Versandpapiere mit der Ladung abgleichen

"Kannst du mal draufschauen?"

"Kannst du mal draufschauen? Irgendwas stimmt hier nicht." Ewa hält dir den Frachtbrief hin. Donnerstagvormittag, 09:45 Uhr am Warenausgang. Auf dem Frachtbrief stehen 8 Packstücke, 2.400 kg. Auf dem LKW zählst du aber 9 Paletten. Eine davon trägt eine Auftragsnummer, die auf keinem eurer Dokumente auftaucht. Der Fahrer drängt, Ewa muss in fünf Minuten die nächste Verladung starten.

Du kennst bereits die Belegprüfung beim Wareneingang. Hier setzt der Abgleich beim Warenausgang an: dieselbe Systematik, aber jetzt bist du dafür verantwortlich, dass nur das rausgeht, was rausgehen soll.

Fünf Prüfschritte in fester Reihenfolge

Du nimmst Frachtbrief, Lieferschein und die Palettenetiketten und gehst sie Schritt für Schritt durch:

1. Empfänger auf Frachtbrief und Lieferschein vergleichen. Stimmen Name und Adresse überein?
2. Packstückzahl auf dem LKW zählen und mit dem Frachtbrief abgleichen. Hier fällt sofort auf: 9 statt 8.
3. Gesamtgewicht laut Frachtbrief mit dem Wiegeprotokoll vergleichen. Eine zusätzliche Palette verändert das Gewicht.
4. Sendungsnummer jeder Palette mit dem Lieferschein abgleichen. Die neunte Palette hat eine fremde Nummer.
5. Kennzeichnung der Etiketten auf Lesbarkeit und korrekte Zuordnung prüfen.

Ergebnis: Schritt 2 und 4 zeigen die Abweichung. Die neunte Palette gehört zu einem anderen Auftrag und muss vor Abfahrt vom LKW.

⚖️ Vergleich im Kopf: Beim Wareneingang prüfst du, ob du das Richtige bekommst. Beim Warenausgang prüfst du, ob du das Richtige verschickst. Bei welchem der beiden Abgleiche wiegt ein übersehener Fehler schwerer für deinen Betrieb?

Sechs Packstücke, ein Sammeldokument

Ewas Fall hatte ein klares Symptom: eine Palette zu viel. Aber was, wenn die Zahlen stimmen und der Fehler tiefer liegt?

Neues Szenario: 6 Packstücke sollen raus, es gibt nur einen Sammellieferschein für die gesamte Sendung. Drei typische Fehlerquellen bleiben bei einem einzelnen Dokument unsichtbar:

1. Zuordnungsfehler - ohne Einzeletikett pro Palette kannst du nicht prüfen, welcher Karton welchen Artikel enthält. Verwechslungen fallen erst beim Kunden auf.
2. Mengenfehler - der Lieferschein zeigt 6 Packstücke, du zählst 6. Aber in einem Karton fehlen 5 von 20 Einheiten. Das Sammeldokument verrät das nicht.
3. Gewichtsabweichung - ohne Einzelgewichte pro Packstück fällt eine Unterlieferung erst beim Wiegen der Gesamtsendung auf.

Prüfreihenfolge bei Sammeldokumenten: Zuerst Packstückzahl zählen, dann Gesamtgewicht wiegen, dann stichprobenartig einzelne Packstücke öffnen und Inhalt mit der Artikelliste abgleichen.

Vor Abfahrt oder nach Anlieferung?

Zurück zu Ewa am Verladetor. Die neunte Palette wurde rechtzeitig entdeckt. Drei Kriterien zeigen, warum der Zeitpunkt entscheidend ist:

Solange der LKW am Tor steht, kann dein Betrieb den Fehler korrigieren. Rollt er vom Hof, liegt die Haftung für die Falschlieferung bei euch.

Palette vor Abfahrt vom LKW nehmen kostet fünf Minuten. Nach Anlieferung beim Kunden: Rücktransport, Neuanlieferung, Kundenkorrespondenz. Schnell 600 Euro und ein Tag Verzug.

Vor Abfahrt dokumentierst du die Abweichung, solange die Ware noch auf dem Gelände ist. Danach verschiebt sich die Beweislast: Der Kunde muss nachweisen, dass der Fehler beim Absender lag.

Ewas Fünf-Minuten-Investition hat dem Betrieb 600 Euro und einen verärgerten Kunden erspart. Der Abgleich vor Abfahrt ist die letzte Sicherung.