Total Cost of Ownership

Das Konzept der Total Cost of Ownership (TCO)

Wenn du dir privat ein neues Smartphone kaufst, achtest du wahrscheinlich primär auf den Preis im Laden. Doch ist das wirklich die einzige Summe, die du für die Nutzung des Geräts aufbringen musst? Vermutlich nicht: Du benötigst Zubehör, zahlst monatlich für den Mobilfunkvertrag, verbrauchst Strom und kaufst Apps. In der professionellen IT-Beschaffung verhält es sich genauso, nur in wesentlich größeren Dimensionen.

Die Total Cost of Ownership (TCO), zu Deutsch "Gesamtkosten des Betriebs", ist ein betriebswirtschaftliches Berechnungsverfahren. Es betrachtet nicht nur den reinen Anschaffungspreis, sondern summiert alle anfallenden Kosten eines IT-Assets (z. B. Server, Laptop, Software) über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg. Diese ganzheitliche Betrachtung ist entscheidend für die Wirtschaftlichkeit: Ein in der Anschaffung günstiger Server kann durch hohen Stromverbrauch und wartungsintensive Software über fünf Jahre hinweg deutlich teurer werden als ein effizienteres, aber teureres Modell.

Um die TCO korrekt zu berechnen, müssen alle Phasen im Leben eines IT-Systems berücksichtigt werden:

1. Anschaffung: Der Kaufpreis von Hardware und Softwarelizenzen.
2. Inbetriebnahme: Kosten für Installation, Konfiguration, Integration in das Netzwerk und Rollout zu den Arbeitsplätzen.
3. Betrieb: Laufende Kosten für Strom, Raummiete (Rechenzentrum), Wartung, Updates, Lizenzen und Administration.
4. Entsorgung: Kosten für das sichere Löschen von Daten, den Abbau und das umweltgerechte Recycling der Hardware.

Das Eisberg-Modell: Direkte und indirekte Kosten

Man vergleicht die TCO oft mit einem Eisberg. Nur ein kleiner Teil, die direkten Kosten, ist sofort sichtbar über der Wasseroberfläche. Diese Kosten sind meist budgetiert, stehen direkt in den Geschäftsbüchern und sind leicht zuzuordnen.

• Hardware & Software: Die physischen Geräte (Server, Clients, Router) und die notwendigen Lizenzen (Betriebssysteme, Office-Pakete).
• Externe Dienstleistungen: Wartungsverträge mit Herstellern, Leasinggebühren oder Kosten für externe IT-Berater:innen.
• Verwaltung: Die Gehälter der IT-Administrator:innen, soweit sie für geplante Tätigkeiten wie Installationen oder Updates aufgewendet werden.

Der weitaus größere Teil des Eisbergs liegt unter der Wasseroberfläche. Diese indirekten Kosten sind nicht direkt im IT-Budget verplant, entstehen aber durch die Nutzung des Systems und können die Gesamtkosten massiv in die Höhe treiben.

• Ausfallzeiten (Downtime): Wenn ein zentraler Server ausfällt und 50 Mitarbeitende zwei Stunden lang nicht arbeiten können, entstehen enorme Kosten durch den Produktivitätsverlust, obwohl in dieser Zeit keine "Rechnung" bezahlt wird.
• Support durch Kolleg:innen (Peer Support): Wenn eine Person Probleme mit einer Anwendung hat und eine andere Person um Hilfe bittet, arbeiten beide in dieser Zeit nicht an ihren eigentlichen Aufgaben. Dieser informelle Support kostet das Unternehmen Arbeitszeit.
• Selbststudium: Die Zeit, die Mitarbeitende benötigen, um sich durch "Learning by doing" in neue, komplizierte Software einzuarbeiten, anstatt produktiv zu sein.

Die Gefahr der "Hidden Costs"

Versteckte Kosten (Hidden Costs) sind Teil der indirekten Kosten, werden aber in der Planung oft vernachlässigt. Sie können ein IT-Projekt, das auf dem Papier profitabel aussah, in ein Verlustgeschäft verwandeln.

• Ineffizienz: Wenn eine Software schlecht programmiert ist, lange Ladezeiten hat oder für einfache Aufgaben viele Klicks erfordert, summieren sich diese kleinen Zeitverluste über Jahre bei hunderten Nutzenden zu massiven Kosten.
• Mangelnde Benutzerakzeptanz: Wenn ein System nicht benutzerfreundlich ist (schlechte User Experience), suchen sich Mitarbeitende oft eigene Wege, die sogenannte Schatten-IT. Sie nutzen dann vielleicht unsichere private Cloud-Dienste oder USB-Sticks, um ihre Arbeit effizienter zu erledigen. Dies macht die ursprüngliche Investition nutzlos und erzeugt neue Probleme.

Ein oft übersehener Aspekt der TCO sind die Kosten, die durch mangelnde Sicherheit entstehen können. Ein günstiges System, das selten Updates erhält oder schwer zu konfigurieren ist, ist anfälliger für Cyberangriffe.

• Sicherheitsvorfälle: Die Kosten für die Bereinigung nach einem Ransomware-Angriff, der Wiederherstellung von Backups und der Forensik sind immens.
• Folgekosten: Dazu kommen Imageverlust bei der Kundschaft und mögliche Strafzahlungen, beispielsweise wegen Verstößen gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), wenn personenbezogene Daten abfließen. Diese Risikokosten müssen in einer seriösen TCO-Betrachtung als potenzielle Ausgaben berücksichtigt werden.