Der Fall: 30 Laptops, null Bestand

Samstagnachmittag, 15:45 Uhr, Büro Lagerverwaltung. Der Drucker rattert Versandetiketten. Gestern lief die Einlagerung von 30 Laptops in zehn Minuten. Heute sitzt du vor dem WMS und Stellplatz B-14-03 zeigt Bestand null. Deine Kollegin hat die Palette gestern zwar ins Regal gestellt, aber die Buchung im System nie abgeschlossen. Jetzt blockiert ein Eilauftrag den Versand, weil das System die Ware nicht kennt.

Die physische Einlagerung klärt das Wo und Wie am Regal. Jetzt geht es um das Was im System: Welche Daten machen die Ware für alle sichtbar und verfügbar?

Der Eilauftrag steht still

Der Kunde erwartet die Lieferung bis Montagfrüh. Ohne korrekte Buchung kann der Versand die Ware nicht freigeben. Im schlimmsten Fall wird beim Lieferanten nachbestellt, obwohl die Laptops längst im Haus stehen. Drei Angaben neben der Artikelnummer hätten ins WMS gehört: Stellplatz, Charge und Verfallsdatum (falls vorhanden). Fehlt auch nur eine davon, entstehen Probleme, die weit über diesen einen Auftrag hinausreichen.

Bestandsgenauigkeit und Suchzeiten

Die Bestandsgenauigkeit ist der erste Bereich, der leidet. Das WMS zeigt für Stellplatz B-14-03 null Stück, obwohl dort 30 Laptops liegen. Jede Inventur wird zur Fehlersuche. Gleichzeitig steigt die Kommissionier-Suchzeit massiv: Die kommissionierende Person bekommt vom System einen anderen Stellplatz zugewiesen oder gar keinen. Sie muss das Lager manuell durchsuchen. Aus Sekunden werden Minuten, aus Minuten wird Frust.

Fehllieferungen und die Kettenreaktion

Der dritte Bereich betrifft die Fehllieferung an Kund:innen. Wenn das System die Laptops nicht kennt, greift es auf andere verfügbare Bestände zurück oder meldet "nicht lieferbar". Im Laptop-Fall hätte das eine unnötige Nachbestellung beim Lieferanten ausgelöst, obwohl die Ware im Haus war. Diese Kettenreaktion kostet Geld, Zeit und Kundenvertrauen. Eine einzige vergessene Buchung kann also drei Bereiche gleichzeitig treffen: Bestandsdaten, Arbeitszeit und Kundenzufriedenheit.

Rückverfolgbarkeit im Ernstfall

Im Laptop-Fall fehlte der Stellplatz. Aber was wäre, wenn auch die Charge nicht erfasst worden wäre? Bei verderblichen Artikeln wie Lebensmitteln oder Medikamenten wird das schnell gefährlich. Grund Nummer eins: die Rückverfolgbarkeit. Wenn ein Pharmaunternehmen eine bestimmte Medikamenten-Charge zurückruft, musst du innerhalb von Stunden wissen, welche Packungen auf welchem Stellplatz liegen. Ohne Chargenerfassung im WMS durchsuchst du das gesamte Lager manuell.

FEFO-Entnahme und gesetzliche Pflicht

Grund Nummer zwei: die FEFO-konforme Entnahme. Du kennst FEFO bereits als Einlagerungsgrundsatz - "First Expired, First Out". Damit das WMS automatisch die Charge mit dem kürzesten Verfallsdatum zuerst zur Kommissionierung vorschlägt, muss dieses Datum bei der Einlagerung erfasst werden. Ohne diese Information entstehen Überbestände an abgelaufener Ware.

Grund Nummer drei: die gesetzliche Dokumentationspflicht. Die Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV) und das Arzneimittelgesetz (AMG) schreiben vor, dass Chargen und Haltbarkeitsdaten lückenlos dokumentiert werden. Bei einer Kontrolle drohen Bußgelder und Betriebsschließungen.

Die Checkliste im Überblick

Vier Kriterien entscheiden, ob eine Einlagerungsdokumentation vollständig und korrekt ist:

1. Stellplatzbuchung: Der im WMS gebuchte Platz muss mit dem physischen Lagerort übereinstimmen. Jede Umlagerung erfordert eine neue Buchung.
2. Chargenerfassung: Die Chargennummer muss vollständig und korrekt im System stehen, nicht nur teilweise gescannt.
3. Verfallsdatum: Bei verderblicher Ware muss das MHD oder Verfallsdatum eingetragen sein. Ein leeres Feld ist ein Fehler.
4. Mengenkorrektheit: Die gebuchte Stückzahl muss mit der tatsächlich eingelagerten Menge übereinstimmen. Besonders bei Anbruchpaletten schleichen sich hier Abweichungen ein.

Kriterien anwenden: Ein Beispiel

Eine Kollegin hat 200 Packungen Ibuprofen eingelagert und folgende Daten gebucht: Stellplatz C-07-02, Menge 200 Stück, Artikelnummer korrekt. Die Chargennummer steht im System als "IBU-2025-**". Die letzten zwei Ziffern fehlen, weil der Barcode beschädigt war. Das Verfallsdatum-Feld ist leer.

Zwei der vier Kriterien sind hier nicht erfüllt: Die Chargenerfassung ist unvollständig und das Verfallsdatum fehlt komplett. Verbesserungsvorschlag: Chargennummer manuell nachtragen und Verfallsdatum von der Verpackung ablesen und eingeben.

Den Laptop-Fall abschließen

Du sitzt noch immer im Büro der Lagerverwaltung. Mit dem MDE-Gerät gehst du zu Stellplatz B-14-03, scannst die Palette und buchst nach: Stellplatz B-14-03, Charge LPT-2025-0842, Menge 30 Stück. Ein Verfallsdatum entfällt bei Elektronik. Innerhalb von zwei Minuten zeigt das WMS den korrekten Bestand. Der Eilauftrag wird freigegeben, der Versand kann die Laptops kommissionieren. Montagfrüh hat der Kunde seine Lieferung.

Deine Bewertungskompetenz testen

Hier ist ein neuer Fall: Ein Kollege lagert 50 Kartons Olivenöl ein. Seine Buchung zeigt: Stellplatz D-02-11, Artikelnummer korrekt, Menge 50, Charge OEL-2025-117. Das Verfallsdatum-Feld ist leer. Der Kollege sagt: "Olivenöl hält ewig, das braucht kein Datum."

Prüfe diese Dokumentation anhand der vier Kriterien. Welches Kriterium ist nicht erfüllt? Welche konkreten Folgen kann das haben, wenn in drei Monaten eine Charge wegen Verunreinigung zurückgerufen wird?