Effektive Kommunikation
Warum ist Kommunikation wichtig?
Missverständnisse vermeiden
Stell dir vor, du bestellst eine Pizza: Du möchtest sie "scharf", meinst damit aber nur leicht gewürzt, während die Küche sie mit extra scharfen Chilischoten zubereitet. Ähnliche Missverständnisse entstehen auch in Projekten. Wenn ein:e Kund:in beispielsweise eine "nutzungsfreundliche Website" wünscht, könnte das Team an eine vereinfachte Navigation und schlichtes Design denken, während die Kundschaft eigentlich eine Sprachsteuerung möchte. Ohne klare Kommunikation entsteht am Ende ein Produkt, das keiner wollte. Präzise Kommunikation bedeutet hier, gemeinsam konkrete Beispiele zu besprechen: "Zeigen Sie mir Websites, die Sie nutzungsfreundlich finden" oder "Lassen Sie uns gemeinsam durchgehen, wie Ihre Seite typischerweise navigiert werden soll".
Anpassen der Kommunikation
Die Art der Kommunikation muss sich am Gegenüber orientieren – wie beim Erklären eines Smartphones: Einer technikbegeisterten Person erläuterst du die technischen Details des Prozessors, während du einem Großelternteil eher die praktische Bedienung der Kamera zeigst. Im Projektkontext bedeutet das: Mit der Marketingabteilung sprichst du über Vorteile für Kund:innen ("Die neue App macht das Einkaufen schneller"), mit den Entwickler:innen über technische Spezifikationen ("Die App nutzt Flutter für plattformübergreifende Kompatibilität") und mit der Geschäftsführung über Geschäftsziele ("Wir erwarten eine 30% höhere Conversion-Rate"). Indem du deine Kommunikation an die unterschiedlichen Kund:innenprofile anpasst, stellst du sicher, dass alle Beteiligten die Informationen erhalten, die für sie relevant sind.
Wie kommunizieren wir effektiv?
Aktives Zuhören
Aktives Zuhören ist wie das Zusammensetzen eines Puzzles: Man sammelt aufmerksam alle Teile und prüft, ob sie ein stimmiges Gesamtbild ergeben. Dies beinhaltet beispielsweise, Verständnisfragen zu stellen und das Gesagte zusammenzufassen. Zum Beispiel: "Habe ich Sie richtig verstanden, dass die mobile Nutzbarkeit für Ihre Kund:innen oberste Priorität hat?" Durch solches Nachfragen zeigen wir Interesse und sorgen dafür, dass wir die Bedürfnisse korrekt erfassen. Wenn ein:e Kund:in sagt: "Unsere Website lädt zu langsam", könnte man nachfragen: "Was bedeutet für Sie 'zu langsam'? Bei welchen Funktionen tritt das Problem besonders auf? Wie wirkt sich das auf Ihre Arbeit aus?" Diese Rückfragen helfen, das eigentliche Problem zu verstehen und die passende Lösung zu finden.
Fragetechniken
Der gezielte Einsatz von Fragen ermöglicht es, tiefergehende Informationen zu erhalten und Unklarheiten zu beseitigen. Offene Fragen laden dazu ein, ausführliche Antworten zu geben und eröffnen neue Perspektiven. Ein Beispiel: "Wie sieht Ihr typischer Arbeitstag aus?" hilft, Prozesse zu verstehen und Bedürfnisse zu erkennen. Geschlossene Fragen helfen dabei, spezifische Details zu klären. Zum Beispiel: "Soll das System E-Mail-Benachrichtigungen versenden?" ermöglicht eine klare Ja- oder Nein-Antwort und sorgt für eindeutige Informationen.
Warum-Fragen
Die "Warum"-Technik ist wie das Schälen einer Zwiebel – Schicht für Schicht kommst du zum Kern. Wenn jemand sagt: "Wir brauchen eine neue App", fragst du: "Warum benötigen Sie eine App?" Die Antwort könnte sein: "Damit unsere Mitarbeitenden von unterwegs arbeiten können." Ein weiteres "Warum ist mobiles Arbeiten wichtig?" enthüllt vielleicht: "Weil wir viele Außentermine haben und Daten direkt vor Ort erfassen müssen." So wird aus der ursprünglichen Anforderung "neue App" das eigentliche Bedürfnis "mobile Datenerfassung" erkennbar. Durch wiederholtes Nachfragen nach dem "Warum" gelangst du zu den grundlegenden Zielen und kannst passgenaue Lösungen entwickeln.
Lernziele
- verschiedene Kommunikationstechniken veranschaulichen, indem die Anwendung von aktiven Zuhören, gezielten Fragetechniken (offen und geschlossen) und Warum-Fragen in der Anforderungsermittlung systematisch analysiert und deren Nutzen für die Qualität der Ergebnisse bewertet wird.
- die Anpassung der Kommunikation an unterschiedliche Kund:innenprofile erklären, indem beispielsweise die Bedeutung der Berücksichtigung von Kommunikationsstilen und Fachkenntnissen anhand konkreter Beispiele dargestellt wird.
- die Bedeutung effektiver Kommunikation in der Anforderungsermittlung erklären, indem die Auswirkungen klarer, präziser und zielgerichteter Kommunikation auf das Verständnis der Anforderungen und die Zufriedenheit der Stakeholder:innen anhand konkreter Beispiele dargestellt werden.