Gang 12 übernimmst du

"Gang 12 übernimmst du allein. Du hast das letztes Mal sauber hinbekommen." Die Lagerleiterin drückt dir das Klemmbrett in die Hand und geht weiter zum nächsten Team. Donnerstagmittag, 13:45 Uhr, der Inventurbereich ist abgesperrt. Du biegst um die Ecke in deinen Abschnitt und siehst sofort: Auf drei Lagerplätzen stehen Paletten vom gestrigen Wareneingang, zwei Kartons sind offen, Teile liegen lose daneben. Keiner hat das Einlagern gestern noch geschafft.

Beim Thema Inventurarten und rechtliche Grundlagen hast du gesehen, dass § 240 HGB jedes Unternehmen zur Inventur verpflichtet. Damit diese Pflicht nicht zur teuren Nachzählung wird, brauchst du saubere Vorbereitung. Wer hier richtig handelt, spart dem ganzen Team einen halben Tag Nacharbeit.

Die sechs Vorbereitungsschritte in der richtigen Reihenfolge

Bevor du auch nur eine Position zählst, müssen diese Schritte abgeschlossen sein:

1. Zählabschnitte festlegen: Das Lager wird in klar abgegrenzte Bereiche aufgeteilt (z.B. Gang 12, Regal A1-A8). So zählt niemand doppelt oder gar nicht.
2. Lager räumen und ordnen: Offene Kartons schließen, lose Teile zuordnen, alles an den richtigen Platz. Unordnung führt zu Zählfehlern.
3. Unverbuchte Ware verbuchen und Bewegungsstopp einleiten: Die Paletten vom gestrigen Wareneingang müssen erst im System erfasst werden. Dann gilt: Keine Warenbewegung mehr, bis die Zählung abgeschlossen ist.
4. Zählteams einteilen: Mindestens zwei Personen pro Abschnitt - eine zählt, eine notiert. Das Vier-Augen-Prinzip reduziert Fehler.
5. Inventurlisten ausgeben: Vorgedruckte Listen oder Ausdrucke aus dem ERP-System mit Artikelnummern, Lagerorten und Feldern für die Ist-Menge.
6. Hilfsmittel bereitstellen: Waagen, Maßbänder, Handscanner - je nach Sortiment.

Zählergebnisse korrekt eintragen

Zurück zu deinem Gang 12: Du hast gezählt, jetzt muss das Ergebnis sauber ins Formular. Drei Regeln verhindern die häufigsten Fehler:

• Lagerort exakt zuordnen: Nicht nur "Regal A", sondern die vollständige Lagerplatzbezeichnung (z.B. R-A3-02). Im ERP-System muss das Feld mit dem physischen Standort übereinstimmen.
• Mengeneinheit prüfen: 50 Stück Schrauben sind etwas anderes als 50 Karton Schrauben. Die Mengeneinheit auf der Liste muss mit der tatsächlichen Zähleinheit übereinstimmen.
• Leserlich und vollständig eintragen: Jede Position bekommt die gezählte Ist-Menge, deine Unterschrift und das Datum. Korrekturen werden durchgestrichen und neu daneben geschrieben, nicht überschrieben.

Wenn Ist-Bestand und Soll-Bestand nicht zusammenpassen

Beim Abgleich zeigt sich: Laut System liegen 200 Stück eines Artikels auf Platz R-A3-02. Du hast aber nur 174 gezählt. Eine Differenz von 26 Stück. Wie gehst du damit um?

Zuerst die Ursache eingrenzen. Typische Gründe für Abweichungen:

• Zählfehler: Wurde ein Karton übersehen oder doppelt gezählt?
• Buchungsfehler: Wurde eine Entnahme oder Einlagerung nicht im System erfasst?
• Schwund: Bruch, Verderb oder Diebstahl haben den Bestand reduziert.

Bei einer erheblichen Differenz wie hier ist eine Nachzählung Pflicht - am besten durch ein anderes Zählteam. Bestätigt die Nachzählung den Fehlbestand, wird eine Bestandskorrektur im System gebucht. Dazu gehört ein schriftlicher Vermerk mit Ursache und Korrekturmaßnahme, z.B.: "Differenz von 26 Stück bestätigt nach Nachzählung. Ursache: fehlende Entnahmebuchungen KW 47. Korrektur: Ist-Bestand auf 174 Stück angepasst, Lagerpersonal auf Buchungspflicht hingewiesen."