Die Bestände passen nicht

Die Zählliste zeigt 50 Stück, im Regal liegen 62. Montagmorgen, 6:30 Uhr im Hochregallager: Du stehst mit deiner Zählliste am ersten Gang und willst loszählen. Aber auf der Rampe steht noch eine Lieferung von Freitag, die niemand eingebucht hat. Gleichzeitig hat der Spätdienst drei Kommissionieraufträge nur halb fertig gepickt. Genau diese Lagerplätze stehen auf deiner Liste. System und Realität klaffen auseinander.

Die Inventurarten und die gesetzliche Pflicht nach § 240 HGB sind die Grundlage für das, was jetzt kommt: die konkrete Vorbereitung, ohne die keine Inventurart zuverlässig funktioniert. Jede falsch gezählte Position muss nachgezählt werden. Bei 200 Positionen pro Zählteam kann das den kompletten Inventurtag sprengen.

Vier Schritte, die das Chaos verhindern

Damit Zählliste und Lager zusammenpassen, arbeitest du vor dem Inventurtag eine feste Prüfliste ab. Die Reihenfolge ist wichtig, weil jeder Schritt auf dem vorherigen aufbaut:

1. Freiflächen räumen: Gänge, Stellplätze und Bodenflächen von Leergut, Verpackungsmaterial und herumliegenden Einzelteilen befreien. Nur so erreichst du jeden Lagerplatz und übersiehst nichts.
2. Mischpaletten trennen: Paletten, auf denen verschiedene Artikel durcheinander liegen, sortenrein aufteilen. Jeder Artikel bekommt einen eigenen, klar zugeordneten Stellplatz. Sonst zählt das Zählteam denselben Artikel doppelt oder übersieht ihn.
3. Nicht lagernde Ware kennzeichnen: Kundenware, Retouren, Sperrbestände und Kommissionsware, die nicht zum eigenen Bestand gehört, mit farbigen Aufklebern oder Schildern markieren. Diese Ware darf bei der Zählung nicht mitgezählt werden.
4. Zählzettel anbringen: An jedem Lagerplatz einen vorbereiteten Zählzettel oder Barcode-Etikett befestigen, der Artikelnummer, Lagerplatzbezeichnung und ein Feld für die gezählte Menge enthält.

Die Stichtagsabgrenzung in fünf Schritten

Zurück zum Montagmorgen: Selbst ein perfekt aufgeräumtes Lager nützt nichts, wenn während der Zählung weiter Ware ein- oder ausgelagert wird. Die Stichtagsabgrenzung sorgt dafür, dass Buchungsstand und physischer Bestand exakt übereinstimmen. Du "frierst" das Lager zu einem definierten Zeitpunkt ein:

1. Offene Wareneingänge fertig buchen - die Freitagslieferung von der Rampe wird jetzt im System erfasst, bevor gezählt wird.
2. Wareneingang stoppen - ab sofort nimmt das Lager keine neuen Lieferungen an. Lkw werden auf einen Warteplatz umgeleitet.
3. Offene Kommissionieraufträge abschließen oder zurückbuchen - die drei halb gepickten Aufträge vom Spätdienst werden entweder fertig kommissioniert und ausgebucht oder die bereits entnommene Ware wird zurückgelegt und die Buchung storniert.
4. Warenausgang stoppen - keine Ausbuchungen, keine Auslieferungen mehr.
5. Buchungsstand dokumentieren - einen Stichtagsbeleg erstellen, der den exakten Zeitpunkt und den letzten gebuchten Vorgang festhält. Dieses Dokument braucht die Wirtschaftsprüfung.

Wenn die Vorbereitung fehlt: Drei typische Fehlerquellen

Jeder Fehler in der Vorbereitung verfälscht das Inventurergebnis und kann rechtliche Folgen haben:

• Fehlende Abgrenzung laufender Lieferungen: Die Freitagslieferung steht physisch im Regal, ist aber nicht gebucht. Das Zählteam zählt 62 Stück, das System zeigt 50. Die Differenz löst eine Nachzählung aus und wirft die Frage auf, ob Ware "verschwunden" ist.
• Nicht beschriftete Mischpaletten: Zwei Artikel liegen durcheinander auf einer Palette. Das Zählteam ordnet alle Stück einem Artikel zu. Ergebnis: Ein Artikel hat Überbestand, der andere Fehlbestand. Beide Positionen müssen nachgezählt werden.
• Nicht gekennzeichnete Fremdware: Kundenware, die nur zur Kommissionierung zwischengelagert wurde, wird als eigener Bestand mitgezählt. Der Jahresabschluss weist einen zu hohen Bestandswert aus, den die Wirtschaftsprüfung beanstandet.