Ein Fehler im Pausenraum wird sichtbar

Du blätterst im Pausenraum den Lieferschein der letzten Anlieferung durch. Dein Kollege setzt sich mit seinem Kaffee dazu und sagt: "Die Sendung an Rampe 3 ist EXW ab Werk. Ich hab trotzdem schon mit unserem Stapler entladen. Zwei Paletten hatten eingerissene Folie, aber ich hab nichts notiert."

Du stutzt. Die Ablaufsteuerung an der Rampe ist die Grundlage für die rechtliche Absicherung beim Entladen. Und genau hier hat dein Kollege mehrere Schritte übersprungen. Bei EXW (Ex Works, deutsch: ab Werk) geht die Haftung auf den Käufer über, sobald die Ware das Werksgelände des Verkäufers verlässt. Ab diesem Moment trägt dein Betrieb das volle Risiko für Transportschäden. Ohne Dokumentation vor dem Entladen lässt sich nicht mehr nachweisen, ob die Schäden beim Transport oder erst beim Entladen entstanden sind.

Warum EXW die Spielregeln verändert

Bei den meisten Lieferbedingungen organisiert der Verkäufer den Transport und haftet bis zur Ankunft. EXW dreht dieses Verhältnis um. Dein Unternehmen ist ab dem Werkstor des Lieferanten verantwortlich: für den Transport, für die Versicherung und für alle Schäden auf dem Weg. Das bedeutet konkret: Wenn Paletten beim Transport verrutschen und Ware beschädigt wird, zahlt nicht der Lieferant, sondern dein Betrieb oder dessen Transportversicherung. Dein Kollege hat mit dem Stapler entladen, ohne vorher den Zustand der Ladung zu dokumentieren. Damit fehlt der Nachweis, dass die eingerissene Folie schon vor dem Entladen da war. Mehrere tausend Euro Warenwert stehen auf dem Spiel, und Ansprüche gegenüber der Spedition lassen sich so kaum noch durchsetzen.

Die vier Pflichten im Überblick

Das Handelsgesetzbuch (HGB) legt fest, was das Wareneingangsteam tun muss, sobald die LKW-Plane geöffnet ist. Vier Pflichten sind dabei zentral:

1. Sichtprüfung auf äußere Schäden: Noch bevor die Ware bewegt wird, prüfst du die Ladung von außen. Eingerissene Folie, nasse Kartons, verschobene Paletten - alles wird sofort festgehalten.
2. Mengenkontrolle: Du vergleichst die tatsächliche Stückzahl mit den Angaben auf dem Lieferschein und dem Frachtbrief. Fehlt eine Palette, muss das sofort auffallen.
3. Mängelrüge: Erkennst du Schäden oder Abweichungen, bist du verpflichtet, diese unverzüglich gegenüber der Spedition zu rügen. "Unverzüglich" heißt: ohne schuldhaftes Zögern, also direkt vor Ort.
4. Quittierung des Frachtbriefs: Mit deiner Unterschrift bestätigst du den Empfang der Ware. Wichtig: Trägst du Schäden oder Vorbehalte vor dem Unterschreiben ein, sicherst du die Ansprüche deines Betriebs.

Worked Example: So hätte es an Rampe 3 laufen müssen

Zurück zur Lieferung deines Kollegen. Der korrekte Ablauf wäre gewesen: Zuerst die Plane öffnen und die Ladung von außen begutachten, ohne etwas zu bewegen. Die eingerissene Folie an den zwei Paletten hätte er sofort auf dem Frachtbrief vermerkt. Dann die Stückzahl mit dem Lieferschein abgleichen. Erst danach hätte er die Spedition auf die sichtbaren Schäden hingewiesen und den Frachtbrief mit Vorbehalt quittiert. Ohne diesen Vorbehalt gilt die Ware nach HGB als ordnungsgemäß übergeben. Die Beweislast dreht sich dann um, und dein Betrieb muss nachweisen, dass der Schaden nicht beim eigenen Entladen entstanden ist.

Die Haftungsfalle beim Entladen

Dein Kollege sagt: "Wir haben den Stapler, also entladen wir selbst. Geht doch schneller." Das klingt pragmatisch, ist aber bei EXW riskant. Denn wer mit dem eigenen Gabelstapler entlädt, übernimmt auch die Verantwortung für Schäden, die beim Entladen entstehen. Fällt eine Palette vom Stapler oder wird Ware durch unsachgemäßes Handling beschädigt, liegt das komplett bei deinem Betrieb.

Das Problem verschärft sich, wenn vorher keine Dokumentation stattgefunden hat. Dann lässt sich nicht mehr trennen: War der Schaden schon auf dem LKW? Oder ist er beim Entladen passiert? Ohne diese Trennung verliert dein Betrieb jede Möglichkeit, Ansprüche gegen die Spedition geltend zu machen.

Wann ist der Staplereinsatz vertretbar?

Der Einsatz des eigenen Staplers ist nicht grundsätzlich verboten. Aber er setzt voraus, dass drei Bedingungen erfüllt sind:

• Die Sichtprüfung ist abgeschlossen und dokumentiert.
• Alle erkennbaren Schäden sind auf dem Frachtbrief mit Vorbehalt vermerkt.
• Die Haftungsfrage für den Entladevorgang ist vertraglich geregelt (z.B. in der Transportvereinbarung oder den Einkaufsbedingungen).

Fehlt auch nur einer dieser Punkte, entsteht ein Haftungsrisiko. Die Verantwortung wechselt erst zum innerbetrieblichen Transport, wenn die Dokumentation vollständig ist.

Dein Handlungsleitfaden

Die korrekte Reihenfolge bei einer EXW-Lieferung lässt sich auf fünf Schritte verdichten:

1. Plane öffnen, Ladung nicht bewegen. Du verschaffst dir einen Überblick, ohne etwas anzufassen.
2. Sichtprüfung dokumentieren. Fotos von der Ladung machen, Zustand auf dem Frachtbrief notieren.
3. Mengenkontrolle. Stückzahl mit Lieferschein und Frachtbrief abgleichen.
4. Bei Schäden: Mängelrüge und Vorbehalt. Spedition sofort informieren, Schäden auf dem Frachtbrief vermerken, dann erst unterschreiben.
5. Entladung mit Stapler. Erst wenn Schritt 1 bis 4 erledigt sind, darf der Gabelstapler ran.

Dieser Ablauf schützt deinen Betrieb vor der Situation, in der dein Kollege jetzt steckt: keine Dokumentation, keine Beweise, keine Ansprüche.

Dein Fall: Die beschädigte Elektroniklieferung

An Rampe 5 steht ein LKW mit empfindlicher Elektronik. Die Lieferbedingung ist EXW, der Warenwert beträgt 12.000 Euro. Beim Öffnen der Plane siehst du, dass zwei Kartons eingedrückt sind und ein Zurrgurt gerissen ist. Die Spedition drängt auf schnelle Entladung, weil der Fahrer seinen nächsten Termin hat.