Beschaffungsprozess
Warum ist ein strukturierter Beschaffungsprozess wichtig?
Kostenkontrolle und Qualitätssicherung
Ein strukturierter Beschaffungsprozess ist entscheidend für die Kostenkontrolle und Qualitätssicherung in einem Unternehmen. Stellen wir uns einen Bäckereibetrieb vor: Ohne strukturierte Beschaffung bestellen Mitarbeitende Mehl nach Gefühl. Mal zu viel, mal zu wenig, manchmal teuer, manchmal billig. Mit einem strukturierten Prozess hingegen vergleicht die Bäckerei systematisch Angebote verschiedener liefernder Unternehmen, verhandelt Mengenrabatte und prüft die Qualität jeder Lieferung. Das Ergebnis sind gleichbleibend gute Backwaren zu wettbewerbsfähigen Preisen, was zu einer zufriedenen Kundschaft führt.
Versorgungssicherheit
Ein strukturierter Beschaffungsprozess ermöglicht auch die Versorgungssicherheit. Ein Restaurant, das seine Einkäufe anhand der Speisekarte und Reservierungen plant, weiß genau, wann welche Zutaten benötigt werden und bestellt rechtzeitig nach. Ohne diese Planung könnte es passieren, dass mitten im Abendgeschäft wichtige Zutaten fehlen. Mit einem strukturierten Beschaffungsprozess hat das Restaurant immer die richtigen Zutaten zur richtigen Zeit vorrätig und kann alle Gerichte der Speisekarte anbieten.
Wie läuft der Beschaffungsprozess ab?
Von der Bedarfsanalyse zur Bestellung
Der Beschaffungsprozess besteht aus vier zentralen Schritten: Bedarfsanalyse, Auswahl der liefernden Unternehmen, Bestellung und Wareneingangskontrolle. Eine Eisdiele plant ihre Sommersaison: Zuerst schaut sie in die Vorjahreszahlen und berechnet, wie viele Waffeln sie pro Woche braucht (Bedarfsanalyse). Dann vergleicht sie Angebote verschiedener liefernder Unternehmen – wer liefert die knusprigsten Waffeln zum besten Preis? (Auswahl der liefernden Unternehmen). Sie bestellt die benötigte Menge (Bestellung) und prüft bei Lieferung Qualität und Menge (Wareneingangskontrolle).
Wareneingang und Rechnungsprüfung
Die letzte Phase ist wie das Auspacken nach dem Einkauf – alles wird noch einmal kontrolliert. Ein Elektronikgeschäft erhält eine Lieferung neuer Smartphones: Die Mitarbeitenden zählen die Geräte und prüfen sie auf Beschädigungen. Ist die Anzahl korrekt? Sind es die richtigen Modelle? Stimmt der Preis auf der Rechnung mit der Bestellung überein? Nur wenn alles passt, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Diese genaue Kontrolle verhindert, dass das Geschäft für falsche oder beschädigte Ware bezahlt.
Welche Strategien gibt es in der Beschaffung?
Single-, Dual- und Multiple-Sourcing
Unternehmen können die Beschaffung mit einer unterschiedlichen Anzahl an liefernden Unternehmen planen. Beim Single-Sourcing bezieht ein Unternehmen ein bestimmtes Produkt von nur einem liefernden Unternehmen, was eine enge Zusammenarbeit ermöglicht, aber auch Risiken bei Lieferausfällen birgt. Dual-Sourcing bedeutet, dass zwei liefernde Unternehmen für dasselbe Produkt gewählt werden, um das Risiko zu streuen. Multiple-Sourcing schließlich verteilt die Beschaffung auf eine Vielzahl liefernder Unternehmen, was maximale Sicherheit bietet, aber auch mehr Verwaltungsaufwand erfordert. Für die Autoproduktion könnte ein Unternehmen beispielsweise alle Airbags von einem spezialisierten herstellenden Unternehmen beziehen (Single-Sourcing), Reifen von zwei verschiedenen herstellenden Unternehmen kaufen (Dual-Sourcing) und Schrauben von vielen verschiedenen liefernden Unternehmen beziehen (Multiple-Sourcing).
Rahmenverträge und Just-in-Time
Ein Möbelhersteller könnte einen Rahmenvertrag mit einem Holzlieferanten abschließen, um für ein Jahr Preise und Liefermengen fest zu vereinbaren. Rahmenverträge bieten Planungssicherheit und reduzieren den Beschaffungsaufwand bei Neubestellungen, da sie Konditionen für zukünftige Bestellungen festlegen. Bei Just-in-Time-Lieferungen erhält ein Automobilhersteller die Teile erst kurz vor der Montage, was Lagerkosten spart, aber eine sehr zuverlässige Lieferkette erfordert. Wenn die Sitze zu spät kommen, steht die Produktion still.
Lernziele
- Beschaffungsstrategien interpretieren, indem die Vor- und Nachteile von Single-, Dual- und Multiple-Sourcing sowie die Bedeutung von Rahmenverträgen und Just-in-Time-Lieferungen untersucht werden.
- die Bedeutung eines strukturierten Beschaffungsprozesses interpretieren, indem die Auswirkungen auf Kosten, Qualität und Versorgungssicherheit sowie die Risiken unstrukturierter Beschaffung systematisch analysiert werden.
- die Phasen des Beschaffungsprozesses zusammenzufassen, indem die Schritte von der Bedarfsanalyse über die Auswahl liefernder Unternehmen und Bestellung bis zur Wareneingangskontrolle und Rechnungsprüfung beschrieben werden.