Ursachenanalyse bei Inventurschwund

Das Ergebnis liegt auf dem Tisch

14 Stück eines Markenartikels fehlen. Das System zeigt 200 Stück, der Lieferschein nur 186. Und 8 Stück sind weg, obwohl beschädigte Kartons im Sperrlager stehen. Freitagvormittag in der Lagerverwaltung. Deine Teamleiterin Fatima hat die Inventurlisten durchgearbeitet und drei Positionen gelb markiert. Sie schiebt dir die Blätter rüber: "Sortier das mal. Bis Mittag will ich wissen, was dahintersteckt."

Aus der Praxis kennst du bereits das Vier-Augen-Prinzip beim Zählvorgang. Die Zählung selbst war sauber, zwei Personen haben unabhängig gezählt. Hier setzt die Ursachenanalyse an: Die Differenz steht fest. Jetzt geht es darum, warum sie entstanden ist.

Fünf Ursachen, die du systematisch prüfst

Wenn Soll und Ist nicht zusammenpassen, kommen fünf typische Ursachen in Frage:

1. Buchungsfehler beim Wareneingang oder -ausgang - falsche Menge ins System eingetippt
2. Bruch/Schwund ohne Dokumentation - Ware beschädigt, aber niemand hat es erfasst
3. Falschlieferung mit falscher Einbuchung - anderer Artikel geliefert, unter der bestellten Nummer verbucht
4. Interner Diebstahl - Ware gezielt entwendet
5. Nicht verbuchte Retouren - Ware ging zurück, aber die Ausbuchung fehlt

Jede der drei Positionen auf Fatimas Liste könnte theoretisch jede dieser Ursachen haben. Die Eingrenzung funktioniert über einen systematischen Belegabgleich: Du vergleichst für jede Position die Systemdaten mit den Originaldokumenten wie Lieferschein, Wareneingangsbeleg, Retourenprotokoll und Bruchmeldung.

🎬 Vorstellung: Stell dir die drei Inventurlisten vor dir auf dem Tisch vor. Du nimmst Position 2 zuerst - 200 im System, 186 auf dem Lieferschein. Welchen Beleg ziehst du als Erstes heran?

Drei Positionen, drei Belegabgleiche

Fang mit der Position an, bei der die Belege am eindeutigsten sind.

Position 2 (200 im System, 186 auf dem Lieferschein): Du ziehst den Wareneingangsbeleg. Dort steht ebenfalls 200. Jemand hat beim Einbuchen die Lieferschein-Menge nicht geprüft und 200 eingetippt. Ursache: Buchungsfehler beim Wareneingang. Korrektur: Bestand auf 186 anpassen.

Position 3 (8 Stück fehlen, beschädigte Kartons): Im Sperrlager stehen die Kartons, aber es gibt kein Bruchprotokoll. Die physische Evidenz ist da, die Dokumentation fehlt. Ursache: Bruch ohne Dokumentation. Korrektur: Bruchprotokoll nacherfassen, Bestand ausbuchen.

Position 1 (14 Markenartikel fehlen): Lieferschein und Wareneingangsbeleg stimmen überein. Keine Retoure offen, keine Beschädigung sichtbar. Hier fehlt der eindeutige Beleg.

Wenn die Belege nicht reichen

Bei Position 1 greifst du auf zwei weitere Quellen zurück: Zeugenaussagen und Kameradaten. Die Aufzeichnungen der letzten zwei Wochen zeigen, ob jemand außerhalb der regulären Kommissionierung an das Regalfach gegangen ist.

Drei Kriterien helfen dir bei der Einschätzung:

• Gibt es einen Belegwiderspruch? Position 2: ja, also Buchungsfehler. Position 1: nein, Diebstahl bleibt möglich.
• Gibt es physische Spuren? Position 3: ja, also Bruch. Position 1: nein.
• Handelt es sich um begehrte Ware? Markenartikel mit hohem Wiederverkaufswert erhöhen die Diebstahl-Wahrscheinlichkeit.

Ergebnis: Position 1 wird an die Teamleitung eskaliert. Fatima entscheidet über die nächsten Schritte.

🔮 Bevor du weiterliest: Welche Maßnahme hätte den Schwund bei Position 1 am ehesten verhindert - eine technische oder eine organisatorische?

Fünf Maßnahmen - priorisiert nach Aufwand und Wirkung

Jede der drei Positionen hat eine andere Schwachstelle aufgedeckt. Fünf Maßnahmen decken diese Schwachstellen ab, sortiert nach Einführungsaufwand:

1. Schulung zur korrekten Buchung und Bruchdokumentation - senkt Fehlerquoten bei Positionen wie 2 und 3. Aufwand: niedrig, sofort umsetzbar.
2. Vier-Augen-Prinzip bei Sperrlager-Buchungen - Bruch wird sofort von zwei Personen dokumentiert und ausgebucht. Hätte Position 3 verhindert. Aufwand: niedrig.
3. Scannereinsatz beim Wareneingang - jede Lieferung wird gescannt statt manuell eingetippt. Hätte Position 2 direkt verhindert. Aufwand: mittel (Hardware und Softwareanbindung).
4. Zugangskontrolle für hochwertige Artikel - nur autorisierte Personen dürfen an bestimmte Regalfächer. Erschwert Diebstahl wie bei Position 1. Aufwand: mittel.
5. Videoüberwachung in Bereichen mit hochwertiger Ware - liefert Beweise bei Verdacht und wirkt abschreckend. Aufwand: hoch, aber bei wiederholtem Schwund unverzichtbar.

Die Reihenfolge ist kein Zufall: Maßnahmen 1 und 2 lassen sich innerhalb einer Woche einführen und decken die häufigsten Ursachen ab.

Drei Differenzen, drei Ursachen, fünf Maßnahmen

Ergebnis für Fatima: Position 2 war ein Tippfehler, Position 3 fehlende Bruchdokumentation, Position 1 geht zur weiteren Prüfung an die Geschäftsleitung. Kein Geld verschwendet, kein Verdacht in die falsche Richtung gelenkt. Du hast in einem Vormittag drei Differenzen systematisch aufgelöst und einen Maßnahmenplan vorgelegt.

🤔 Frage dich: Schätze: Wie viel Prozent aller Inventurdifferenzen in einem durchschnittlichen Lager gehen auf Buchungsfehler zurück - und wie viel auf tatsächlichen Diebstahl?