Zwei Abweichungen, ein LKW, keine Antwort von oben

Dein Scanner piept rot. An Rampe 3 zieht kalte Zugluft durchs offene Rolltor. Du hast diesen LKW nach deiner Dringlichkeitsprüfung als ersten vorgezogen, weil die Produktion auf die Teile wartet. Jetzt zeigt der Lieferschein 500 Stück Artikel 4711-B. Im ERP steht bei derselben Bestellnummer aber Artikel 4711-A, Menge 300. Das Fahrpersonal drängt zum Abladen, deine Schichtleitung ist telefonisch nicht erreichbar.

Nimmst du an, landen möglicherweise falsche Teile im Bestand. Schickst du den LKW zurück, fehlt der Produktion vielleicht dringend benötigtes Material. Was prüfst du, bevor du die Entladung freigibst oder verweigerst?

Vier Prüfschritte vor jeder Entladung

Bevor eine Palette die Ladefläche verlässt, durchläufst du immer diese Reihenfolge:

1. Bestellnummer prüfen: Stimmt die Referenznummer auf dem Lieferschein mit einer offenen Bestellung im ERP überein? Im Rampe-3-Fall: Bestellnummer identisch. Haken.
2. Artikelnummer vergleichen: Steht auf dem Lieferschein dieselbe Artikelnummer wie im ERP? Hier: 4711-B statt 4711-A. Abweichung.
3. Menge vergleichen: Passt die Liefermenge zur bestellten Menge? Hier: 500 statt 300. Zweite Abweichung.
4. Lieferadresse kontrollieren: Ist euer Standort korrekt als Empfänger eingetragen?

Erst wenn alle vier Punkte übereinstimmen, gibst du die Entladung frei. Am Rampe-3-Beispiel zeigt Schritt 2 bereits eine Abweichung. Du stoppst und dokumentierst, bevor auch nur eine Palette abgeladen wird.

Drei Ursachenkategorien im Überblick

Nicht jede Abweichung hat dieselbe Ursache. Drei Kategorien treten im Lageralltag regelmäßig auf:

• Mengenabweichung: Der Lieferschein nennt eine andere Stückzahl als die ERP-Bestellung. Häufige Ursachen: Teillieferung, Kommissionierfehler oder falsche Verpackungseinheit. Folge: Überbestand blockiert Lagerplatz, Fehlbestand gefährdet die Produktion.
• Artikelabweichung: Die Artikelnummer auf dem Lieferschein passt nicht zur Bestellung. Ursachen: Verwechslung im Versand oder veraltete Artikelstammdaten. Folge: Falsche Teile gelangen in den Bestand und verursachen Produktionsfehler.
• Lieferantenabweichung: Ein anderes Unternehmen liefert als im ERP hinterlegt. Ursachen: Unterbeauftragung oder Firmenumstrukturierung. Folge: Andere Qualitätsstandards, abweichende Zahlungskonditionen.

Jede Abweichung betrifft auch die Schnittstellen zum restlichen Betrieb: Die Einkaufsabteilung braucht die Information für Reklamationen, die Produktion für ihre Materialplanung.

Zwei Fälle, zwei Folgen

Fall 1: Der Lieferschein zeigt 200 Dichtungsringe, Artikelnummer korrekt. Im ERP stehen 250 Stück. Die Verpackung ist unbeschädigt, das Fahrpersonal bestätigt: nur 200 eingeladen. Du hast eine Mengenabweichung (Unterlieferung). Du dokumentierst die Differenz auf dem Lieferschein, nimmst die 200 Stück an und meldest die fehlenden 50 an den Einkauf. Die Produktion muss wissen, dass der Restbestand später kommt.

Fall 2: Ein LKW liefert Schrauben mit korrekter Bestellnummer und Menge. Die Artikelnummer auf dem Lieferschein gehört aber zu M8-Schrauben, bestellt waren M6. Du hast eine Artikelabweichung. Die Entladung wird gestoppt. M8-Schrauben passen nicht in die Baugruppe. Nimmst du sie trotzdem an, steht die Montage still, sobald der Fehler auffällt.

Drei Kriterien für deine Entscheidung

Manchmal steht das Fahrpersonal mit Papieren vor dir, aber im ERP existiert keine passende Bestellung. Drei Kriterien bestimmen dann deine Entscheidung:

1. Rücksprache mit dem Einkauf: Erreichst du die Einkaufsabteilung? Dann klärst du zuerst, ob eine Bestellung existiert, die noch nicht im System erfasst wurde. Der Einkauf gibt grünes Licht oder weist die Lieferung zurück.
2. Haftungsaspekt: Wer Ware annimmt, übernimmt die Sorgfaltspflicht. Ohne Bestellung im System fehlt die vertragliche Grundlage. Schäden oder Fehlmengen lassen sich dann schwerer reklamieren.
3. Betriebliche Anweisung: Viele Unternehmen regeln per Arbeitsanweisung, ob nicht avisierte Lieferungen unter Vorbehalt angenommen werden dürfen. Prüfe, was in deinem Betrieb gilt.

Dein Ergebnis vermerkst du schriftlich auf dem Lieferschein: Annahme mit Vorbehalt und Begründung, Rückweisung oder Klärungsstatus.

Dein Urteil in drei Fällen

Fall A: Freitagmittag. Ein Paketdienst bringt 10 Kartons Büromaterial. Keine Bestellung im ERP. Die Einkaufsabteilung bestätigt telefonisch: "Kolleg:in Meyer hat bestellt, wird nachgetragen."

Fall B: Montagmorgen. Ein Sonderfahrzeug liefert Ersatzteile für eine defekte Produktionsmaschine. Kein ERP-Eintrag. Einkauf ist nicht erreichbar. Die Produktion steht still.

Fall C: Mittwochnachmittag. Ein unbekanntes Lieferunternehmen bringt Chemikalien ohne Bestellung. Einkauf meldet: "Kennen wir nicht."

Beurteile jeden Fall anhand der drei Kriterien. Welche Lieferung nimmst du an, welche weist du zurück, und wie dokumentierst du deine Entscheidung auf dem Lieferschein?