Zeitdruck am Wareneingang

"Fahr die Palette direkt hoch, die muss bis zehn im Regal stehen", ruft deine Schichtleitung im Vorbeigehen. Du schaust auf die Palette mit Druckerpapier: Drei Kartons sind eingedrückt. Den Barcode hast du noch nicht gescannt, keine Sichtkontrolle gemacht, und im Lagerverwaltungssystem (LVS) ist nichts erfasst. Beim Thema Empfindlichkeit von Gütern hast du gesehen, dass mechanisch empfindliche Ware besondere Aufmerksamkeit braucht. Druckerpapier verträgt keine Feuchtigkeit und keine starke Druckbelastung. Aber was genau musst du jetzt tun, bevor die Palette ins Hochregal darf?

Die vier Schritte der Einlagerungsvorbereitung

Bevor Ware ins Regal kommt, durchläuft jede Palette vier Schritte in fester Reihenfolge:

1. Wareneingangsscan: Du scannst den Barcode auf dem Lieferschein oder der Palette. Damit weiß das LVS, dass die Ware physisch angekommen ist.
2. Sichtkontrolle: Du prüfst die Palette auf sichtbare Schäden, fehlende Verpackung oder falsche Mengen.
3. Mängelerfassung: Fallen Schäden auf (wie die eingedrückten Kartons), dokumentierst du Art und Umfang sofort. Ohne diese Erfassung lässt sich später nicht beweisen, dass der Schaden schon bei Anlieferung bestand.
4. Systemeinbuchung: Du buchst die Ware im LVS ein und weist ihr einen Lagerplatz zu. Beschädigte Ware bekommt den Status gesperrter Bestand.

Kein Schritt darf übersprungen werden. Die Reihenfolge ist wichtig, weil jeder Schritt auf dem vorherigen aufbaut.

Sichtkontrolle und Mängelerfassung im Detail

Zurück zur Palette mit dem Druckerpapier. Bei der Sichtkontrolle prüfst du drei Dinge: Stimmt die Menge mit dem Lieferschein überein? Ist die Verpackung unbeschädigt? Passt die Ware zur Bestellung? Bei deiner Palette fallen sofort die drei eingedrückten Kartons auf. Beim Thema Lagereinrichtungen hast du gelernt, dass ein Hochregal hohe Anforderungen an die Ladungssicherung stellt. Beschädigte Kartons könnten im Regal instabil werden.

Die Mängelerfassung hältst du schriftlich fest: Schadensart (Druckstelle), Anzahl (3 Kartons), Fundort (obere Lage rechts). Viele Betriebe nutzen dafür ein digitales Formular im Handscanner.

Systemeinbuchung: Normaler oder gesperrter Bestand?

Bei der Systemeinbuchung entscheidest du, welchen Status die Ware bekommt. Unbeschädigte Paletten buchst du als normalen Bestand ein. Sie bekommen einen regulären Lagerplatz und sind sofort für die Kommissionierung verfügbar.

Deine Palette mit den eingedrückten Kartons buchst du als gesperrten Bestand ein. Das bedeutet: Die Ware ist im System sichtbar, aber niemand kann sie für Kundenaufträge kommissionieren. Sie wandert in einen separaten Sperrbereich, bis die Klärung mit der Spedition oder dem Lieferanten abgeschlossen ist. So schützt du deinen Betrieb vor Reklamationen durch Kund:innen, die beschädigte Ware erhalten.

Drei Folgen einer unterlassenen Einlagerungsvorbereitung

Was wäre passiert, wenn du die Palette einfach hochgefahren hättest? Drei konkrete Folgen treffen deinen Betrieb:

1. Fehlerhafte Bestandsführung: Ohne Wareneingangsscan und korrekte Einbuchung zeigt das LVS einen falschen Lagerbestand. Bei der nächsten Inventur stimmen die Zahlen nicht. Im schlimmsten Fall bestellt der Einkauf Ware nach, die eigentlich schon da ist, oder es fehlt Ware, die das System als vorhanden anzeigt.

2. Fehlkommissionierung: Ohne Sperrvermerk greift die Kommissionierung auf die beschädigten Kartons zu. Kund:innen erhalten eingedrücktes Druckerpapier. Das Ergebnis: Reklamationen, Retouren und ein beschädigtes Vertrauen.

3. Haftungsrisiko: Ohne dokumentierte Mängelerfassung bei Anlieferung kann dein Betrieb den Transportschaden nicht mehr der Spedition zuordnen. Die Reklamationsfrist gegenüber dem Frachtführer verfällt. Dein Betrieb bleibt auf den Kosten sitzen.

Vom Druckerpapier zum Grundprinzip

Die vier Schritte gelten nicht nur für Druckerpapier. Ob lose T-Shirts, empfindliche Elektronik oder schwere Maschinenteile: Jede Ware durchläuft vor der Einlagerung denselben Prozess. Bei T-Shirts kommt nach der Sichtkontrolle noch das Umverpacken in Folie oder Kartons dazu, damit sie im Fachbodenregal nicht einstauben. Bei Elektronik achtest du zusätzlich auf elektrostatische Schäden. Der Ablauf bleibt aber immer gleich: Scan, Kontrolle, Erfassung, Einbuchung.