Geschäftsprozessmodellierung

Eine gemeinsame Sprache: BPMN

Damit Prozessmodelle weltweit und abteilungsübergreifend verstanden werden, nutzen wir den Standard BPMN (Business Process Model and Notation). Dieser Standard definiert feste Symbole für bestimmte Aktionen. Die Elemente lassen sich in drei Hauptkategorien klassifizieren:

1. Flussobjekte (Flow Objects): Sie bilden das Rückgrat des Prozesses.
   • Ereignisse (Events): Dargestellt als Kreise. Sie zeigen an, dass etwas passiert ist (z. B. "Bestellung eingegangen" als Start-Ereignis oder "Rechnung versendet" als End-Ereignis).
   • Aktivitäten (Activities): Dargestellt als Rechtecke mit abgerundeten Ecken. Sie beschreiben die Arbeit, die aktiv ausgeführt wird (z. B. "Bonität prüfen" oder "Paket verpacken").
   • Gateways: Dargestellt als Rauten. Sie steuern den Fluss des Prozesses, wenn Entscheidungen getroffen werden oder Pfade sich teilen/vereinen.
2. Verbindungsobjekte (Connecting Objects): Sie verknüpfen die Flussobjekte.
   • Sequenzfluss (Sequence Flow): Ein durchgezogener Pfeil, der die zeitliche Reihenfolge der Aktivitäten anzeigt.
   • Nachrichtenfluss (Message Flow): Ein gestrichelter Pfeil, der die Kommunikation zwischen zwei getrennten Parteien (z. B. Kund:in und Unternehmen) darstellt.
3. Artefakte: Sie liefern Zusatzinformationen, ohne den Ablauf direkt zu steuern.
   • Beispiele sind Datenobjekte (welches Dokument wird benötigt/erzeugt?) oder Anmerkungen (Textnotizen für die Lesenden).

Gateways als Kontrollstrukturen

In der Programmierung nutzt du if/else-Anweisungen oder logische Operatoren, um den Programmfluss zu steuern. In der Prozessmodellierung übernehmen Gateways genau diese Funktion. Sie entscheiden basierend auf Bedingungen, welchen Weg ein Prozess nimmt.

• Exklusives Gateway (XOR), "Entweder-Oder":
  • Symbol: Raute (leer oder mit einem "X").
  • Logik: Es kann nur genau ein Pfad gewählt werden. Dies entspricht einer klassischen if/else-Verzweigung.
  • Beispiel: Ein Urlaubsantrag wird geprüft. Er wird entweder genehmigt oder abgelehnt. Beides gleichzeitig ist unmöglich.
• Paralleles Gateway (AND), "Sowohl-als-auch":
  • Symbol: Raute mit einem Plus-Zeichen (+).
  • Logik: Der Prozess teilt sich in mehrere Pfade auf, die gleichzeitig (parallel) abgearbeitet werden müssen. Der Prozess geht erst weiter, wenn alle Pfade abgeschlossen sind.
  • Beispiel: Bei der Einstellung neuer Mitarbeitender muss die IT den Laptop einrichten UND die Personalabteilung den Arbeitsvertrag erstellen. Beide Aufgaben starten gleichzeitig.
• Inklusives Gateway (OR), "Eines-oder-Mehrere":
  • Symbol: Raute mit einem Kreis (O).
  • Logik: Hier können ein oder mehrere Wege gewählt werden, je nachdem, welche Bedingungen zutreffen. Mindestens ein Weg muss beschritten werden.
  • Beispiel: Ein:e Kund:in konfiguriert ein Auto. Es kann Zusatzausstattung gewählt werden: ein Schiebedach, eine Sitzheizung oder beides.

Pools und Lanes (Swimlanes)

Ein Prozessmodell zeigt nicht nur, was getan wird, sondern auch wer dafür verantwortlich ist. Die BPMN nutzt dafür die Metapher eines Schwimmbeckens:

• Pool: Ein Pool repräsentiert eine übergeordnete organisatorische Einheit, die den Prozess kontrolliert. Meist ist dies das eigene Unternehmen ("Firma XY"). Externe Partner:innen wie "Kund:in" oder "Lieferant:in" erhalten oft einen eigenen Pool (Blackbox), da wir deren interne Abläufe nicht steuern können.
• Lanes (Schwimmbahnen): Innerhalb eines Pools wird der Bereich in Bahnen unterteilt. Diese Lanes stehen für konkrete Zuständigkeiten wie Abteilungen (z. B. "Vertrieb", "Lager") oder spezifische Rollen (z. B. "Sachbearbeiter:in", "Manager:in").

Die Positionierung der Aktivitäten in den Lanes macht Verantwortlichkeiten sofort sichtbar. Liegt das Rechteck "Paket verpacken" in der Lane "Lager", ist das Lagerpersonal zuständig. Wechselt der Pfeil (Sequenzfluss) von der Lane "Lager" in die Lane "Versand", findet eine Übergabe statt. Genau an diesen Schnittstellen entstehen in der Praxis oft Verzögerungen oder Informationsverluste, weshalb ihre Visualisierung für die Prozessanalyse essenziell ist.