lagerleiterin eines Logistikzentrums, sitzt Montagvormittag um 07:00 Uhr im Lagerverwaltungsbüro und plant die Jahresinventur. Die klassische Stichtagsinventur würde bedeuten: Lager komplett dicht, kein Warenein- oder -ausgang, keine Kommissionierung.

Was passiert, wenn du die Zählwaagen und Messeinrichtungen aus dem Wareneingang für 12.000 Artikelpositionen einsetzen musst - an einem einzigen Stichtag? Es wird eng. Aber es gibt Alternativen.

Vier Inventurarten im Überblick

Das Handelsrecht kennt vier Inventurarten:

1. Stichtagsinventur (§240 Abs. 2 HGB) - der gesamte Bestand wird an einem festen Tag gezählt, das Lager steht still
2. Permanente Inventur (§241 Abs. 2 HGB) - die Zählung verteilt sich über das ganze Geschäftsjahr, der Betrieb läuft weiter
3. Verlegte Inventur (§241 Abs. 3 HGB) - Zählung bis zu 3 Monate vor oder 2 Monate nach dem Bilanzstichtag; Bestand muss durch Fortschreibung oder Rückrechnung auf den Stichtag bezogen werden
4. Stichprobeninventur (§241 Abs. 1 HGB) - erfasst nur einen Teil des Bestands mit anerkannten mathematisch-statistischen Verfahren (95 % Aussagesicherheit, max. 1 % relativer Fehler, max. 2 % Buchwertabweichung)

🔮 Bevor du weiterliest: Welche Voraussetzung muss erfüllt sein, damit das Finanzamt die permanente Inventur akzeptiert - reicht eine Excel-Tabelle?

Vier Voraussetzungen (§241 Abs. 2 HGB i.V.m. R 5.3 EStR und IDW PS 301)

Nein, eine Excel-Tabelle reicht nicht. §241 Abs. 2 HGB erlaubt die permanente Inventur nur dann, wenn ein "den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechendes Verfahren" sichert, dass der Bestand jederzeit nach Art, Menge und Wert feststellbar ist. Wie das operativ aussieht, regeln R 5.3 EStR und IDW PS 301 (Prüfung der Vorratsinventur). Damit das Finanzamt die permanente Inventur akzeptiert, müssen vier Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Lückenlose Bestandsführung - jede Ein- und Auslagerung wird sofort im System erfasst, ohne Zeitverzug
2. Ein geeignetes IT-System wie ein Warenwirtschaftssystem (WMS), das Buchbestände jederzeit aktuell hält
3. Jeder Artikel muss mindestens einmal pro Geschäftsjahr körperlich gezählt werden
4. Vollständige Nachweisführung - alle Zählergebnisse, Abweichungen und Korrekturen werden dokumentiert und prüfbar archiviert

Welches Verfahren passt zu Hannas Kleinteilelager?

Hannas Lager: 12.000 Artikelpositionen, funktionierendes WMS, viele C-Teile (Schrauben, Dübel, Muttern) mit geringem Einzelwert. Drei Kriterien bestimmen die Verfahrenswahl:

• Sortimentsstruktur - tausende Positionen mit niedrigem Stückwert einzeln zu zählen kostet mehr Arbeitszeit als die Teile wert sind. Das spricht für eine Stichprobeninventur bei C-Teilen.
• Das WMS erfüllt die IT-Voraussetzung nach §241 HGB. Damit ist die permanente Inventur für hochwertige A-Teile möglich.
• Wirtschaftlichkeit - die Kombination beider Verfahren spart den zweitägigen Stillstand komplett.

Hannas Ergebnis: A-Teile werden permanent über das Jahr gezählt, C-Teile per Stichprobe hochgerechnet. 80.000 Euro Umsatzverlust? Nicht nötig.