Projektziele und Rahmenbedingungen

Die verschiedenen Arten von Projektzielen

Ein Projektziel ist wie der Zielort auf einer Landkarte: Es gibt die Richtung vor und definiert, was am Ende des Projekts erreicht werden soll. Ziele sind spezifische, messbare Ergebnisse, die innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens und Budgets erzielt werden müssen. Sie sind das Herzstück jedes Projekts und müssen klar von allen verstanden werden.

Wir unterscheiden dabei drei wichtige Arten:

• Ergebnisziele: Diese beschreiben das "Was" – also das konkrete Produkt, die Dienstleistung oder das System, das am Ende des Projekts fertig sein soll.
  • Beispiel: Ein funktionaler Chatbot für die Unternehmenswebsite ist entwickelt und live geschaltet.
• Prozessziele: Diese beschreiben das "Wie" – also die Art und Weise, wie das Projekt durchgeführt werden soll. Sie beziehen sich oft auf Effizienz, Qualität oder die Zusammenarbeit im Team.
  • Beispiel: Das Projekt wird nach agilen Methoden umgesetzt, und wöchentliche Fortschrittsberichte werden an die Stakeholder gesendet.
• Nicht-Ziele: Diese grenzen den Projektumfang klar ab, indem sie definieren, was explizit nicht Teil des Projekts ist. Das vermeidet Missverständnisse und verhindert, dass der Umfang unkontrolliert wächst ("Scope Creep").
  • Beispiel: Die Integration des Chatbots in die mobile App ist kein Bestandteil dieses Projekts.

SMART: Wie Ziele präzise und überprüfbar werden

Du kennst die SMART-Kriterien bereits aus dem Kontext allgemeiner Unternehmensziele. Im Projektmanagement sind sie unverzichtbar, um Projektziele so zu formulieren, dass sie für alle Beteiligten eindeutig, nachvollziehbar und am Ende überprüfbar sind.

• Spezifisch: Das Ziel ist klar und unmissverständlich formuliert. Was genau soll erreicht werden?
• Messbar: Der Erfolg kann objektiv überprüft werden. Woran erkennen wir, dass das Ziel erreicht wurde?
• Attraktiv: Das Ziel ist anspruchsvoll, aber auch motivierend für das Team. Ist das Ziel erstrebenswert?
• Realistisch: Das Ziel ist mit den vorhandenen Ressourcen (Zeit, Geld, Personal) umsetzbar. Können wir das schaffen?
• Terminiert: Es gibt einen klaren Endtermin. Bis wann muss das Ziel erreicht sein?

Beispiel für ein SMART-Projektziel: Der neue Kundenservice-Chatbot (S) wird bis zum Ende des 3. Quartals (T) auf der Unternehmenswebsite implementiert und live geschaltet. Er soll die Anzahl der Standard-Supportanfragen per E-Mail um 20 % reduzieren (M). Dieses Ziel ist mit dem aktuellen Zwei-Personen-Entwicklungsteam und dem zugewiesenen Budget erreichbar (R) und trägt direkt zur Steigerung der Service-Effizienz bei (A).

Das Magische Dreieck des Projektmanagements

Das Magische Dreieck veranschaulicht das ständige Spannungsverhältnis zwischen den drei wichtigsten Zieldimensionen eines jeden Projekts: Umfang/Qualität, Zeit und Kosten. Diese drei Faktoren sind untrennbar miteinander verbunden. Wenn du einen Faktor änderst, hat das unweigerlich Auswirkungen auf mindestens einen der anderen.

• Umfang (Scope) & Qualität: Was genau soll am Ende geliefert werden und in welcher Güte?
• Zeit: Wie viel Zeit steht für die Umsetzung zur Verfügung?
• Kosten: Welches Budget ist für das Projekt vorgesehen?

Stell dir vor, du entwickelst eine neue Software. Wenn der Kunde plötzlich zusätzliche Funktionen wünscht (der Umfang steigt), musst du entweder die Entwicklungszeit verlängern oder mehr Entwickler:innen einsetzen (die Kosten steigen). Wenn du das Projekt schneller fertigstellen musst (die Zeit wird verkürzt), musst du eventuell den Umfang reduzieren (weniger Funktionen) oder die Kosten erhöhen (mehr Personal). Erfolgreiches Projektmanagement bedeutet, eine Balance zwischen diesen drei Dimensionen zu finden, die den Projektzielen am besten entspricht.

Projekt-Rahmenbedingungen (Constraints)

Rahmenbedingungen, auch Constraints genannt, sind die "Spielregeln" und Grenzen, die dein Projekt von außen beeinflussen und einschränken. Sie müssen von Anfang an bekannt sein, da sie die Planung maßgeblich bestimmen.

• Technische Constraints: Vorgaben durch bestehende IT-Systeme oder Technologien.
  • Beispiel: Die neue Anwendung muss mit der alten Oracle-Datenbank des Unternehmens kompatibel sein.
• Organisatorische Constraints: Einschränkungen durch die Unternehmensstruktur oder verfügbare Ressourcen.
  • Beispiel: Für das Projekt steht nur eine Teilzeit-Projektleitung zur Verfügung.
• Soziale Constraints: Zwischenmenschliche oder kulturelle Faktoren, die die Zusammenarbeit oder Akzeptanz beeinflussen.
  • Beispiel: Das Team arbeitet an zwei verschiedenen Standorten, was die Kommunikation erschwert.
• Rechtliche Constraints: Gesetzliche Vorgaben, Normen oder Lizenzen, die eingehalten werden müssen.
  • Beispiel: Die Software muss die Datenschutzanforderungen der DSGVO vollständig erfüllen.
• Budgetäre Constraints: Die finanzielle Obergrenze für das Projekt.
  • Beispiel: Das Gesamtbudget für externe Dienstleister darf 25.000 € nicht überschreiten.