Aufbewahrungspflicht für Wareneingangsbelege

Zwei Kartons vor dem Aktenvernichter

Darf dein Betrieb Lieferscheine von 2016 vernichten, nur weil keine Reklamation mehr offen ist? Montagvormittag, 08:00 Uhr im Archivbereich. Deine Kolleg:in steht mit zwei Umzugskartons vor dem Aktenvernichter: Lieferscheine, Frachtbriefe und Empfangsquittungen aus 2016. Du sollst bei der Aufbewahrungsfrist-Kontrolle helfen.

Zwei Gesetze liefern die Antwort. §257 HGB und §147 AO schreiben vor, wie lange Geschäftsbelege aufbewahrt werden müssen. Entscheidend ist die Doppelfunktion eines Belegs:

• Lieferscheine und Frachtbriefe als Handelsbriefe (§257 Abs. 4 HGB i.V.m. §147 Abs. 1 Nr. 2/3 AO): 6 Jahre.
• Dieselben Lieferscheine als Buchungsbeleg (z.B. Mengen- und Datums-Nachweis für die Verbuchung): 8 Jahre nach §147 Abs. 3 AO i.d.F. BEG IV (zuvor 10 Jahre).
• Reine Begleit-Lieferscheine ohne Buchungsfunktion entfallen nach Rechnungserhalt - das BMF hat in einem Schreiben aus 2022 klargestellt, dass die Aufbewahrungspflicht endet, sobald der Inhalt in der Rechnung enthalten ist.
• Empfangsquittungen: 6 Jahre als Handelsbrief, 8 Jahre als Buchungsbeleg.

Für Buchungsbelege, deren bisherige 10-Jahres-Frist zum 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war, gilt die 10-Jahres-Frist fort; für Belege ab dem Wirtschaftsjahr 2025 gilt die neue 8-Jahres-Frist nach dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV).

Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Belege von 2016 mit 6-Jahres-Frist dürfen seit Ende 2022 vernichtet werden. Buchungsbelege aus 2016 sind Ende 2024 erstmals vernichtbar (10-Jahres-Altfrist noch maßgeblich, da am 31.12.2024 endend); neuere Buchungsbelege folgen der 8-Jahres-Frist.

Warum reicht die Reklamationsfrist nicht?

Im Regelfall kann das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung 4 Jahre rückwirkend prüfen (§169 Abs. 2 AO Festsetzungsverjährung); bei leichtfertiger Steuerverkürzung verlängert sich die Frist auf 5 Jahre, bei vorsätzlicher Steuerhinterziehung auf 10 Jahre. Fehlt ein Buchungsbeleg im prüfungsrelevanten Zeitraum, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug für die gesamte Lieferung streichen. Bei Warenmengen im fünfstelligen Bereich trifft das hart.

Manche Bauteile haben eine Herstellergarantie von 5 Jahren oder mehr. Ohne den Lieferschein fehlt der Gewährleistungsnachweis: Wann ist die Ware eingegangen? Läuft die Frist noch?

Bei Produkthaftungsfällen muss dein Betrieb belegen, welche Charge wann von welchem Lieferanten kam. Der Frachtbrief dokumentiert den Transportweg, die Empfangsquittung den Übergabezeitpunkt. Beide dienen als Beweismittel vor Gericht.

🤔 Frage dich: Wie würdest du vorgehen, wenn im Karton eine Empfangsquittung von 2018 liegt, die gleichzeitig als Buchungsbeleg im ERP-System verknüpft ist - vernichten oder aufbewahren?

Vier Kriterien nach GoBD

Ob 6 oder 8 Jahre: Die Frist gilt auch für digitale Kopien. Viele Betriebe scannen Wareneingangsbelege und vernichten danach das Papier. Das ist erlaubt, aber nur wenn die digitale Archivierung den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, BMF-Schreiben v. 11.3.2024) entspricht. Vier Kriterien musst du bei jedem digitalen Beleg prüfen:

1. Der Scan darf nachträglich nicht bearbeitet werden - das Kriterium der Unveränderbarkeit. Jede Änderung muss protokolliert sein.
2. Alle Belege eines Geschäftsvorfalls gehören ins Archiv. Diese Vollständigkeit bedeutet: nicht nur der Lieferschein, auch der zugehörige Frachtbrief.
3. Der Scan muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Ein verblasstes PDF auf einem defekten Server reicht nicht.
4. Jeder Beleg muss über eine eindeutige Zuordnung (Belegnummer, Buchungsdatum) auffindbar sein - Nachvollziehbarkeit.

Ergebnis: kein Geld verschwendet, kein Beleg verloren

Die Lieferscheine und Frachtbriefe von 2016 haben ihre 6-Jahres-Frist Ende 2022 erreicht. Die dürfen tatsächlich in den Aktenvernichter. Aber die Empfangsquittungen? Prüfe im ERP-System, ob sie als Buchungsbeleg verbucht sind. Falls ja: Für Belege aus 2016 endete die alte 10-Jahres-Frist am 31.12.2024, weil diese Altfrist nach Übergangsregelung fortgilt; sie dürfen ab 2025 vernichtet werden. Für Buchungsbelege ab dem Wirtschaftsjahr 2025 gilt die neue 8-Jahres-Frist nach §147 Abs. 3 AO i.d.F. BEG IV.

Dein Stopp am Aktenvernichter hat den Betrieb vor einem teuren Fehler bewahrt. Eine fehlende Empfangsquittung bei der nächsten Betriebsprüfung hätte den Vorsteuerabzug für die gesamte Lieferung gekostet.

Faustregel für den Archivbereich: Im Zweifel die längere Frist ansetzen. Papier im Regal kostet Cent. Ein fehlender Beleg beim Finanzamt kostet Tausende.