Zähl- und Erfassungsprozess bei der Stichtagsinventur

Montagvormittag, 9 Uhr: Bartek hat allein gezählt

Montagvormittag, 9:00 Uhr. Die Lagerhalle ist für die Stichtagsinventur gesperrt, kein Warenein- oder -ausgang. Dein Teampartner Bartek hat ein Problem: Die zweite Person aus seinem Zählteam ist krank nach Hause gegangen. Statt auf Ersatz zu warten, hat er drei Gänge alleine gezählt.

Jetzt liegt seine Zählliste vor dir. Bei Position 7-14 steht 120 statt 12. Bartek hat den Fehler bemerkt und mit Tipp-Ex überdeckt. An mehreren Regalfächern in Gang A und B fehlen die farbigen Klebepunkte, die gezählte Fächer kennzeichnen sollen.

In 20 Minuten kommt die Inventurleitung zur Prüfrunde. Nicht dokumentenechte Korrekturen beanstandet die Wirtschaftsprüfung. Fehlende Markierungen erzwingen eine komplette Nachzählung.

Drei Fehler, drei Konsequenzen

Was genau ist schiefgelaufen? Bartek hat drei Regeln gebrochen:

1. Er hat drei Gänge allein gezählt, ohne zweite Person.
2. Einen Zahlendreher hat er mit Tipp-Ex überdeckt.
3. An mehreren Fächern fehlen die Zählmarken.

Jeder dieser Fehler gefährdet das Inventurergebnis auf eigene Weise. Was das Vier-Augen-Prinzip schützt, warum Markierungen Pflicht sind und weshalb Tipp-Ex auf einer Zählliste ein ernstes Problem für die Wirtschaftsprüfung darstellt, das klären die nächsten Seiten.

⚖️ Vergleich im Kopf: Bartek sagt: "Allein zählen geht doppelt so schnell, und das Ergebnis ist am Ende dasselbe." Was spricht dagegen?

Das Vier-Augen-Prinzip: Aufgabentrennung gegen drei Fehlerquellen

Das Vier-Augen-Prinzip teilt den Zählvorgang auf zwei Personen auf. In der Wirtschaftsprüfungs-Praxis (IDW PS 301 - Prüfung der Vorratsinventur) korrekt als Funktionstrennung oder Mehraugenprinzip bezeichnet - "Vier-Augen-Prinzip" ist umgangssprachlich aber akzeptiert.

• Die zählende Person steht am Regal, zählt die Artikel und nennt das Ergebnis laut.
• Die schreibende Person trägt den Wert in die Zählliste ein und prüft die Plausibilität.

Diese Trennung verhindert drei Fehlerquellen:

1. Verzählen: Wer gleichzeitig zählt und schreibt, verliert leicht den Überblick. Eine zweite Person fragt sofort nach, wenn eine Zahl unplausibel klingt.
2. Übertragungsfehler: Beim Abschreiben vom Regalschild auf die Liste verrutschen Ziffern. Diktiert eine Person und schreibt die andere, fällt ein Zahlendreher sofort auf.
3. Manipulation: Zwei Personen kontrollieren sich gegenseitig. Allein könnte jemand Bestände absichtlich falsch erfassen.

Systematisch zählen und markieren

So läuft ein vollständiger Zählvorgang ab:

1. Regalfach identifizieren: Fachnummer auf der Zählliste mit dem Regalschild abgleichen.
2. Zählen und ansagen: Artikel im Fach zählen, Ergebnis laut nennen.
3. Eintragen und bestätigen: Die schreibende Person trägt den Wert ein. Beide prüfen kurz, ob Fachnummer und Menge zusammenpassen.
4. Fach markieren: Einen farbigen Klebepunkt auf die Regalschiene kleben. Alternativ: Häkchen auf der Zählliste neben der Fachnummer.

Ohne Markierung weißt du bei 200 Fächern nicht mehr, welche bereits gezählt sind. Doppelzählungen verfälschen den Bestand nach oben, ausgelassene Fächer nach unten.

🎬 Vorstellung: Stell dir vor, du stehst mit der Zählliste vor Regalfach C-12. Die zählende Person hat gerade "48 Stück" angesagt. Was sind deine nächsten zwei Handgriffe?

Dokumentenechtheit: Streichen statt überdecken

Barteks Tipp-Ex ist das größte Problem. Die Wirtschaftsprüfung verlangt Dokumentenechtheit nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff - BMF-Schreiben vom 28.11.2019 i.d.F. 11.03.2024) i.V.m. §239 Abs. 3 HGB und §147 AO: Jede Änderung auf der Zählliste muss nachvollziehbar bleiben. So korrigierst du richtig:

1. Den falschen Eintrag einmal durchstreichen, sodass er lesbar bleibt.
2. Den korrekten Wert daneben schreiben.
3. Datum und Handzeichen ergänzen.

Verboten ist alles, was den ursprünglichen Eintrag unsichtbar macht: kein Tipp-Ex, kein Überkleben, kein Überschreiben. Im Streitfall muss die Wirtschaftsprüfung nachvollziehen können, was ursprünglich stand und wer wann korrigiert hat.

So hätte Barteks Inventur laufen müssen

Zurück zu Barteks drei Fehlern und ihrer Lösung:

• Allein gezählt: Bartek hätte auf eine Ersatzperson warten oder die Inventurleitung informieren müssen. Ohne zweite Person fehlt die Kontrolle bei Verzählen, Übertragungsfehlern und Manipulation.
• Tipp-Ex benutzt: Die "120" einmal durchstreichen, "12" daneben schreiben, Datum plus Handzeichen ergänzen. Der Tipp-Ex-Fleck allein kann dazu führen, dass die Wirtschaftsprüfung die gesamte Liste beanstandet.
• Zählmarken vergessen: Jedes gezählte Fach bekommt sofort einen Klebepunkt. Ohne Markierung muss die Inventurleitung davon ausgehen, dass die Fächer nicht erfasst wurden. Die betroffenen Gänge werden komplett nachgezählt.

📝 Fasse mental zusammen: Welche drei Fehler hat Bartek gemacht, und wie lautet jeweils die korrekte Vorgehensweise?